Agile zelforganiserende teams: wat zijn agile teams en hoe werken ze?

Agile werken heeft het idee van zelforganiserende teams populair gemaakt, maar wat bedoelen we daar nu eigenlijk mee? En hoe kun je zelforganiserende scrumteams op een succesvolle manier inzetten? 

Ten eerste moeten we precies beschrijven hoe een scrumorganisatiesysteem werkt. Een scrum is een agile raamwerk dat het voor een team mogelijk maakt om betere producten te ontwikkelen en tegelijkertijd meer waarde te creëren. Een van de voornaamste aspecten van een scrumorganisatie is dat het scrumteam geen hiërarchische projectleider heeft. Scrumteams hebben wel een 'scrum master', een product owner en ontwikkelaars die allemaal gezamenlijk naar hun productdoelen toewerken. 

Agile scrumteams zijn zelforganiserend en krijgen geen opdrachten opgelegd door een projectmanager, maar zijn samen verantwoordelijk voor de voortgang en houden intensief contact om volgende stappen te bepalen.

In dit artikel belichten we de voor- en nadelen van agile zelforganiserende teams en zetten we uiteen hoe scrumteams en agile leiderschap zelforganiserende teams kunnen helpen hun doelen te bereiken.

Wat is een zelforganiserend agile team?

Een zelforganiserend agile team kan zelf beslissen hoe ze als groep samenwerken, wie verantwoordelijk is voor welke processen of de beslissingen die onderweg genomen moeten worden en hoe het werk uiteindelijk wordt uitgevoerd. 

Zoals het in de Scrum Guide wordt uitgelegd: "Scrumteams zijn multifunctioneel. Dit betekent dat teamleden over alle vaardigheden beschikken die ze nodig hebben om tijdens elke sprint waarde te creëren. Ze zijn ook zelfsturend, wat betekent dat ze onderling bepalen wie wat, waar, wanneer en hoe doet."

Omdat elk team en productdoel weer anders is, is niet elk agile team op dezelfde manier georganiseerd. Dit is natuurlijk geen fout in het systeem, zo zitten zelforganiserende teams nu eenmaal in elkaar. 

Elk team mag zelf bepalen hoe ze hun werk indelen en uitvoeren. Dit leidt idealiter tot effectievere en efficiëntere processen die meer waarde opleveren. 

De rol van managers in een zelforganiserend agile team

Hoewel agile zelforganiserende teams over veel vrijheid en een grote mate van autonomie beschikken, zijn ze niet volledig onafhankelijk van controle van buitenaf. Managers spelen nog steeds een rol in het bepalen van de richting en het uiteindelijke succes van hun teams. 

Hoe werken die twee dan samen en vinden ze de juiste balans?

Het management is meestal verantwoordelijk voor: 

• Samenstellen van het team
• Verduidelijken van productdoelen en projectbeperkingen
• Faciliteren van effectieve samenwerking en ontwikkeling
• Wegnemen van obstakels die succes in de weg staan

Ideaal gesproken werken managers samen als teamfacilitators en ondergeschikte leiders die zorgen dat het team zichzelf effectief kan organiseren en zetten vervolgens een stap terug om teamleden de ruimte te geven zelf problemen op te lossen en beslissingen te nemen.  

Voordelen van agile zelforganiserende teams

De overstap naar een zelforganiserend model van agile teams levert diverse voordelen op. Zelforganiserende teams zorgen voor: 

Betere samenwerking: in plaats van te wachten tot een manager je bepaalde taken toewijst, die je dan allemaal op je eigen manier opzet en uitvoert, overleggen en bepalen teamleden samen wie wat gaat doen en hoe zij deze taken gaan uitvoeren. Voor dit proces zijn voortdurende samenwerking, probleemoplossing en planning nodig. Zo vermijd je dat teamleden in silo's gaan werken en zorg je ervoor dat iedereen tijdens het hele proces op elkaar blijft afgestemd.

Leren van collega's en meer ervaren teamleden: nauwere samenwerking biedt teamleden meer mogelijkheden om naar elkaar te luisteren en van elkaar te leren via brainstorm-, plannings- en probleemoplossingssessies. Dit kan ook leiden tot waardevolle mentorrelaties.

Grotere inzet en verantwoordelijkheid van het hele team: als mensen hun eigen beslissingen kunnen nemen, zijn ze vaak meer betrokken bij deze beslissingen en zijn ze gemotiveerder om hun best te doen hun doelen te bereiken. Dit leidt tot grotere betrokkenheid en productiviteit in het hele team.  

De vorming van hechte teams: hoe meer mensen samenwerken, hoe hechter ze worden. In plaats van mensen hun eigen weg te laten zoeken en taken zelfstandig uit te laten voeren, plannen zelforganiserende teams hun taken samen in en proberen ze samen hun doelen te bereiken. Het hele proces is een gezamenlijke inspanning waarvoor onderling vertrouwen en respect nodig zijn. 

Nadelen van agile zelforganiserende teams

Je denkt misschien: "Theoretisch gezien klinkt het allemaal wel leuk en aardig, die zelforganiserende teams, maar praktisch is het niet. Mensen hebben leiders nodig." En dan heb je het niet helemaal mis. Implementatie kan lastig zijn voor zowel de teams als het management. 

