Magisches Dreieck verstehen

Hier ist ein Begriff, von dem Sie vielleicht noch nie gehört haben, über den Sie aber wahrscheinlich viel wissen: magisches Dreieck.

Wenn Sie bei der Arbeit schon einmal den Begriff „quick and dirty“ gehört haben, dann kennen Sie das magische Dreieck besser, als Sie vielleicht denken. Das magische Dreieck bezieht sich auf die drei Hauptbeschränkungen: Zeit, Umfang und Kosten. Jedes Projekt umfasst bis zu einem gewissen Grad diese drei Säulen, und sie sind alle miteinander verbunden. Beispielsweise wird ein „schnelles und schmutziges“ Projekt oft zu geringen Kosten und in kurzer Zeit durchgeführt, der Umfang der erforderlichen Anforderungen ist jedoch begrenzt.

Das Dreieck hat viele Namen, darunter das Eisendreieck, das Dreieck mit dreifacher Beschränkung und die Theorie des Eisendreiecks. Alle Begriffe sollen die Hauptaufgabe des Projektmanagements beschreiben: die Einhaltung des Zeitplans, des Umfangs und des Budgets eines Projekts durch Kompromisse zwischen den drei Einschränkungen.

Eine der notwendigen Fähigkeiten eines effektiven Projektleiters besteht darin, dass er weiß, wie er mit den drei Einschränkungen umgeht, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. 

Die dreifachen Zwänge des Dreiecks im Projektmanagement 

Zeit

Die erste Einschränkung, Zeit, beschreibt, wie lange Sie für die Fertigstellung eines Projekts benötigen. Dazu gehört die Zeit, die Sie benötigen, um einen Auftrag zu starten, einen Proof-of-Concept zu genehmigen und ein Produkt tatsächlich auf den Markt zu bringen. In den meisten Fällen ist die Zeit für Projekte knapp – ein Auftrag, der sechs Monate dauern sollte, muss möglicherweise in der Hälfte der Zeit erledigt werden. Dies ist oft auf ein bestimmtes Ereignis oder einen bestimmten Meilenstein zurückzuführen, und das ist normalerweise eine der Einschränkungen, mit denen Sie umgehen müssen. 

Beispielsweise muss ein Unternehmen möglicherweise bis zu einem bestimmten Datum eine Plattform starten, um vom Cyber Monday-Shopping zu profitieren. In diesem Fall ist der Zeitpunkt nicht anpassbar und das Projekt muss auf Kurs bleiben.

Projektmanager lösen Zeitengpässe oft durch die Erweiterung ihrer Arbeitskapazität. Dies kann bedeuten, dass zusätzliche Entwickler eingestellt werden müssen, um eine Plattform schneller aufzubauen, oder dass mehr Autoren eingestellt werden müssen, um einen neuen Blog schneller mit Inhalten zu füllen. Dies ist jedoch oft nur möglich, wenn Flexibilität in einer der anderen Hauptsäulen besteht: den Kosten.

Kosten

Die Kosten für die Fertigstellung eines Projekts sind in der Regel die am stärksten eingeschränkte Säule im magischen Dreieck. Nur wenige Projekte verfügen über ein unbegrenztes Budget, und es ist in der Regel die Aufgabe des Projektmanagers, dafür zu sorgen, dass ein Projekt das Budget einhält oder unterschreitet.

Eine Vielzahl von Faktoren kann sich auf die Kosten auswirken. Wenn ein Projekt außerhalb des Zeitplans liegt, kann sich das stark auf das Budget auswirken, da Sie die Leute für einen längeren Zeitraum bezahlen müssen, um die Arbeit abzuschließen. Eine Erweiterung des Anwendungsbereichs kann sich auch auf die Kosten auswirken. Mit den zusätzlichen Anforderungen sind wahrscheinlich höhere Kosten verbunden, wenn mehr zu tun ist. Auch sich ständig ändernde KPIs können sich stark auf das Budget auswirken. Immer wenn das Team wieder ans Reißbrett muss, entstehen ihm zusätzliche Kosten, um es bis zur Ziellinie zu schaffen.

Eine Möglichkeit, sich in dieser Säule zurechtzufinden, besteht darin, den dritten Teil des Dreiecks zu verwalten. Wenn Sie ein Projekt in einem genau definierten Rahmen halten können, können Sie Ihre Kosten auf ein Minimum beschränken.

