Machbarkeitsstudien werden durchgeführt, um unter anderem folgende Fragen zu beantworten: „Rechtfertigt die Kapitalrendite die Durchführung dieses Projekts?“ und „Verfügt unser Unternehmen über alles, was wir brauchen, um erfolgreich zu sein?“. Projektbeteiligte, Unternehmensleitende, Managerinnen und Manager sowie einzelne Teammitglieder sind möglicherweise sehr an den Antworten zu diesen Fragen interessiert. 

Nach der Machbarkeitsstudie sollten Sie wissen, wie hoch die Erfolgschancen des Projekts sind und was Sie tun müssen, um den Erfolg sicherzustellen. Dieser Beitrag führt Sie durch die Schritte zur Durchführung einer Machbarkeitsstudie in Ihrem eigenen Unternehmen. 

Was ist eine Machbarkeitsstudie? 

Bei einer Machbarkeitsstudie werden verschiedene Techniken der Untersuchung, Planung, Analyse usw. aus unterschiedlichen Disziplinen wie Projektmanagement und Buchhaltung eingesetzt, um die Erfolgsaussichten Ihres Projekts zu ermitteln. In Zusammenarbeit mit Ihrem Team sowie internen und externen Beteiligten führen Sie eine Machbarkeitsstudie durch und erstellen einen Bericht, der verschiedene Aspekte des Projekts abdeckt. Anhand dieses Berichts können die Beteiligten auf einen Blick erkennen, ob das Projekt für Ihr Unternehmen sinnvoll und nützlich ist oder nicht. 

6 Arten der Machbarkeitsanalyse

Es gibt sechs verschiedene Elemente, die in Ihrer Machbarkeitsstudie analysiert werden: 

Technische Machbarkeit

Eine technische Machbarkeitsstudie bewertet die technischen Ressourcen, die dem Team oder dem Unternehmen für Ihr Projekt zur Verfügung stehen. Daraus können Sie ersehen, ob Sie über die Kapazitäten und das technische Wissen verfügen, um die Anforderungen Ihres Projekts zu erfüllen. Dazu gehören sowohl der Bedarf an physischer Ausrüstung als auch an personellen Ressourcen (d. h. erforderliche technische Fähigkeiten und Arbeitskräfte), um die Projektziele zu erreichen.

Finanzielle Machbarkeit

Eine finanzielle Machbarkeitsstudie berücksichtigt die Kosten des Projekts im Vergleich zu seinem erwarteten Nutzen oder Return on Investment (ROI) sowie die damit verbundenen potenziellen finanziellen Risiken. Auf diese Weise können die Beteiligten feststellen, ob das Projekt finanziell tragfähig ist, bevor Ressourcen zugewiesen werden.

Rechtliche Machbarkeit

Eine rechtliche Machbarkeitsstudie untersucht, ob irgendein Aspekt des Projekts mit rechtlichen Konflikten verbunden ist. Zum Beispiel können Baugesetze verhindern, dass ein Bauprojekt an einem bestimmten Ort vorangetrieben wird. Diese Bewertung hilft Unternehmen, kostspielige Verzögerungen und eine potenzielle Haftung für Nichteinhaltung oder illegale Handlungen zu vermeiden.

Operative Machbarkeit

Eine Studie zur operativen Machbarkeit bewertet, ob Ihr Unternehmen das Projekt zuverlässig durchführen kann. Diese Analyse berücksichtigt die personellen Ressourcen, die Struktur und Prozesse innerhalb des Unternehmens sowie die Führung, um zu verstehen, wie gut das Unternehmen ein vorgeschlagenes Projekt umsetzen und ausführen kann.

Markttauglichkeit

Eine Marktmachbarkeitsstudie bewertet die aktuellen und prognostizierten Marktbedingungen, um zu verstehen, wie sich ein Produkt (oder eine andere Initiative) entwickeln wird. Dazu gehören die Identifizierung potenzieller Märkte, die Identifizierung des Marktwettbewerbs und die Prognose von Verkäufen. 

