Die meisten Führungskräfte wissen, dass einer der Schlüssel zum Erfolg darin besteht, offen für kontinuierliche Verbesserungen zu sein. Das Problem besteht darin, dass Menschen Veränderungen gegenüber im Allgemeinen resistent sind. Tatsächlich ergab eine Studie, dass Affen eher Prozessänderungen übernehmen als Menschen.

Wir neigen dazu, in unserer Komfortzone steckenzubleiben. Wenn wir Dinge auf die gleiche Weise tun, wie wir es immer getan haben, fühlen wir uns sicher und haben die Kontrolle über unsere Umgebung. Aber wenn eine Führungskraft in ihrer Komfortzone feststeckt, kann das zu Selbstzufriedenheit, verpassten Chancen, wiederholten Fehlern und Kundenunzufriedenheit führen.

Hier kommt das Pareto Prinzip ins Spiel. 

Was ist das Pareto Prinzip?

Ende des 19. Jahrhunderts erforschte ein italienischer Politikwissenschaftler namens Vilfredo Pareto die Vermögensverteilung in Italien. Er stellte fest, dass etwa 80 % des Landes im Besitz von 20 % der Bevölkerung war. 

Dies führte zur Entwicklung des Pareto Prinzips, auch bekannt als 80/20 Regel. Das Pareto Prinzip besagt, dass der größte Teil der Ergebnisse auf einer relativ kleinen Anzahl von Faktoren beruht.

In den 1940er Jahren wandte Joseph M. Juran das Prinzip auf das Qualitätskontrollmanagement für Unternehmen an. Er stellte ebenfalls die Theorie auf, dass etwa 80 % der Probleme auf etwa 20 % der möglichen Ursachen zurückzuführen seien. Auf diese Weise können Sie sich auf einen kleinen Prozentsatz der Faktoren konzentrieren, diesen priorisieren und mit weniger Aufwand mehr erreichen.

Wie setzt man das Pareto Prinzip um?

Die erfolgreiche Anwendung des Pareto Prinzips kann Ihnen bei der Verbesserung der Effizienz und der Steigerung der Produktivität helfen und insgesamt eine bessere Entscheidungsfindung fördern. Hier sind einige Schritte als Vorschlag dafür, wie die 80/20 Regel auf fast jede Situation angewendet werden kann.

1. Schlüsselfaktoren ermitteln: Dabei kann es sich um Prozesse, Produkte, Kunden, Projekte, Aufgaben oder Probleme handeln, die sich auf das angestrebte Ergebnis auswirken. 
2. Auswirkungen oder Beitrag der einzelnen Faktoren analysieren: Bestimmen Sie, wie sich diese Faktoren auf die Gesamtergebnisse auswirken. Wie viel wird der Aufwand beispielsweise kosten? Wie zeitaufwendig ist er? Wie viele Ressourcen werden genutzt?
3. Auf die wenigen relevanten Faktoren konzentrieren: Da die 80/20 Regel nicht immer genau 20 % der Faktoren und 80 % des Outputs entspricht, zog es Joseph Juran vor, die Begriffe „wenige relevante“ und „viele triviale“ (oder „viele nützliche“) zu verwenden. Sie müssen die wenigen relevanten Faktoren oder Ursachen identifizieren, die für den Großteil Ihrer Ergebnisse verantwortlich sind. 
4. Aufgaben und Projekte priorisieren: Planen Sie Ihre Projekte und die Verteilung der Aufgaben so, dass die wenigen relevanten Priorität haben. Sie werden bessere Ergebnisse erzielen, wenn Sie sich auf die wirkungsvollsten Aufgaben konzentrieren.
5. Die „vielen trivialen Dinge“ beseitigen oder delegieren: Identifizieren Sie die Faktoren, die weniger Einfluss auf Ihre Ergebnisse haben. Wenn möglich delegieren Sie diese Faktoren an Personen, die dafür Zeit haben. Sie können sie auch automatisieren, um Ihre Ressourcen für die wirklich wichtigen Aufgaben einzusetzen.
6. Bei Bedarf überprüfen und verfeinern: Die Verteilung Ihrer Inputs und Ergebnisse kann sich im Laufe der Zeit ändern. Auch die Faktoren mit dem größten Einfluss können sich ändern. Dementsprechend müssen Sie die Daten regelmäßig überprüfen, um festzustellen, ob Sie sich auf die richtigen Faktoren konzentrieren und bei Bedarf Änderungen vornehmen. So können Sie Ihre Effizienz und Leistung kontinuierlich verbessern.