Umfang

Der Umfang ist der Parameter eines Projekts: Was muss geliefert werden, wie muss es geliefert werden und an wen muss es geliefert werden. Der Umfang wird oft zu Beginn eines Projekts skizziert und hilft den Teammitgliedern dabei, sich auf das gewünschte Endergebnis auszurichten. Stellen Sie sich das Zielfernrohr wie die Torpfosten in einem Fußballspiel vor: Ihr Zielfernrohr ist klar definiert und befindet sich in der Endzone. 

Stellen Sie sich nun vor, die Torpfosten würden sich ständig ändern. Jedes Mal, wenn Sie sich 10 Meter vorwärts bewegten, bewegten sich die Torpfosten nach hinten oder nach links oder rechts. Dies wird als Scope Creep bezeichnet. Dies ist der Fall, wenn sich das Endergebnis des Projekts mitten in der Produktion ändert oder erweitert. Scope Creep ist eine Herausforderung, denn wenn sich die Ziele verschieben oder erweitern, führt dies oft zu einem Rückschlag in Bezug auf Zeit, Kosten oder beides.

Wenn Sie einen agilen Ansatz verfolgen, ändert sich Ihr Umfang wahrscheinlich häufig. In diesen Situationen sind Ihr Zeit- und Kostenaufwand festgelegt, was bedeutet, dass Sie Ihren Umfang mit Bedacht definieren müssen, um sicherzustellen, dass Ihre anderen Einschränkungen nicht durchbrochen werden.

Magisches Dreieck Vorteile  

Auch wenn es so klingt, als sei das magische Dreieck schwierig zu navigieren, kann es Ihnen dabei helfen, Ihre Projekte erfolgreicher zu verwalten. Wenn Sie wissen, dass die meisten Herausforderungen in einem Projekt auf Kosten, Umfang oder Zeitplan zurückzuführen sind, können Sie schnell erkennen, welche Teile des Projekts unter Druck stehen und welche Teile genutzt werden können, um diesen Druck zu verringern.

Denken Sie darüber nach, eine Website zu verwalten. Es müssen häufig Aktualisierungen vorgenommen werden, um das ganze Jahr über von Ereignissen zu profitieren. Weihnachtseinkäufe können beispielsweise eine Anfrage zur Aktualisierung der Suchfunktionen, E-Commerce-Funktionen oder Blog-Inhalte der Website auslösen. Das erfordert Zeit, Ressourcen und einen klar definierten Rahmen, um die Gelegenheit optimal zu nutzen, und es muss mit anderen Geschäftsprioritäten harmonieren.

Um unser Cyber-Monday-Beispiel zu verwenden: Wenn ein Team daran arbeitet, seine Website neu zu starten, um den Cyber-Monday-Verkehr besser zu bewältigen, muss es eine feste Frist einhalten. Der Projektmanager kann sich dafür entscheiden, das Projekt früher zu starten, damit er genügend Zeit hat, die Frist einzuhalten, ohne das Budget für die Erledigung der Arbeit zu belasten. Aber nehmen wir an, das Projekt wurde für eine Weile in den Hintergrund gedrängt, weil nebenbei noch ein paar dringendere Projekte auftauchten. Wenn ein Projektmanager die Zeit-, Kosten- und Umfangsbeschränkungen kennt, weiß er, wie lange er das Projekt auf Eis legen kann, bevor der Zeitplan oder der Umfang gefährdet ist.

Das magische Dreieck auf die nächste Ebene bringen

Es gibt eine Möglichkeit, das magische Dreieck für Sie effizienter zu gestalten. Mithilfe von Visualisierungstools können Projektmanager erkennen, wo in den einzelnen drei Einschränkungen und Einschränkungen Flexibilität besteht. Ein PERT-Diagramm kann beispielsweise dabei helfen, Prioritäten festzulegen und sicherzustellen, dass Projekte mit strengeren Zeitvorgaben Vorrang haben. Ein Gantt-Diagramm kann Sie auf Abhängigkeiten aufmerksam machen, die möglicherweise abgeschlossen werden müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Zeitachse nicht aus dem Gleichgewicht gerät. Und virtuelle Whiteboards können die Entscheidungsfindung erleichtern, damit Ihre Projekte auf dem richtigen Weg bleiben.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Projekte nicht im luftleeren Raum funktionieren. Die wichtigste Erkenntnis aus dem magischen Dreiecks ist, dass sich jede Einschränkung auf das Projekt als Ganzes auswirkt. Damit Projekte zustande kommen, muss es ein Geben und Nehmen geben, weshalb die Zusammenarbeit im Team so wichtig ist. Ein gemeinsam nutzbares Tool, das wichtige Projektinformationen schnell anzeigt, bedeutet, dass jeder für den Zustand des Projekts verantwortlich ist und Manager frühzeitig Herausforderungen und Chancen erkennen können.