Durchführbarkeit des Zeitplans

Mit der Durchführbarkeit des Zeitplans wird bewertet, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Projekt innerhalb des vorgeschlagenen Zeitrahmens abgeschlossen werden kann. Diese Machbarkeitsstudie ist von entscheidender Bedeutung, da die Ergebnisse darüber entscheiden, ob Ihr Projekt erfolgreich sein wird. In der Studie werden die wichtigsten Einschränkungen für das Projekt ermittelt, die sich auf den Zeitplan auswirken können, einschließlich interner und externer Einschränkungen wie Vorschriften, Politik, Budgets und Technologie. 

Durchführung einer Machbarkeitsstudie

Eine Machbarkeitsstudie erfolgt in sieben Schritten.

1. Führen Sie eine vorläufige Analyse durch 

Beginnen Sie mit einer kurzen vorläufigen Analyse. Diese Phase erfolgt, bevor Ihre Machbarkeitsstudie offiziell beginnt, und mit den Erkenntnissen aus diesem Schritt bereiten Sie den ersten Teil Ihres Machbarkeitsberichts vor. In dieser Phase müssen Sie sowohl Ihre Pläne als auch mögliche Hindernisse skizzieren.  

Skizzieren Sie Ihren Plan

Notieren Sie allgemeine Details, z. B. Ihr Zielpublikum oder Ihren Markt, Ihr Nutzenversprechen und die vorgeschlagene Vorgehensweise. Damit ist eine Beschreibung Ihres Projekts und ein kurzer Überblick über dessen Bedeutung gemeint. Diese frühe Skizzierung bildet die Grundlage für die nächsten Phasen Ihrer Machbarkeitsstudie, die wiederum Ihr Projekt unterstützt. Es lohnt sich also, sich die Zeit für diesen Schritt zu nehmen. 

Skizzieren Sie Ihre Hindernisse

Gibt es mögliche Hindernisse, die für Ihr Unternehmen unüberwindbar sind? Im schlimmsten Fall könnten Sie unmögliche Hindernisse entdecken, die Ihr Projekt und Ihre Machbarkeitsstudie zum Stillstand bringen. Wenn das Scheitern eines Projekts unvermeidlich ist, kann die Identifizierung dieses Fehlerpotenzials vor Beginn Ihres Projekts Ihrem Team später viel Ärger und Frustration ersparen. 

Bevor Sie mit dem Rest Ihrer Analyse beginnen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und sich die möglichen Hindernisse ansehen. Wenn Sie zu Beginn keine eindeutig unüberwindbaren Hindernisse entdecken, können Sie beruhigt weitermachen. 

2. Definieren Sie den Umfang Ihres Projekts

Auf den Umfang wird im Verlauf Ihres Projekts immer wieder Bezug genommen, aber dieser Umfang umfasst auch Informationen, die speziell für Ihre Machbarkeitsstudie gelten. Er ist die Richtschnur für Ihr Projekt und legt gleichzeitig die Parameter fest, die Sie während der Machbarkeitsstudie selbst bewerten und testen können. 

Zuvor haben Sie damit begonnen, Ihren Plan und die Hindernisse zu skizzieren. Jetzt können Sie diese Informationen nutzen, um in die Tiefe zu gehen und Ihren Umfang zu definieren. 

Im Allgemeinen enthält der Umfang die folgenden Details: 

• Zielsetzung: Was ist das Ziel für dieses Projekt? Welchen Geschäftswert oder welche Kundenergebnisse wollen Sie erreichen? 
• Liefergegenstände: Hat das Projekt ein bestimmtes Endprodukt? Sind mehrere Liefergegenstände involviert? 
• Qualität: Wie wird die Qualität gemessen und sichergestellt? 
• Kundschaft: Was möchte die Kundin oder der Kunde? Gibt es interne oder externe Kundinnen und Kunden, die auf dieses Projekt warten? 
• Zeitplan: Wie wird das Projekt pünktlich abgeschlossen? Gibt es Meilensteine? 

Ein schlecht definierter Umfang kann sich auf die Machbarkeit des Projekts auswirken und das Team daran hindern, über die Details zu verfügen, die es für ein erfolgreiches Projekt benötigt. Wenn das Projekt durch einen genauen und realisierbaren Umfang gut definiert ist, hat Ihr Unternehmen bessere Chancen, das Projekt zum Erfolg zu führen. 

