Zo voer je effectieve een-op-een gesprekken met medewerkers

De meeste mensen zijn geen fan van vergaderingen. En met goede redenen. Te vaak zijn vergaderingen inefficiënt en onproductief, en aan het einde kan het voelen alsof je net te voet naar Mordor bent gereisd, zonder daar iets voor terug te hebben gekregen.

Maar wat betreft personeelsmanagement is er één vergadering die boven alle anderen uitsteekt, en ja, je raad het goed: dat is het een-op-een-gesprek.

Effectieve een-op-een-gesprekken met je medewerkers zijn essentieel om een gezonde werkplek op te bouwen, de prestaties van teams en individuen te stimuleren en een sterke band tussen manager en werknemer te ontwikkelen.

Maar het is niet altijd even makkelijk om effectieve een-op-een-gesprekken te voeren. Gebruik de volgende tips en best practices om het goed te doen.

Waarom effectieve een-op-een-gesprekken ertoe doen

Een-op-een-gesprekken zijn een belangrijk onderdeel van je gereedschapskist voor personeelsmanagement.

Als je het goed doet, maken effectieve een-op-een-gesprekken het makkelijk voor managers om:

• Snel en eenvoudig poolshoogte te nemen
• Werkrelaties te bevorderen
• Werknemers het gevoel te geven dat ze gewaardeerd worden
• Probleemoplossing en samenwerking aan te moedigen

Daarnaast heeft Quantum workplace ontdekt dat 86% van de zeer betrokken organisaties regelmatig een-op-een-gesprekken met medewerkers houden en deze gesprekken als hun voornaamste communicatiestrategie beschouwen—belangrijker dan vergaderingen met het hele bedrijf en e-mails van het management.

Met andere woorden, een-op-een-gesprekken zijn cruciaal voor de opbouw en het behoud van een betrokken werkplek. En dat is logisch. Een-op-een-gesprekken geven je de mogelijkheid je medewerkers persoonlijk te leren kennen, vertrouwen op te bouwen, samen door uitdagingen, blokkades en prestatieproblemen heen te werken en mogelijkheden voor groei te identificeren. Dit zijn allemaal activiteiten die medewerkers motiveren en hen helpen zich verbonden te voelen met hun werk, hun team en de organisatie.

Een-op-een-gesprekken met medewerkers voorbereiden

Hier zijn drie eenvoudige manieren om vooruit te plannen en het meeste uit je een-op-een-gesprekken te halen.

Neem een coöperatieve houding aan

Idealiter worden een-op-een-gesprekken aangestuurd door de medewerker en hebben ze een constructief karakter. Je kunt deze gesprekken gebruiken om het over specifieke onderwerpen te hebben, zoals een functioneringsgesprek, maar geef voldoende ruimte aan de medewerker om zich te uiten.

Onthoud: dit is een dialoog, geen hoorcollege.

Werk samen met je directe ondergeschikte om de agenda van te voren te plannen en doelen voor het gesprek vast te stellen.

Overweeg vragen zoals:

• Wat is het belangrijkste punt dat we deze week/maand moeten bespreken?
• Wat houdt je bezig?
• Zijn er problemen, ideeën of kansen waar je het over wilt hebben?

Profiteer van oplossingen zoals Lucidspark om effectiever samen te werken vanuit een gedeelde werkruimte. Het virtuele whiteboard geeft jou en je medewerkers de flexibiliteit om samen te brainstormen, actieplannen in kaart te brengen en aantekeningen te maken voor de volgende keer.

Zet een rooster op

Om het meeste uit je een-op-een-gesprekken te halen, is het van belang ze regelmatig in te plannen. Sporadische, onregelmatige gesprekken zijn minder effectief, omdat het dan moeilijk is om de voortgang van doelen bij te houden en verantwoordelijkheid te blijven nemen voor beslissingen of maatstaven als je niet regelmatig met elkaar praat.

Daarnaast geven onregelmatige gesprekken medewerkers het idee dat ze een bijzaak zijn, geen prioriteit—geen geweldige strategie om je team zich gewaardeerd te laten voelen.

Blijf op schema en haal het meeste uit je een-op-een-gesprekken met een vergaderrooster. Praat met je medewerkers over een tijd en regelmaat die het best voor hen werkt. En wees niet bang je rooster aan te passen aan de hand van hun veranderende behoeften.

Maak een gedeeld vergaderdocument

Effectieve een-op-een-gesprekken vinden niet in isolatie plaats. Houd een duidelijk verslag bij van je gesprekken om verantwoording af te leggen, eerdere discussies na te kunnen lezen en duidelijkheid te krijgen voor toekomstige beslissingen.

Maak een gedeeld document om een vergaderagenda op te zetten waarin jij en je werknemers kunnen samenwerken, notities kunnen maken, feedback op kunnen slaan en de discussie kunnen leiden.

Lucidchart maak het eenvoudig je gesprek te documenteren en ideeën te delen met dit simpele sjabloon voor een-op-een-gesprekken.

Agenda voor een-op-een-gesprekken en discussievragen

Je agenda's voor een-op-een-gesprekken zullen variëren afhankelijk van de medewerker waarmee je in gesprek gaat en de algemene doelen die je voor iedere vergadering stelt.

Maar het is belangrijk aan deze gesprekken te beginnen met een plan, om ervoor te zorgen dat het gesprek voor beide partijen productief is. Het is ook een goed idee om de agenda of de gespreksonderwerpen van te voren met de medewerker te delen, zodat hij of zij niet overrompeld wordt en zich kan voorbereiden.

