リモートワークのプロジェクト管理を成功させるヒント

企業の大小を問わず、今ではリモートワークが一般的な働き方として定着しています。ただ、リモートワークには従業員と企業の双方にとって多くの利点がある一方で、課題もあります。特に、複数のチームや部門にまたがるリモートワークでのプロジェクト管理やチーム管理では、問題が顕在化しやすくなります。

通常のオフィス勤務であっても、複数部門にわたるプロジェクト管理は難しいものです。さまざまなチームの優先順位、性質やスケジュールの調整から複数のステークホルダー間のコミュニケーションまで、混乱が起きがちな要素はふんだんにあり、これに距離とリモートでのスケジュール設定が加われば、問題のスケールも大きくなります。

ただ、リモートワークでのチームの管理は必ずしも面倒なことではありません。適切なツールとプロセスを導入すれば、リモートのプロジェクトでも、社内プロジェクトと同等の生産性と効率を実現し、成功させることができます。

では、リモートワークでチームやプロジェクトを管理するには具体的にどうすべきでしょうか？

この記事では、リモートワークチーム特有の課題とメリットを取り上げ、効果的なリモートワークでのプロジェクト管理とチーム管理のヒントをご紹介します。

リモートワークでのチーム運営のメリット

リモートワークは、従業員と企業にとってメリットがあります。リモートワークを導入している企業では、以下のような効果が見られています。

• 生産性の向上。昨年からリモートワークが増加しましたが、リモートワークチームの生産性はオフィス勤務のチームよりも高くなる傾向にあるという結果が出ています。スタンフォード大学の行った調査によれば、在宅勤務で生産性が13%向上することが明らかになっていますが、これは主に、静かな環境で仕事ができること、気が散りにくいこと (通りかかった同僚に話しかけられることがないなど)、休憩時間が短いことなどが要因です。
• 離職率の低下。リモートワークは、柔軟性と自律性を重視する従業員にとって魅力的な制度であり、同じスタンフォード大学の調査では、在宅勤務で離職率が50％低下し、従業員の満足度が向上したとされています。これは単なる気分的なものではなく、従業員の満足度と士気の高さがビジネスの成功につながり、企業文化や収益に長期的な利益をもたらす可能性があります。
• ストレスの軽減。プロセスが適切に整備されていれば、リモートワークはワークライフバランス改善やストレス軽減につながります。FlexJobs の行ったある調査によれば、リモートワークの従業員の86%がリモートワークでストレスが減ったとしており、また77%が全般的な健康増進につながっているとしています。これは、労働者と雇用者の双方にとってよいことで、健康でストレスの少ない従業員は幸福度と生産性が高く、燃え尽き症候群になりにくい傾向にあります。
• 優秀な人材の採用。リモートワーク制度が導入されていれば、居住地に関係なく人材を採用できます。近隣地域で採用活動を行う必要がなくなり、最高の人材をあらゆる場所で探し、育てられるようになり、業績の改善に加え、組織としてのアジリティ、革新性や多様性の向上を実現することもできます。
• 費用の低減。ハイブリッドやリモートワークの活用で、間接費を大幅に削減することも可能です。リモートワークなら、デスクや会議室などを設置する広いオフィススペースの必要度は下がります。

リモートワークでのチーム運営のデメリット

リモートワークでのチーム管理には特有の問題や運用面での障壁があり、リモートワークのメリットを享受するためにはまずこれを超えていかなければなりません。

リモートワークでのプロジェクト管理には、こんな課題があります。

• スケジュールとタイムライン。メンバーがバラバラに分かれて勤務している場合、複数のスケジュールやタイムラインをリモートで調整するのが難しくなります。時差がある場合はなおさらです。物理的に会議室に全員が集まってプロジェクトの詳細を決めたり、重大発表をすることはできないため、重要な変更情報の伝達やスケジュールの変更が間に合わなかったり、連絡漏れが発生しがちになります。
   
• コミュニケーション。Buffer の行った調査によれば、テレワークの最大の課題として、従業員の21%がコラボレーションとコミュニケーションを挙げています。リモートワークでは、孤立感を感じたり、複数のコミュニケーションチャネルの対応に忙殺されることが起こりやすく、メールやビデオ会議、Slack やプロジェクト管理ソフトウェアなど、大量のチャンネルや通知を使いこなすのが難しいこともあります。

グループでのブレインストーミングやリアルタイムのコミュニケーションでアイデア出し、意思決定やプロジェクトの遂行を行ってきたチームだと、リモートワークで効果的にコラボレーションを進める方法を見出すのは難しいでしょう。

• 説明責任。管理職の中には、リモートでのメンバーの生産性やパフォーマンスの把握に神経を尖らせる人もいます。デスクに座っている姿が見えない状況で従業員の勤務状況を把握したり、リモートワークで各自の担当範囲や進捗状況を確認するのは確かに困難です。
  