3. Untersuchen Sie Ihren Markt 

Die Marktforschung liefert Ihnen Informationen über Ihr Geschäftsumfeld und darüber, wie externe Faktoren Ihr Projekt beeinflussen können. Dieser Teil der Studie liefert weitere Informationen über die Nachfrage, das Interesse an Ihrem Produkt, die Wettbewerber auf dem Markt und die Marktfähigkeit. Ohne diese Informationen sind Projekte möglicherweise nicht zielgerichtet oder spiegeln ungenaue Informationen über die Bedürfnisse und Bedingungen des Marktes wider. 

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Marktforschung Folgendes: 

• Nachfrage und Volumen: Wie sehr Ihr Produkt auf dem Markt benötigt wird, kann sich darauf auswirken, wie leicht Sie es verkaufen können, wie viel Produktionskapazität oder Ressourceneinsatz Sie benötigen, und Ihnen bei Entscheidungen bezüglich des Vertriebs helfen. 
• Demografische Daten: Auch wenn der Kauf Ihres Produkts eine Teamentscheidung ist, können die demografischen Daten der Entscheidungstragenden bei Ihrer Recherche wichtig sein. Berufsbezeichnung, Bildungshintergrund und andere typische Informationen können für die Gestaltung, Planung und den Vertrieb Ihres Produkts sehr relevant sein. (Pro-Tipp: Organisieren Sie all diese demografischen Daten mit einer User Persona Vorlage.)
• Marktanteil: Wie groß ist der Marktanteil Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung unter den möglichen Optionen und Alternativen, die Ihre Kundschaft hat? Wenn es viele starke Konkurrenten auf dem Markt gibt, kann Ihr Marktanteil kleiner sein. Ebenso kann ein brandneues Produkt oder ein Produkt, das einen unbeliebten Konkurrenten verdrängt, einen größeren Marktanteil gewinnen. 

Abhängig von Ihren Erkenntnissen können Sie eine Strategie zur Marktpositionierung entwickeln, die Ihr Produkt in die bestmögliche Position bringt, wenn Sie mit der Vermarktung und dem Verkauf beginnen.

4. Bewerten Sie finanzielle Details 

Die finanziellen und operativen Details bilden den Kern Ihres Projekts. Da jedes Projekt letztendlich Ressourcen verbraucht, müssen Sie wahrscheinlich ein Budget erstellen und Entscheidungen treffen, die Ihnen bei der Steuerung und Planung Ihres Projekts helfen. Hier finden Sie einige Methoden, um diese wichtigen Details zu ermitteln. 

• Break-Even-Analyse: Was ist nötig, um die Kosten für die Entwicklung, die Vermarktung und den Verkauf Ihres Produkts zu decken und die Gewinnschwelle zu erreichen? Berücksichtigen Sie Kosten für Personal, Forschung, Produktion usw., die für eine erfolgreiche Markteinführung und den Verkauf notwendig sind. 
• Potenzielle Rentabilität: Ab welchem Punkt werden zusätzliche Einnahmen zu Gewinn? Was könnte der Rentabilität im Wege stehen? Ist genug Gewinn vorhanden? 
• Budget oder Bilanz: Erstellen Sie anhand der gesammelten Finanzinformationen ein Budget oder eine Eröffnungsbilanz. Darin sollte sich Ihr Bedarf für das gesamte Projekt widerspiegeln. 

Auf der Grundlage Ihrer Finanzprognosen sollten Sie in der Lage sein zu bestimmen, wie viele finanzielle Mittel Ihr Team benötigen wird. 

5. Identifizieren Sie potenzielle Hindernisse und alternative Lösungen

Was könnte bei Ihrem Projekt schiefgehen? Da Sie möchten, dass Ihr Projekt erfolgreich ist, ist es wichtig, potenzielle Hindernisse frühzeitig zu erkennen und Lösungen im Voraus zu entwickeln. Nur weil ein Hindernis auftaucht, bedeutet das nicht, dass Ihr Team keine praktikable Lösung finden kann, um das Problem anzugehen, aber es ist am besten, diesen Erkennungsprozess zu beginnen, bevor Ihr Projekt anläuft. 