Vragen om beter af te stemmen

Een-op-een-gesprekken zijn een kans om de afstemming tussen het bedrijf en je teamleden te verbeteren. Hoe meer je organisatie op één lijn staat, hoe effectiever je team is in het bereiken van de gestelde bedrijfsdoelen en het ondersteunen van de overkoepelende missie van je organisatie.

Hier zijn een paar vragen die je kunt stellen om te zien in hoeverre activiteiten op elkaar zijn afgestemd en om je medewerkers te helpen een groter gevoel van verbondenheid op te bouwen:

• Op welke manier denk je dat je eigen doelen en de doelen van ons team aansluiten bij de missie van de organisatie?
• Hoe sluit deze baan aan bij je toekomstplannen en carrièredoelen?
• Zijn de verantwoordelijkheden van je rol zoals je verwachtte? Waarom/waarom niet?
• Over welke van je dagelijkse verantwoordelijkheden ben je het meest enthousiast?
• Wat zou je het liefst minder vaak doen?
• Wat zou je graag vaker doen?
• Hoe kan ons team of onze organisatie onze missie of waarden beter uitdragen?

Vragen bij een-op-een-gesprekken om de voortgang bij te houden

Hoe goed presteren je medewerkers? Voortgang bijhouden en meten en daarbij obstakels identificeren is een belangrijk onderdeel van een goed een-op-een-gesprek en kan ook helpen bij een functioneringsgesprek.

Gebruik deze vragen om het gesprek op gang te brengen en kansen te ontdekken om de prestaties van de medewerker te ondersteunen:

• Hoe gaat het met je lopende projecten?
• Wat houdt je tegen om je werk tot een goed einde te brengen? Waar zitten de obstakels of knelpunten?
• Wat zou je helpen om je projecten of taken af te maken?
• Hoe prioriteer je je projecten of taken?
• Wat ging er goed? Wat kan er beter?

Feedback vragen en delen

Feedback gaat twee kanten op. Het is een kans om constructieve feedback te geven en coaching aan te bieden maar ook om feedback van medewerkers zelf te vragen. Wanneer je de juiste vragen stelt, kun je waardevolle inzichten opdoen over hoe je betere ondersteuning kunt bieden aan de medewerkers, het team en de missie van je bedrijf.

Hier zijn een paar vragen om je op weg te helpen:

• Heb je de hulpbronnen en middelen die je nodig hebt om je werk te doen?
• Hoe zou je werkomgeving kunnen worden verbeterd om je te helpen effectiever te werken?
• Voel je je overwerkt, heb je te weinig te doen, of is de balans net goed?
• In welk opzicht zou je een betere werknemer kunnen worden?
• Hoe kan ik je helpen effectiever en meer betrokken te zijn?
• Wil je meer of minder begeleiding van mij bij je werk? Waarom?

Wanneer je feedback geeft, zorg dan dat je specifieke voorbeelden kan geven van het probleem en hoe het kan worden verbeterd. Zorg dat je alle feedback en eventuele actiestappen die jij en je medewerker willen nemen, goed vastlegt, zodat je er de volgende keer op terug kunt komen.

Personeelsontwikkeling

Personeelsontwikkeling is belangrijk om de betrokkenheid van je medewerkers te vergroten en ze voor je bedrijf te behouden. Wanneer je investeert in coaching, mentoring en ontwikkelingsmogelijkheden voor je medewerkers, toon je dat je hun bijdrage op prijs stelt en dat je ze wilt laten groeien in het bedrijf.

Gebruik je een-op-een-gesprekken om na te gaan hoe het met je medewerkers gaat en om erachter te komen hoe je hun carrièredoelen op de korte en lange termijn kunt ondersteunen.

• Welke vaardigheden of ervaring wil je ontwikkelen?
• Welke doorgroeimogelijkheden interesseren je?
• Zou je graag leidinggeven aan anderen?
• Welke vaardigheden ben je aan het ontwikkelen om je doelen op het gebied van loopbaanontwikkeling te bereiken?
• Welke aanvullende verantwoordelijkheden zou je willen hebben?
• Hoe kunnen we je helpen je carrière verder te ontwikkelen?

Follow-up

Plannen en doelen blijven plannen en doelen, tenzij je in actie komt. Vergeet niet om terug te komen op de opdrachten en beslissingen van je laatste een-op-een gesprek, om je ervan te verzekeren dat jullie allebei verantwoordelijkheid nemen en tussen de gesprekken door vooruitgang boeken.

Bekijk de notities van eerdere een-op-een gesprekken om je volgende gespreksonderwerpen te bepalen, terug te komen op feedback en te vragen naar de gemaakte voortgang.

• Hoe gaat het met de doelen die we de laatste keer hebben gesteld?
• Hoe goed werkt het actieplan? Moeten we aanpassingen maken in je opdrachten of planning?
• Krijg je voldoende ondersteuning?

Volgende stappen

Sluit je gesprek af met duidelijke vervolgstappen. Hiermee beëindig je het gesprek met een productieve noot, zodat jullie allebei weten hoe je het besprokene in de praktijk kunt brengen.

• Wat zijn de prioriteiten van deze week?
• Wat zijn mijn opdrachten? Wie zorgt voor opvolging?
• Is er iets wat we de volgende keer moeten bespreken?

Een-op-een-gesprekken voeren hoeft geen rotklus te zijn. Met de juiste voorbereiding en houding kunnen ze je geheime wapen zijn bij het bouwen van sterk betrokken, prestatiegerichte teams.

Begin het gesprek vandaag nog met Lucidspark.