Lucidspark で戦略計画セッションを開く方法

戦略計画とは、チームが別々の目標に向かってバラバラに進むことなく、明確な1つのミッションの下に結集できるようにするためにはかせないとても重要なプロセスです。

ただ現実には、こうした計画の運用は面倒なもの。ビジョンを決め、世界を変えるビジネスを実現するという最初の熱い一時期が過ぎた後には、数字ばかりのスプレッドシート上でプロジェクトの予定を主な施策にいちいち結びつけ、プロジェクトの所要時間を推測するという作業が残るばかりです。

心躍るようなプロセスとは呼べません。

こうした問題は、新型コロナウイルス感染症拡大に伴うリモートワークへの世界的な移行に伴い、さらに悪化しました。メンバーが会議室に揃う機会がなくなり、情報の共有もしにくくなり、やる気も低下。さらに自宅勤務では、気が散って手元の作業に集中するのも難しくなります。

そんな戦略計画セッションに活気を取り戻し、その場で計画をアクションへと転換していくには Lucidspark の活用がおすすめ。この記事では、バーチャルホワイトボードで戦略計画セッションを開く方法をご紹介します。

戦略計画セッションを開くためのステップ

1. まずは目標や目的を準備

戦略計画セッションを始める前に、まずは会社の目標をしっかり把握しておきます。把握できていない場合には、少し時間をとって自社の機会となりうる要素を考えてみましょう。Lucidspark では、以下を始め、戦略計画モデル作成に使えるテンプレートを多数ご用意しています。

SWOT 分析 : 現在のビジネスモデルの強みと弱みを特定し、今後考慮すべき機会や脅威を見出すのに役立つシンプルなフレームワークです。

PEST 分析 : 市場の成長と衰退に影響を及ぼす政治、経済、社会、技術的な要因を検討するフレームワークで、これに法律と環境的な要因を加えて PESTEL 分析とするものもあります。

ビジネスモデルキャンバス : 既存のビジネスモデルを価値提案、顧客セグメント、費用構造、収益ストリームなどのセクションでマッピングし、競争環境の変化に応じて調整を行うためのツールです。

これらのフレームワークのいずれかを選択し、経営陣を招待してアイデアを記載した付箋を追加してもらいます。

2. ミーティング前にホワイトボードを準備

目的を把握したら、戦略計画ミーティングの前にLucidspark ホワイトボードをセットアップしておきましょう。 

目的や目標ごとにコンテナーを追加

セッション中にいつでも参照できるよう、メモパネルに翌四半期以降の主な目的や目標を追加します。議題やセッションの進め方を加えることもできます。

次にコンテナーをドラッグし、主な目標に基づいてラベルを付けます。こうすることで、目的を念頭に置いてアイデアをブレインストーミングし、ビジョンの達成に最も有効なプロジェクトを優先することができるようになります。

使用するシステムによっては、コンテナーに補足情報を記した付箋を追加するのもよいでしょう。 

例えば、Lucid では四半期ごとに OKR (目標と主な結果) を設定していますが、目的のそれぞれに対応するコンテナーを作成し、付箋で色分け (青は各目的の主担当者、オレンジは主な結果など) をしています。

出席者とホワイトボードを共有

ミーティング前にコンテキストを共有し、すぐに議論を始められるよう、参加者に Lucidspark ホワイトボードを送信しておきます。Lucidspark で [共有] をクリックするほか、共有可能なリンクを生成してカレンダーの招待状に添付することもできます。共同編集者がホワイトボードを開いたときに特定の箇所が表示されるようにするには、[現在のビューにリンク] を選択します。

3. プロジェクトに追加

参加者をホワイトボードに集めて、野心的な目標の達成のためのアイデアを追加していきます。ミーティングの前に、前四半期に議論したものの優先順位が低く先延ばしになったプロジェクトの付箋を作成しておけば、今回の計画にスムーズに盛り込めるようになります。

オンラインホワイトボードなら、ミーティングを始める前にチームメンバーが各自でブレインストーミングを進めておけるので、対面で一度に出された意見を必死に書き留めたり、意見が出ないまま時間だけが過ぎるようなこともありません。集中力を高めたり、時間的な制限で少しプレッシャーをかけるためにはタイマーを活用しましょう。

チームメンバー各自に、コンテナーに付箋をドラッグしてアイデアを記録してもらいます。共同編集者の色分け機能を使えば、誰がどのプロジェクトにどんな提案をしたかを見分けるのも簡単。さらに付箋にフリーハンドで描画したり、絵文字リアクションを加えれば、ブレインストーミングがもっと楽しく、インタラクティブに進められます。 

Lucidspark の無限のキャンバスでは、思いのままにアイデアをふくらませることができます。全員で集合するタイミングになったら、[自分の画面を表示する] 機能を使えば、ボードの特定のエリアにメンバーを手軽に集めることができます。 

4. 優先順位と負担別にプロジェクトをタグ付け

戦略計画の中でも難しいステップです。限られたリソースで思いついたプロジェクトを実現するには、どこを変えればよいでしょう？Lucidspark のタグ付け機能を活用すれば、この過程もスムーズに進みます。

各付箋をクリックしてタグを追加していきます。優先順位 (目的の達成に対するプロジェクトの必要度) を高・中・低、負担 (プロジェクト完遂に要するリソースや労力の量) を重・中・軽の順でタグ付けしていくのがよいでしょう。 

負担の程度は、対象のプロジェクトを実行するチームやプロジェクトの発案者など、プロジェクトのスコープを熟知しているメンバーに判定してもらいます。特定のプロジェクトに関してもう少し情報が欲しい場合には、コメント内で@mentioningを使ったり、チャットで質問するのがおすすめです。

包括的な見方を確保するには、グループで優先順位を話し合うのが大切です。さまざまなプロジェクトの優先順位決めに時間をかけすぎないようにするには、Lucidspark でタイマーを設定して予定通りに話し合いを進めましょう。

5. プロジェクトを並べ替え (優先度の低い内容は削除または延期)

並べ替えと収集機能を使って作成したタグ別に付箋を集めます。例えば、チームのリソースを効果的に割り当てるため、優先順位が高く、負担が重い内容から始め、優先順位の低いプロジェクトは仕分けておいたり、削除したり、次の期に延期することもできます。

優先順位の高いプロジェクトが多く、もう少しグループでの絞り込みがしたい場合には、Lucidspark で投票セッションを開催しましょう。チームツールの [投票] をクリックすれば、各メンバーに特定の投票数を割り当て、結果をビジュアル化して、戦略計画に絶対に加えるべきプロジェクトを手早く見分けることができます。

今四半期には時間がなくて取り組めず、来期以降に繰り延べたいプロジェクトは、「オーバーフローリスト」コンテナーを作成して保存しておきましょう。

6. 計画をエクスポートしてアクションを実践

プロジェクトの計画は完成しましたが、大切なのはここからです。Lucidspark ホワイトボードをエクスポートし、計画したプロジェクトを製品ロードマップやスクラムボードなどに変換して、目的に向かってさっそくアクションを開始しましょう。

分散したワークスタイルが一般化する現在、活気ある戦略計画セッションを実現し、行動につなげるには、 Lucidspark が最適のツールです。今すぐアカウントを作成して目標実現への一歩を踏み出しましょう。