Mensen zijn vertrouwd met de traditionele, hiërarchische teamstructuren die in de processen van veel organisaties zitten ingebakken. De overstap op een agile scrumorganisatie kan dan in sommige gevallen problemen opleveren. 

Leidinggevenden vinden het vaak moeilijk om te bepalen hoeveel ruimte ze hun ontwikkelaars moeten geven en hoe ze die vrijheid op de strategische behoeften van het bedrijf of afdeling kunnen afstemmen. Scrumteams kunnen de grote autonomie waarover ze beschikken dan wel waarderen, maar weten soms ook niet precies wat hun volgende stappen zouden moeten zijn. 

Al deze zaken kunnen ervoor zorgen dat de overgang naar agile zelforganiserende teams niet zonder slag of stoot verloopt. Maar dat betekent niet dat ze de moeite niet waard zijn. Je hebt gewoon de juiste facilitators en middelen nodig. 

Hoe je een zelforganiserend agile team succesvol kunt maken

Lukraak een paar mensen bij elkaar zetten en ze dan aan hun eigen lot overlaten, leidt niet automatisch tot geweldige resultaten. Daarom heb je bepaalde teamstructuren, tools en middelen nodig om je team op succes voor te bereiden.

1. Bied goede training 

Zorg ervoor dat je ontwikkelteam over de juiste vaardigheden beschikt en de juiste training heeft gevolgd om met succes binnen een zelforganiserend raamwerk te werken. Scrumteams zijn multifunctioneel, dus elk teamlid moet over vaardigheden beschikken die de behoeften van het productdoel aanvullen en ondersteunen. 

Bied regelmatig trainingen aan op het gebied van harde en zachte vaardigheden zodat teamleden competent en efficiënt te werk kunnen gaan, maar ook om de communicatie en samenwerking tussen teamleden te bevorderen. Trainingen verbeteren niet alleen de effectiviteit van het team maar leiden ook tot voortdurende verbetering en dat is een andere belangrijke waarde van agile ontwikkeling. 

Het is ook een goed idee om in doorlopende professionele ontwikkelingsmogelijkheden voor je leiders te investeren. Train je trainers en coaches en maak er 'scrum masters' van door hen certificeringsprogramma's aan te bieden. Scrum.org biedt bijvoorbeeld een tweedaagse cursus professionele scrummaster waarin de basis van de belangrijkste scrumprincipes besproken worden en uitgelegd wordt hoe scrummasters succesvolle zelforganiserende teams kunnen opbouwen en bevorderen.

2. Bied coaching en mentoring aan voor je agile teams

Het is ook belangrijk om je agile teams doorlopende coaching- en mentoringmogelijkheden te bieden. Mensen die nog nooit in een zelforganiserend team hebben gewerkt, zullen in het begin vaak extra begeleiding en steun nodig hebben. 

Laat teamleden in koppels werken om de band binnen het team en mentorschap te vergroten. Bij twee-aan-twee werken worden twee ontwikkelaars aan een werkstation toegewezen die regelmatig van rol als 'driver' en 'observer' verwisselen. Zo leren ze van elkaar, zien ze hoe de ander werkt, hoe ze met elkaar om moeten gaan en samen problemen kunnen oplossen.

Naarmate je teams wennen aan de zelforganiserende structuur, steeds vaker zelf het initiatief nemen en zelfverzekerder samenwerken, wordt de rol van coach minder prominent. 

3. Faciliteer communicatie en samenwerking

Uitstekende communicatie en samenwerking zijn cruciale elementen voor het succes van agile zelforganiserende teams. Er moet altijd veel met informatie en verantwoordelijkheden gegoocheld worden om zaken als de planning van een sprint tot het toewijzen en bijhouden van rollen in goede banen te leiden. 

Daarom zijn open communicatie en samenwerking zo belangrijk tijdens het ontwikkelingsproces. Hier noemen we een paar manieren om een cultuur van samenwerking op te bouwen in je zelforganiserende team:

• Stel een samenwerkingsovereenkomst op voor je team om conflicten te vermijden. Stel samen met teamleden een conceptovereenkomst op waarin je uiteenzet hoe je met conflicten of communicatieproblemen omgaat die zich tijdens het project voor kunnen doen. In deze teamovereenkomst stel je de verwachtingen in over de communicatie en interactie binnen het team en houd je iedereen op één lijn mochten er zich conflicten voordoen.
   
• Visualiseer je stappenplan. Omdat er zo veel verschillende aspecten geregeld moeten worden, kan het voorkomen dat er dingen over het hoofd worden gezien of dat de communicatie niet soepel verloopt. Als je je plannen op een duidelijke, visuele manier in kaart brengt, zien teams in een oogopslag wat er al gedaan is en wat er nog moet gebeuren, en vermijd je verwarring. 

Zorg dat communicatie en samenwerking vanaf het begin integraal deel uitmaken van je team en dat je daarvoor de juiste tools en middelen gebruikt. 

Lucidspark helpt zelforganiserende teams op het rechte spoor te blijven door effectieve brainstormsessies te bieden en het teams gemakkelijk te maken om samen prioriteiten en verantwoordelijkheden vast te stellen. Maak gebruik van Lucidsparks virtuele whiteboard en kant-en-klare sjablonen waarmee je in real time overal en altijd met je team samen kunt werken. 

Met de juiste processen en middelen kunnen zelforganiserende teams beter, sneller en effectiever agile samenwerken.