Tipps für eine bessere Online Zusammenarbeit

Wenn es Ihnen wie den meisten Mitarbeitenden geht, haben Sie Skype im Büro kaum genutzt und haben Zoom erst 2020 genutzt. Dann wurden Arbeits- und Familientreffen abrupt online verlagert. Jetzt sind Videokonferenzen geradezu einprägsam, und sogar Richter des Obersten Gerichtshofs begehen Fauxpas bei der virtuellen Arbeit.

Aber diese plötzliche Beschleunigung der Online Zusammenarbeit ist nur der jüngste Teil des größeren Trends zur Remote Arbeit. Noch bevor Büros weltweit aufgrund der Pandemie geschlossen wurden, ist die Zahl der Menschen, die landesweit von zu Hause aus arbeiten, seit 2005 um 140 % gestiegen. Und natürlich haben wir im Jahr 2020 eine massive Verlagerung vom Büro ins Zuhause erlebt, ein Trend, der auch Jahre später anhält. Tatsächlich arbeiten 59 % der Menschen, deren Arbeit von zu Hause aus erledigt werden kann, die ganze Zeit oder die meiste Zeit von zu Hause aus.

Doch trotz ihrer Verbreitung birgt die Online Zusammenarbeit immer noch ihre Herausforderungen. Das häufigste Hindernis für die Online Zusammenarbeit ist ihre relative Neuheit. Persönliche Arbeitstreffen fühlen sich für viele Mitarbeiter wahrscheinlich intuitiv an, während die Online Zusammenarbeit dies definitiv nicht tut.

Eine Vision einer möglichen Zukunft

Effektive Zusammenarbeit ist in praktisch jeder Arbeitsumgebung von entscheidender Bedeutung. In einer Umfrage unter 669 CEOs gaben 78 % an, dass Remote-Zusammenarbeit als langfristige Geschäftsstrategie betrachtet werden muss. Wie sieht also eine effektive Online Zusammenarbeit aus?

Möglichkeiten zur Beteiligung

Einer der wichtigsten Aspekte der Remote- und Hybrid-Zusammenarbeit besteht darin, allen Teammitgliedern die Möglichkeit zur Teilnahme zu bieten. Das bedeutet, vor Besprechungen Tagesordnungen bereitzustellen, damit sich die Teilnehmer vorbereiten können, die von Ihnen verwendete Software zu nutzen, um auf verschiedene Kollaborationsstile und Persönlichkeitstypen zu reagieren, asynchrone und synchrone Zusammenarbeit zu ermöglichen und vieles mehr.

Single-Source-of-Truth-Dokumentation

Durch eine effektive Online Zusammenarbeit sollte auch eine Dokumentation erstellt werden. Visuelle Kollaborationsplattformen in Echtzeit wie Lucid bedeuten, dass alle Ihre Besprechungsnotizen und Arbeitssitzungen an einem zugänglichen Ort landen. Auf diese Weise fällt es den Mitarbeitern nicht schwer, sich an die gute Idee zu erinnern, die Sie letzte Woche in dieser einen Besprechung hatten. Es ist direkt für sie da.

Klare Fristen und regelmäßige Check-ins

Schließlich hilft die Aufteilung von Projekten in konkrete Ergebnisse mit bestimmten Fristen dabei, jedes gemeinsame Projekt über die Ziellinie zu bringen. Planen Sie kurze Besprechungen, um den Fortschritt zu überprüfen, zu überarbeiten, was nicht funktioniert, und um Lösungen für unerwartete Probleme zu finden. Regelmäßige Besprechungen verhindern, dass Mitarbeiter ins Straucheln geraten, wenn ein Problem auftaucht – und indem sie kurz und bündig gehalten werden, wird der Besprechungsmüdigkeit entgegengewirkt. Ein Meeting-Timer wie der in Lucidspark kann dabei helfen, den Überblick zu behalten.

Effektive Zusammenarbeit online

E-Mail und Slack haben ihre Berechtigung, aber manchmal ist ein Online Meeting einfach effektiver. Textbasierte Kommunikation kann manchmal zu frustrierenden Fehlkommunikationen und Missverständnissen führen. Das Hin und Her der Nachrichten verlangsamt die Kommunikation im Vergleich zur Unmittelbarkeit eines Online Meetings in Echtzeit auch auf ein rasender Tempo.

