In deze tijd van ongekende onzekerheid moeten bedrijven de toekomst van hun organisatie plannen. Maar ook voordat Covid-19 een enorme verschuiving naar telewerken veroorzaakte, was strategische planning bij veel bedrijven al niet heel effectief. Het ontbrak teams vaak aan duidelijkheid over de nodige vervolgstappen om plannen ook echt uit te voeren.

In 2016 werd geschat dat ongeveer 67% van de strategische plannen mislukt. Er zijn talloze redenen waarom strategische plannen mislukken, zoals een gebrek aan steun van stakeholders, onduidelijke doelstellingen, verloren momentum en het ontbreken van afstemming.

Maar de kern van het probleem is dat strategische planning vaak vanaf het begin gedoemd is te mislukken. 

Onze aanpak moet veranderen. We moeten meer de nadruk leggen op het bevorderen van betrokkenheid, afstemming en duidelijkheid om strategische planning zinvol en effectief te maken.

Waar het fout gaat met strategisch plannen 

Stel je de ideale strategische planningsvergadering voor. Iedereen zit rond de tafel in een vergaderruimte en gooit enthousiast ideeën in de groep. Er vindt een onbelemmerde, energieke conversatie plaats met de onverklaarbare synergie van samenwerking. Plotseling springt er iemand op die een markeerstift grijpt en alles op het whiteboard schrijft wat er besproken is. Eén idee springt eruit en iedereen weet dat dit de juiste weg vooruit is. 

Helaas loopt het meestal niet zo. 

Strategische planningsvergaderingen vereisen veel voorbereiding. Je moet de marktpositie van het bedrijf kennen, weten welke middelen er beschikbaar zijn en al die informatie gebruiken om goede zakelijke beslissingen te nemen. 

Dit soort vergaderingen duurt vaak uren en dan raak je gemakkelijk het spoor bijster. Als dat gebeurt, verliezen collega's hun concentratie, raken ze gedesinteresseerd en gaan ze met andere taken of projecten aan de slag. 

Erger nog: ideeën gaan verloren, worden weggegooid of van het whiteboard gewist. En zelfs als ze al genoteerd zijn, zijn die documenten slechts voor een enkeling toegankelijk.  

Al deze problemen bij elkaar kunnen je strategische planning al snel hinderen. Iedereen verlaat de vergadering zonder veel resultaat en zonder verdere stappen om actie te ondernemen. 

Hoe strategische plannen lijden onder Covid-19 

Telewerken vanwege Covid-19 versterkt niet alleen de traditionele problemen, maar creëert bovendien extra uitdagingen.  

Een van de grootste problemen voor teams die op afstand strategisch proberen te plannen, is om iedereen geïnteresseerd en betrokken te houden. Meer dan 50% van de werknemers geeft toe tijdens virtuele vergaderingen aan andere taken te werken. Als werknemers afgeleid zijn, kunnen ze geen eigen ideeën meer inbrengen en missen ze belangrijke informatie. 

Dit probleem wordt nog groter als teams documenten en spreadsheets gebruiken ter vervanging van het whiteboard. Regels vol tekst en getallen gaan zeker niet helpen om iedereen betrokken te houden. Integendeel. 

Documenten en spreadsheets hebben hun beperkingen. Je kunt geen sticky notes van een blok trekken en ideeën in een document plakken. Je kunt geen markeerstift gebruiken om pijlen tussen sticky notes te tekenen. Goede ideeën gaan gemakkelijk verloren in de hectiek van het gezamenlijk bewerken. En er is geen 'aha-moment' waarop het kwartje valt.  

Zonder een echte samenwerkingsruimte kan een enkele persoon of een kleine groep mensen het gesprek overheersen. Anderen in de groep krijgen niet de kans om te zeggen wat ze denken en er is minder ruimte voor de creativiteit en inzichten van alle deelnemers. 

Organisaties lopen innovatieve oplossingen mis als niet iedereen in dezelfde mate betrokken is bij strategische planningsvergaderingen. Maar gezamenlijke planning en creativiteit zijn nodig om het bedrijf vooruit te helpen. Een gebrek aan dialoog leidt tot slechte communicatie en verkeerd afgestemde plannen. 

We hebben een oplossing nodig om het gesprek en de betrokkenheid te stimuleren. Een oplossing die de synergie op kantoor niet alleen reproduceert, maar zelfs versterkt. 

De manier waarop we strategische planning toe nu toe aangepakt hebben, voldoet duidelijk niet meer.

Hoe strategische planning zou moeten gaan

Strategische planning gaat erom de beste vervolgstappen voor je organisatie te bepalen en dat plan uit te voeren. Maar dat gebeurt bijna nooit. Het is dus tijd voor een nieuwe aanpak van strategische planning, met virtueel whiteboarden. 