Worauf lässt sich die 80/20 Regel anwenden?

Die Regel 80/20 trifft auf fast jede Situation zu. Hier sind einige Beispiele:

Projektmanagement

Ungefähr 80 % des Werts eines Projekts werden durch die anfänglichen 20 % des Aufwands des Entwicklungsteams geschaffen. Wenn Sie dies verstehen, haben Sie Zeit für weitere Tests und Qualitätssicherung. Außerdem können Sie so andere, für das Projekt wichtige Faktoren erkennen, die sonst übersehen werden könnten.

Ressourcenmanagement

Ein kleiner Prozentsatz Ihres Teams erledigt den Großteil der Arbeit. Dieses Prinzip kann Ihnen helfen, Leistungslücken zu identifizieren und zu bestimmen, wo Ressourcen auf der Basis von Kompetenzen zugewiesen werden müssen. Außerdem kann es Ihnen Aufschluss darüber geben, wo mehr Schulung erforderlich ist, oder bei Personalentscheidungen helfen.

Softwareentwicklung

Möglicherweise stellen Sie fest, dass etwa 80 % Ihrer Kunden 20 % der Funktionen Ihrer Software nutzen. Sie wollen sich nicht die Zeit nehmen, um „Power-Funktionen“ oder komplexe Benutzeroberflächen zu erlernen. Ihr Team sollte sich darauf konzentrieren, den Wert der wichtigsten Funktionen für Ihre Kunden zu verbessern.

Vertrieb und Marketing

Der Großteil des Umsatzes Ihres Unternehmens stammt aus einem kleinen Prozentsatz Ihrer Produkte. Erwägen Sie, bestimmte Produkte einzustellen, um Ressourcen freizusetzen, damit Sie an den Produkten arbeiten können, die Ihre Kunden wirklich wollen.

Vorteile und Nachteile der 80/20 Regel

Das Pareto Prinzip hat je nach Situation Vor- und Nachteile. 

Vorteile

• Es hilft Ihnen, die wenigen entscheidenden Faktoren zu identifizieren, die sich am stärksten auf die gewünschten Ergebnisse auswirken, und sich auf diese zu konzentrieren. Wenn Sie sich auf die wenigen relevanten Dinge konzentrieren, können Sie mit weniger mehr erreichen.
• Es wird Ihnen bei der effizienten Zuweisung von Ressourcen helfen. So werden Sie weniger Zeit oder Ressourcen für Aufgaben verschwenden, die nur geringe Auswirkungen auf Ihr Gesamtergebnis haben.
• Die Anwendung der 80/20 Regel ist ein Problemlösungsprozess. Es hilft Ihnen bei der Ermittlung der Bereiche, die Ihre größte Aufmerksamkeit erfordern, damit Sie effiziente Lösungen entwickeln können.

Nachteile

• Wenn Sie sich auf die wenigen relevanten Dinge konzentrieren, kann dies dazu führen, dass Sie die vielen nützlichen vernachlässigen, die sich dennoch auf Ihr Gesamtergebnis auswirken.
• 20 % des Aufwands entsprechen nicht immer 80 % der Ergebnisse.
• Wenn Sie sich zu sehr auf das Pareto Prinzip verlassen, könnte das dazu führen, dass Risiken und Herausforderungen vermieden werden und Chancen ungenutzt bleiben.

Um das Pareto Prinzip effektiv anzuwenden, sollten Sie es als Richtlinie und nicht als absolute 80/20 Aufteilung betrachten. Nicht alle Ihrer Einflussfaktoren ergeben in der Summe 20 %. Das Prinzip hilft Ihnen jedoch dabei, die Faktoren zu finden, die die meiste Aufmerksamkeit Ihres Teams erfordern.

Bei der Anwendung der 80/20 Regel muss auch der spezifische Kontext berücksichtigt werden. Sammeln und analysieren Sie stets Daten, um sicherzustellen, dass das Pareto-Prinzip für Ihren aktuellen Anwendungsfall geeignet ist.