Consejos para una gestión de proyectos a distancia exitosa

El trabajo remoto se ha convertido en algo normal en organizaciones chicas y pequeñas, y no va a desaparecer pronto. Pero, aunque los equipos remotos tienen muchos beneficios para los empleados y para las empresas, también plantean desafíos. Esto sucede especialmente cuando se trata de la gestión de proyectos a distancia con distintos equipos y departamentos. 

Gestionar los proyectos entre distintos departamentos puede ser difícil, incluso de manera presencial. Desde barajar las distintas prioridades, personalidades y agendas de los equipos hasta manejar las comunicaciones entre los varios interesados, es fácil que algo se pierda en el intercambio. Si agregas la distancia y las agendas remotas, estos problemas se magnifican. 

No obstante, gestionar equipos a distancia no debe ser una carga. Con las herramientas y los procesos correctos, tus proyectos remotos pueden ser tan productivos, eficientes y exitosos como cualquier proyecto presencial.

Entonces, ¿cómo se gestiona un equipo a distancia?

En esta publicación, hablaremos de las dificultades y los beneficios únicos de los equipos remotos, y compartiremos consejos para una gestión de proyectos a distancia eficiente. 

Ventajas de los equipos remotos

El trabajo remoto puede ser una bendición, tanto para los empleados como para las empresas. Las compañías que incorporan el trabajo remoto han observado lo siguiente: 

• Mayor productividad. A medida que el trabajo remoto ha aumentado durante el año pasado, se han visto resultados: los equipos remotos tienden a ser más productivos y a trabajar más que los equipos en la oficina. Un estudio de Stanford concluyó que trabajar desde casa aumentó la productividad en un 13 %. Esto se atribuye en gran parte a los entornos de trabajo más silenciosos, menos distracciones (ya no más conversaciones sorpresa en tu escritorio cuando Luis pasa por allí), y menos pausas.
   
• Menos rotación del personal. El trabajo remoto es una modalidad atractiva para los empleados que valoran la flexibilidad y la autonomía. De hecho, el mismo estudio de Stanford descubrió que las tasas de deserción cayeron en un 50 % y los trabajadores informaron una mayor satisfacción. Esta no es solo una tendencia de bienestar. La satisfacción y la interacción de los empleados son clave para una empresa próspera y pueden generar ganancias a largo plazo para la cultura y los ingresos de la compañía.
• Menos estrés. Con la implementación de los procesos correctos, el trabajo remoto puede dar lugar a un mejor equilibrio entre la vida personal y laboral y a menos estrés. Una encuesta de FlexJobs encontró que el 86 % de los trabajadores remotos consideran que trabajar a distancia reduce el estrés y el 77 % cree que contribuye a una mejor salud en general. Esto es bueno para los trabajadores y para los empleadores. Los empleados que tienen buena salud y menos estrés son más felices y productivos, y menos propensos a sufrir agotamiento.
   
• Acceso al mejor talento. Abrir tu organización a los trabajadores remotos significa que puedes conseguir talento en distintos lugares. Ya no debes limitarte al talento disponible cerca de ti y, por lo tanto, puedes buscar y desarrollar el mejor talento, independientemente de su ubicación. Esto puede dar lugar no solo a mejores resultados del desempeño sino también a una mayor agilidad, innovación y diversidad dentro de tu organización.
   
• Mayores ahorros. Aprovechar una fuerza de trabajo híbrida o completamente remota también puede permitirte ahorrar mucho en costos generales. Cuando tu equipo trabaja a distancia, hay menos necesidad de espacio para escritorios, oficinas y salas de reunión en una ubicación física.  

Desventajas de los equipos remotos

Gestionar un equipo remoto conlleva algunas dificultades e inconvenientes logísticos únicos que los líderes y los empleados deberán superar para cosechar los múltiples beneficios del trabajo remoto.

Las dificultades de la gestión de proyectos a distancia incluyen:

• Programación y horarios. Si tu equipo está distribuido, puede ser difícil coordinar las agendas y los horarios desde lejos, especialmente si tienes integrantes del equipo en distintos zonas horarias. Después de todo, no pueden simplemente reunirse en una sala de reuniones y repasar los detalles del proyecto o compartir un gran anuncio para toda la concurrencia. Esto significa que algunas novedades importantes y cambios de programa pueden llegar demasiado tarde o perderse en el camino. 
   
• Comunicación. En un estudio de Buffer, el 21 % de los empleados calificaron la colaboración y la comunicación como las principales dificultades de trabajar a distancia. Los equipos remotos pueden fácilmente sentirse desconectados y enredados en los distintos canales de comunicación. Desde correos electrónicos y videoconferencias hasta Slack y software de gestión de proyectos, puede resultar difícil barajar distintos canales y notificaciones. 

Encontrar maneras eficientes para colaborar es especialmente difícil para los equipos remotos que usan la lluvia de ideas en grupo y la comunicación en tiempo real para elaborar ideas, tomar decisiones y avanzar en un proyecto juntos.    

• Responsabilidad. Algunos gerentes se inquietan por tener que controlar la productividad y el desempeño de sus equipos a distancia. Si no puedes ver a tus empleados en sus escritorios todo el día, ¿cómo sabes que están trabajando? Y ¿cómo puedes controlar quién está haciendo qué cuando todos están en diferentes lugares?
  