• Ressourcen: Ist es möglich, dass eine der Ressourcen, von denen Ihr Projekt abhängt, schwieriger zu beschaffen ist oder sich in Qualität oder Preis ändert? 
• Team: Hat eines Ihrer Teammitglieder konkurrierende Prioritäten wie andere Projekte oder zeitliche Verpflichtungen? 
• Zeitplan: Ist der vorgeschlagene Zeitplan realistisch? Wie flexibel ist er? Gibt es potenzielle Risiken für die termingerechte Fertigstellung des Projekts? 

Brainstormen Sie auf der Grundlage der von Ihnen identifizierten Hindernisse über mögliche Lösungen. Sind die Lösungen realisierbar? Was geschieht ohne die Lösung?

6. Überprüfen Sie die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie  

In dieser Phase überprüfen Sie Ihre Ergebnisse und stellen sicher, dass sie nach bestem Wissen und Gewissen richtig sind. Überprüfen Sie Ihre Zahlen und stellen Sie sicher, dass Ihre finanzielle Bewertung vollständig ist. Sobald Sie Ihre Ergebnisse überprüft haben, kontrollieren Sie Ihre Analyse noch einmal. Überprüfen Sie Ihre Schlussfolgerungen und bereiten Sie sich auf die endgültige Entscheidung vor. 

7. Treffen Sie eine endgültige Entscheidung

Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihr Team eine gute Vorstellung davon haben, ob das Projekt durchführbar und praktikabel ist oder nicht. Denken Sie über Ihre Ergebnisse nach und überlegen Sie, was Ihr Projekt im Erfolgsfall bringen wird. Rechtfertigt der potenzielle ROI die Kosten, die Zeit und den Einsatz von Ressourcen? Sind die potenziellen Hindernisse unüberwindbar? Kann sich Ihr Team von wahrscheinlichen oder möglichen Rückschlägen erholen? Überwiegen die Risiken den Nutzen? 

Nehmen Sie eine ganzheitliche Betrachtung vor und fassen Sie Ihre Einschätzungen zusammen, um eine Entscheidung für oder gegen das Projekt zu treffen. Teilen Sie Ihre Ergebnisse anschließend mit Ihrem Team.

Mögliche Probleme bei Machbarkeitsstudien 

Machbarkeitsstudien sind nur so effektiv wie ihre eigene Forschung, Analyse und Schlussfolgerung. Wenn Sie bei Ihrer Studie gründlich vorgehen, können Sie Ihre Risiken verringern und gleichzeitig sicherstellen, dass die von Ihnen ermittelte potenzielle positive Kapitalrendite realistisch ist. Wenn Sie ein Gleichgewicht zwischen der zügigen Durchführung Ihrer Machbarkeitsstudie und deren rechtzeitigem Abschluss finden, können Sie den größten Nutzen aus Ihrer Arbeit ziehen. 

Projektbeteiligte können den Prozess und das Ergebnis Ihrer Machbarkeitsstudie und Ihres Projekts positiv, negativ oder neutral beeinflussen. Daher müssen sie unter sorgfältiger Berücksichtigung ihrer Ziele und Vorgaben angemessen eingebunden werden. 

Nach Ihrer Machbarkeitsstudie 

Wenn Sie Ihre Machbarkeitsstudie abgeschlossen haben, sollten Sie die Ergebnisse weitergeben. Geben Sie den Beteiligten die Möglichkeit, die Studie zu prüfen und Fragen zu stellen. Stellen Sie unterstützende Informationen zur Verfügung und seien Sie darauf vorbereitet, Einzelheiten über die Beschaffung und Analyse Ihrer Daten zu erläutern. 

Beginnen Sie im Anschluss Ihrer Machbarkeitsstudie mit dem eigentlichen Projekt. Ihr Projektmanagement kann den Projektplan Ihres Teams auf der Grundlage der während der Machbarkeitsstudie gesammelten Informationen und aller Folgedaten erstellen. 

Sobald Ihre Machbarkeitsstudie fertiggestellt ist, können Sie sicher sein, dass Sie die Risiken Ihres Projekts genau beurteilt und Notfallpläne für alle Eventualitäten entwickelt haben.