Jedes virtuelle Meeting kann eine gemeinschaftliche Erfahrung sein, aber Sie können häufige Fallstricke bei Meetings vermeiden, indem Sie die Vorteile der Online Kommunikation nutzen. Nutzen Sie diese Tipps für die Online Zusammenarbeit, um loszulegen:

Zeitpläne abstimmen

Auch wenn die Koordination von Zeitplänen wie eine Selbstverständlichkeit erscheint, kann es kompliziert werden, wenn Sie mit Remote-Teams arbeiten. Nichts ist schlimmer, als aufgrund von Zeitzonenunterschieden eine Stunde zu spät zu einer Besprechung zu erscheinen. Und Mitarbeiter müssen möglicherweise ihre elterlichen und beruflichen Pflichten unter einen Hut bringen oder ihre Arbeitszeiten selbst festlegen.

Fragen Sie nach Zeitzonen, aber hören Sie nicht damit auf. Denken Sie auch darüber nach, nach bevorzugten Arbeitszeiten zu fragen. Sie werden vielleicht feststellen, dass niemand im Team ein Morgenmensch ist, sich aber am Nachmittag oder frühen Abend voller Energie fühlt.

Profi-Tipp: Es ist gut, Grenzen abzustecken. Mitarbeiter sollten nicht das Gefühl haben, den ganzen Tag über auf Abruf sein zu müssen – das ist ein sicheres Rezept für Burnout. Versuchen Sie, mit Ihrem Team eine Teamcharta zu erstellen, um Teamnormen und -erwartungen festzulegen.

Mitarbeiter beim Namen nennen

Kennen Sie die Namen aller Teilnehmer der Besprechung? Erkennen Sie ihre Gesichter? Wenn nicht, sind Einführungen angebracht. Im Zuge der Pandemie geben satte 45 % der Arbeitnehmer an, dass die Zahl der Personen, mit denen sie regelmäßig am Arbeitsplatz interagieren, deutlich zurückgegangen ist. Wenn Mitarbeiter jedoch vernetzt sind, ist es wahrscheinlicher, dass sie großartige Arbeit leisten und mit ihrer Arbeitserfahrung und Unternehmenskultur zufrieden sind. Online kann es schwieriger sein, diese Vorteile zu erreichen, aber es ist machbar.

Schalten Sie bei Online Meetings nach Möglichkeit einen Video-Feed ein. Sie erlernen die nonverbale Kommunikation und die Besprechungsteilnehmer fühlen sich mit Ihnen und untereinander verbunden. Ein Eisbrecher kann eine gute Möglichkeit sein, ein Meeting zu beginnen und ein Gespräch in Gang zu bringen.

Eine Tagesordnung festlegen und einhalten

Der Schlüssel zu einem guten Meeting ist, von Anfang an eine Richtung vorzugeben. Dazu müssen Sie wissen, wer die Teilnehmer sind, welches Thema Sie angehen und was Sie erreichen möchten. Wenn Sie Ihre Tagesordnung im Voraus freigeben, können alle zur Sache kommen, sobald das Meeting beginnt. 

Wenn während der Besprechung andere Themen oder Fragen auftauchen, können diese im nächsten Meeting oder im Rahmen einer Arbeitsgruppe behandelt werden. Sollte eine Frage sofort geklärt werden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Ende der Besprechung zur ursprünglichen Tagesordnung zurückkehren. Legen Sie Ziele fest und vergeben Sie Aufgaben, damit jeder das Meeting mit dem Gefühl verlässt, aktiv eingebunden worden zu sein und zielgerichtet gearbeitet zu haben, anstatt den Sinn der Teilnahme zu hinterfragen.

Unbegrenzter virtueller Raum

Was noch für Online Meetings spricht? Der unbegrenzte virtuelle Raum, der Ihnen dabei zur Verfügung steht. Sie sind nicht mehr auf die vier Wände Ihres Büros beschränkt. Sie können den Arbeitstag mit einem großen Meeting beginnen, an dem Kollegen aus dem ganzen Land teilnehmen, sich in kleinere Brainstorming Sitzungen aufteilen, damit mehr Mitarbeiter einzeln zu Wort kommen können, oder ein paar Stunden mit persönlichen Projekten verbringen. Am Ende des Arbeitstages kommen dann alle zu einer gemeinsamen Besprechung zusammen, um von ihren Fortschritten zu berichten.