Een virtueel whiteboard is meer dan alleen een digitaal canvas om te brainstormen over ideeën. Het is een tool voor strategische planning die betrokkenheid en afstemming faciliteert, zodat je actie kunt ondernemen op basis van je strategische plannen. 

Hier zijn enkele handige tips om strategische plannen te maken op afstand:

Bereid je vergadering voor

Zet je whiteboard voorafgaand aan de vergadering klaar. Definieer en structureer je strategiepijlers met zwembanen. Plan je agenda met behulp van het notitievenster in Lucidspark. Baken ruimte af op het whiteboard om te brainstormen en ideeën te genereren. 

Ga een stap verder een geef iedereen een eigen kleur, zodat van elke notitie en elk idee duidelijk is wie het toegevoegd heeft. Gebruik de functie bijdragerskleuren in Lucidspark om de cursors, vormen en sticky notes van elke deelnemer een kleurcode te geven. 

Als je team nu bij elkaar komt, kan iedereen direct aan de slag. 

Samenwerking stimuleren

Maak de zinvolle dialoog mogelijk die nodig is om het komende jaar te plannen en cruciale beslissingen te nemen. 

Vraag iedereen om voorafgaand aan de vergadering een paar ideeën voor te bereiden als startpunt. Gebruik enkele brainstormactiviteiten om de creativiteit van je team op gang te brengen. Vraag je teamgenoten gedurende de hele vergadering om hun mening en feedback over ideeën.

Gebruik het gedeelde canvas van het virtuele whiteboard om voort te bouwen op elkaars creativiteit en iedereen in het team op ideeën te brengen. 

Houd het bord gestructureerd

Een whiteboard dat helemaal volgeplakt is met sticky notes, is niet heel overzichtelijk. Tijd dus om er weer structuur in aan te brengen. Je kunt ideeën bijvoorbeeld sorteren op de hoeveelheid inspanning die ze vereisen. Is er veel inspanning nodig met verschillende stakeholders en overdrachten? Of kan het gemakkelijk door een enkele persoon gedaan worden?

Je kunt ideeën ook indelen op prioriteit. Als je veel taken met een hoge prioriteit hebt, kun je voorlopig misschien wat minder taken met een gemiddelde of lage prioriteit aan.

In Lucidspark kun je ideeën in een paar simpele klikken automatisch sorteren met behulp van tags.

Stem over ideeën

Reduceer het aantal ideeën op je canvas door er als team over te stemmen. Bijvoorbeeld met dot-voting. 

Stemmen gaat snel en gemakkelijk in Lucidspark. Je kunt het aantal stemmen bepalen dat iedereen krijgt, en het stemmen ook anoniem maken. Of stem met emoji's. Hoe je ook gaat stemmen, het is een handige manier om iedereen op een lijn te krijgen en consensus te bereiken over de beste manier om het project tot een succes te maken. 

Houd een overlooplijst bij

Je hebt nu bepaald welke ideeën je in je strategische plan wilt opnemen, maar vergeet niet de andere goede ideeën die tijdens deze sessie ingebracht zijn. 

Ideeën die het deze ronde niet gehaald hebben, bewaar je voor de toekomst door ze op een overlooplijst te zetten. Als je dit whiteboard later weer gebruikt, kun je direct verder waar je gebleven was. 

Bepaal de volgende stappen

Hier gaat het vaak fout met strategisch plannen. Nu je team de beste weg vooruit heeft bepaald, heb je een plan nodig om dat te bereiken. Bepaal wat er na deze bijeenkomst moet gebeuren. 

Dat kan betekenen dat je een nieuwe customer journey map moet opstellen om te zien wat er veranderd is aan de eisen van de klant en je productstrategie af te stemmen op dat inzicht. Of misschien kom je tot de conclusie dat je een nieuwe webblog moet beginnen om potentiële klanten te bereiken. 

Wat er ook gedaan moet worden, noteer wie verantwoordelijk is voor elk actiepunt en welke volgende stap daarvoor gezet moet worden. Als je eenmaal een duidelijk actieplan hebt, weet iedereen wat er gedaan moet worden om het strategische plan uit te voeren.  

Strategische planning na de pandemie

Niemand weet hoe ons werk er over zes maanden of een jaar uit zal zien, maar we moeten ons aanpassen aan het nieuwe normaal en daarbij is strategische planning belangrijker dan ooit. Daarom is een tool als Lucidspark van cruciaal belang om organisaties vooruit te helpen. 

Als je een vergadering of planningssessie leidt, is het essentieel om mensen betrokken te houden bij het proces. Gebruik daarvoor een visuele samenwerkingstool zoals Lucidspark om context, conversatie en planning te faciliteren. Stel je voor wat je dan allemaal kunt bereiken met strategische planning.