  Los gerentes de proyectos a distancia deben priorizar la confianza e incorporar la responsabilidad en sus sistemas y procesos para garantizar un entorno de trabajo eficiente. De otro modo, es fácil que se interrumpa la comunicación, que surjan los conflictos y que el trabajo pase inadvertido.
   
• Mantener la cultura de la compañía.El trabajo en oficinas se presta a una conversación orgánica y permite crear confianza a través de la conexión personal. Pero, cuando tus equipos trabajan diseminados, a menudo la comunicación se hace mediante mensajes escritos o llamadas en conferencia, lo que se puede sentir impersonal o formal. 

Consejos para la gestión de proyectos a distancia

Con todos estos obstáculos, ¿cómo se gestiona un equipo a distancia? Usa estos consejos para crear equipos remotos de alto desempeño y mantener los proyectos bajo control. 

Fija las expectativas y las metas 

La mayoría de los problemas de gestión a distancia se pueden solucionar con una mejor comunicación y transparencia. Para que los proyectos fluyan sin inconvenientes, todos deben alinearse respecto de las metas y trabajar para lograr una misión compartida. 

Para hacerlo, es necesario comunicar las expectativas y las metas al inicio y a menudo. Aprovecha la comunicación escrita, las conferencias y las reuniones personales para fijar las expectativas y las políticas respecto de los siguientes aspectos:

• Cómo y dónde debe comunicarse el equipo 
• Quién es responsable de cada tarea 
• Cuál es el objetivo del proyecto 
• Cuáles son las principales prioridades del proyecto
• Qué sistemas y procesos se seguirán para gestionar el desempeño y controlar las responsabilidades
• Cuándo deben estar disponibles los empleados para reuniones del equipo y para comunicaciones generales de la oficina

Aclarar las metas y fijar las expectativas anticipadamente crea alineación entre los distintos equipos remotos y empodera a los trabajadores remotos para que avancen con confianza y eficiencia. 

Ofrece comentarios claros y directos

Tus empleados no pueden leer la mente y, cuando no están trabajando juntos en persona, puede resultar difícil saber qué funciona y qué debe mejorarse. 

Lleva un control de los proyectos comunicando los comentarios de manera clara y directa.

• Usa herramientas de gestión de proyectos y colaborativas para compartir comentarios y agregar sugerencias a los documentos del proyecto. Lucidspark facilita colaborar en tiempo real con equipos multifuncionales a distancia. Aprovecha funciones como notas adhesivas codificadas con colores, herramientas de dibujo, bloques de notas y menciones para etiquetar a los titulares del proyecto, compartir ideas y lograr el consenso, todo en una misma plataforma. 
• Periódicamente deberás dedicar tiempo para conversar personalmente con cada empleado y hacerle comentarios sobre el desempeño y descubrir oportunidades para apoyarlos de la mejor manera.
• Comparte comentarios positivos y reconocimiento por el buen trabajo públicamente. Destaca los logros individuales y del equipo en chats del grupo, en hilos de correo electrónico del equipo o durante las reuniones del equipo. 
• Ofrece las críticas negativas o constructivas en privado y "en persona" mediante videoconferencias cuando sea posible. 

Recibe comentarios e ideas

Los comentarios deben ser bidireccionales. Asegúrate de que todos tengan la oportunidad de compartir sus ideas, hacer sugerencias y proponer ideas en grupo. 

Contáctate periódicamente con los integrantes de tu equipo remoto para ver cómo está yendo el proyecto, averiguar qué dificultades u obstáculos están frenando el proyecto y pedir ideas al equipo sobre cómo solucionar los problemas o mejorar los procesos. 

Haz que la organización sea visible y accesible

Cuando se trata de la gestión de proyectos a distancia, organizar el trabajo con claridad y visibilidad es fundamental para mantener el control. Cerciórate de que todos puedan ver el plan, las tareas y las responsabilidades del proyecto. Las herramientas de gestión de proyectos en la nube como Asana, Wrike y Trello son una manera fantástica de mantener a todos concentrados y asegurarse de que nada pase inadvertido. 

Facilita la colaboración a distancia con soluciones como Lucidspark. La pizarra virtual de Lucidspark facilita que los equipos colaboren y propongan ideas en tiempo real. Aprovecha las plantillas listas para usar para organizar tus ideas y recibir comentarios de los integrantes del equipo, independientemente de dónde estén. Lucidspark se integra con tus herramientas favoritas de gestión de proyectos para una comunicación fluida y el máximo de productividad.   

Confía en los integrantes de tu equipo

Trabajar con un equipo remoto exige confianza. Evita la necesidad imperiosa de microgestionar, que solo irrita y desmotiva a tus empleados. En su lugar, cuando crees procesos claros, comuniques las expectativas y las metas y facilites la colaboración y la conexión entre los integrantes del equipo, tal vez te sorprenda ver cómo las personas se suman sin problemas. 

La gestión de proyectos a distancia tiene sus dificultades. Pero, si adoptas procesos y planes adecuados, puedes crear un equipo que sea eficiente y participe desde el primer día hasta el último.