Auch geografisch gibt es keine Grenzen. Die meisten Videostreaming-Plattformen ermöglichen bis zu 30 Teilnehmer gleichzeitig. Sie können Personen aus aller Welt dazu einladen. Und virtuelle Whiteboards wie Lucidspark bieten endlose Möglichkeiten zum Ideenaustausch und zur Zusammenarbeit.

Online Tools für sich nutzen

Informieren Sie sich darüber, welche Online Tools es gibt, und machen Sie sich mit den Tools vertraut, die Ihnen zur Verfügung stehen. Diese Tools eignen sich nicht nur für Videokonferenzen und die Dokumentenfreigabe. Concept Boards, die Videokonferenzen mit einem Online Whiteboard verbinden, sind ein Geschenk des Himmels. 

Außerdem gibt es Workflow Software, mit der Sie ein Projekt von der Ideenfindung bis zur Umsetzung visualisieren können. Lucidspark kann Ihre Notizen, Kritzeleien und Video-Einzeiler zu einer Collage zusammenführen, die Inspiration und Orientierung bietet. Das ist mit Sicherheit zielführender, als sich einen unscharfen Screenshot oder ein Video anzusehen, bei dem der Zeitstempel fehlt.

Statt endloser E-Mail-Verläufe gibt es Tools wie Google Docs und Lucidspark, mit denen Sie rund um die Uhr in Echtzeit Kommentare, Feedback und Vorschläge zu geteilten Dokumenten hinterlassen können. Sie möchten eine informelle Umfrage starten? Eine Drag-and-Drop-Vorlage verwenden? Oder die Zeitzonen in Ihren Projektplänen anpassen? Es gibt Tools, die Ihnen all das ermöglichen.

 

Legen Sie eine Agenda fest und befolgen Sie sie

Der Schlüssel zu einem guten Meeting ist ein Orientierungssinn von Anfang an. Wissen Sie, wer die Teilnehmer sind, was Sie abdecken und was Sie erreichen möchten. Wie bereits erwähnt: Wenn Sie Ihre Agenda im Voraus mitteilen, sind alle bereit, sich mit dem Geschäft zu befassen, sobald das Meeting beginnt.

Während des Meetings können andere Themen oder Probleme auftauchen, diese können jedoch in einem Folgemeeting oder in einer Breakout-Gruppe behandelt werden. Wenn das Problem sofort angesprochen werden muss, kehren Sie unbedingt zur ursprünglichen Tagesordnung zurück, bevor Sie die Besprechung schließen. Setzen Sie sich Ziele und weisen Sie Aufgaben zu, damit sich alle aktiv engagiert und zielstrebig nach Hause verlassen, anstatt sich zu fragen, warum sie zur Teilnahme eingeladen wurden.

Unbegrenzter virtueller Raum

Ein weiterer großer Vorteil von Online Meetings? Der gesamte unbegrenzte virtuelle Raum, der Ihnen zur Verfügung steht. Sie sind nicht auf die vier Wände Ihres Büros beschränkt. Sie können den Arbeitstag mit einem großen Meeting beginnen, an dem Menschen aus dem ganzen Land teilnehmen, in kleinere Brainstorming-Sitzungen aufteilen, damit mehr einzelne Stimmen zu Wort kommen können, oder ein paar Stunden mit individueller Arbeit verbringen. Anschließend können Sie sich am Ende des Arbeitstages zu einem Rückblick treffen.

Sie sind auch nicht durch die geografische Lage eingeschränkt. Sie können jeden auf der Welt zur Teilnahme einladen. Und virtuelle Whiteboards wie Lucidspark bieten eine unbegrenzte Leinwand für Eingaben und Zusammenarbeit.

Nutzen Sie Online Tools

Machen Sie sich mit den verfügbaren Online Tools vertraut und lernen Sie die Tools kennen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Sie eignen sich nicht nur für Videokonferenzen und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.

Anstelle endloser E-Mail-Ketten gibt es Software wie Lucidspark, mit der Sie Kommentare, Feedback und Vorschläge in Echtzeit in gemeinsamen Foren hinterlassen können. Möchten Sie eine informelle Umfrage? Drag-and-Drop-Vorlagen? Lucidspark kann das, und wenn Sie es in Ihre anderen Apps integrieren, wird es noch leistungsfähiger.