  リモートでチームやプロジェクトを管理するプロジェクトマネージャーが効果的な業務環境を確保するには、信頼を前提として、システムやプロセスに説明責任を組み込む必要があります。これを行わないと、コミュニケーションが分断され、対立が生じ、仕事が滞りがちになります。
• 企業文化の維持。オフィス勤務では自然に会話が生まれやすく、対面でのつながりを通じて信頼関係を構築することができますが、リモートワークでは文章によるメッセージや電話会議が主体となり、人間味が薄く、形式的な印象が強くなりがちです。

リモートワークでのプロジェクト管理やチーム管理のヒント

こうした障壁を踏まえてリモートワークでチームやプロジェクトを管理していくにはどうすべきでしょうか。以下では、パフォーマンスの高いリモートチームを作り、プロジェクトを円滑に進めるために役立つヒントを集めました。

期待水準と目標を設定する

リモートワークでのプロジェクト管理にまつわる問題の多くは、コミュニケーションと透明性を高めることで解決できます。プロジェクトをスムーズに進めるには、メンバー全員が同じ目標を目指し、共通のミッションに向かって足並みをそろえる必要があります。

そのためには、期待する内容や目標を早い段階で伝え、頻繁に繰り返すことが大切です。文章でのコミュニケーション、会議や一対一のミーティングを活用して、以下に関する期待水準と方針の概要を説明しておきます。

• チームのコミュニケーション手段と場所
• さまざまなタスクの担当者
• プロジェクトの目的
• プロジェクトの主要な優先事項
• パフォーマンス管理とオーナーシップの追跡に使用するシステムやプロセス
• チームミーティングやオフィスでの通常のコミュニケーションに従業員が対応できる時間帯

前もって目標を明確にし、期待値を設定しておくことで、リモートワークのメンバーの間に連携が生まれ、従業員が自信を持って効果的に業務を進められるようになります。

明確で直接的なフィードバックを提供する

部下が上司の心を読むことはできません。同じ場所で一緒に働いていないと、うまく行っている点と改善が必要な点を掴むのが難しくなります。

フィードバックを明確かつ直接的に伝えることでプロジェクトを予定通りに進めることができます。

• プロジェクト管理ツールやコラボレーションツールを使用してプロジェクト文書でコメントを共有したり、提案を追加しましょう。Lucidspark を使えば、複数部門にまたがるリモートワークチームでも、リアルタイムでのコラボレーションがしやすくなります。付箋の色分け、描画ツール、メモやメンションなどの機能で、プロジェクトオーナーへのタグ付け、アイデアの共有やコンセンサスの確立を一つのプラットフォームからすべて行うことができます。
• 定期的に従業員と1対1で話す機会を設け、パフォーマンスについて個別にフィードバックを行うことで、よりよいサポートの機会を見出すよう心がけます。
• ポジティブなフィードバックや優れた仕事に対する評価は皆の前で共有するようにし、個人やチームの成功をグループチャットやチーム宛てのメール、チームミーティングの場で強調しましょう。
• ネガティブなフィードバックや建設的な批判は、できる限りビデオ会議を通じた「対面」で、プライベートな環境で行うようにします。

フィードバックやアイデアを収集する

フィードバックは必ず双方向で行うようにし、全員がアイデアを共有し、提案し、一緒にブレインストーミングができる機会を設けるようにしましょう。

リモートワークのメンバーと定期的に連絡を取り合い、プロジェクトの進捗状況を確認し、進捗の妨げとなっている課題や問題点を見つけ出し、その解決策やプロセスの改善方法についてチーム全体からアイデアを募るようにします。

組織を可視化し、アクセスしやすくする

リモートワークでのプロジェクト管理を予定に沿ってスムーズに進めるには、作業内容を明確に整理し、可視化しておくことが軌道修正には欠かせません。プロジェクトの計画、割り当てや担当範囲は全員が確認できるようにしておきましょう。全員の集中力を維持し、抜けや漏れがないようにするには、Asana、Wrike、Trello などのクラウドベースのプロジェクト管理ツールが最適です。

テレワークでコラボレーションを推進するには、Lucidspark などのソリューションを活用しましょう。Lucidspark のバーチャルホワイトボードなら、チームでのコラボレーションやブレインストーミングをリアルタイムで簡単に実現できます。すぐに使えるテンプレートを使えば、アイデアを整理し、さまざまな場所にいるメンバーから意見を集めるのもスムーズ。人気のプロジェクト管理ツールとも統合しているため、シームレスなコミュニケーションと生産性の最大化を実現できます。

チームメンバーを信頼する

リモートワークでは、信頼関係が必要です。つい細かく管理したくなりますが、従業員を苛立たせ、やる気を削ぐのでこれは避け、プロセスを明確化し、期待水準や目標を伝え、メンバー間のコラボレーションやつながりを促進するようにすれば、メンバーが自律的に成果を出しやすくなります。

リモートワークでのチーム管理やプロジェクト管理には特有の課題がありますが、適切なプロセスと計画を準備しておくことで、効率的で意欲の高いチームを立ち上げ、プロジェクト完了まで進むことができます。