Så här gör du ett Gantt-schema

Även uppgifter som verkar enkla kan snabbt bli till en oöverskådlig röra. Men projektledning är enklare om du använder rätt verktyg. Och här är en ännu bättre nyhet: rätt verktyg för att hantera ett projekt är ett verktyg som är enkelt, intuitivt och mycket visuellt! Det kallas ett Gantt-schema, och är ett utmärkt sätt att hantera alla typer av projekt – från de som verkar enkla till de som nästan känns omöjliga. Vi visar dig hur du kan börja skapa ditt eget Gantt-schema med hjälp av Lucidspark.

Ett diagram som både är tydligt och ele-Gantt 

Vad är ett Gantt-schema?

Ett Gantt-schema är ett diagram som innehåller staplar som visar tiden och de nödvändiga stegen – eller uppgifterna – som behövs för att slutföra ett projekt. Uppgifterna tilldelas teammedlemmar och visas på staplar som följer förfallodagarna längst upp i diagrammet. Med en snabb blick kan du se vem som arbetar med vad och när varje uppgift ska vara klar. Du kan också se beroenden för varje uppgift och vilka uppgifter du kan jobba med samtidigt.

Gantt-schemat utvecklades 1896 av Karol Adamiecki, en polsk ekonom, ingenjör och managementforskare. (Av en slump var det också året då den första filmvisningen i Sverige genomfördes, så det är ett år värt att minnas.) Adamiecki betonade ett harmoniskt arbete baserat på grafisk analys, och hans önskan om att harmonisera arbetet ledde till en tidig version av Gantt-schemat som kallades ”harmonogram”.

Detta uppdaterades sedan av Henry Gantt, en amerikansk ingenjör och managementkonsult, när han anlitades för att hjälpa den amerikanska armén att förbereda sig inför sitt inträde i första världskriget. Gantt-diagrammet återspeglar hans managementteori, som betonar resurser och tid, och var utformat för att jämföra prestationer och utfästelser. Men det fanns några stora problem med dessa tidiga diagram:

1. De visade inte ömsesidigt beroende, och
2. De ritades på papper, så om något ändrades måste de ritas om helt och hållet.

Med de modernare versionerna av Gantt-schemat kan alla som tur är samarbeta mot ett gemensamt mål utan att diagrammet måste ritas om från början när något förändras.

Fördelar med att använda ett Gantt-schema

Du kommer förmodligen att upptäcka dina egna skäl att älska Gantt-scheman när du börjar använda dem i dina arbetsprocesser, men här är några vanliga skäl till att dessa smarta bilder används:

1. Framstegsspårning – du vet hela tiden var projektet befinner sig.
2. Teamsamordning – teamet godkänner projektet och uppgifterna i förväg.
3. Hanterbarhet – komplexa projekt delas upp i mindre uppgifter som är enklare att hantera.
4. Beroenden – när uppgifter inte spåras är det lätt att förbise beroenden, vilket leder till flaskhalsar som kan orsaka förseningar.
5. Resurshantering – håll ordning på vem som behövs var och vad de kommer att bidra med. Förebygg utbrändhet och se vilka som behöver extra stöd.

Hur man skapar ett Gantt-schema

Är du redo att skapa ditt eget Gantt-mästerverk? Här är en steg-för-steg-guide:

Bestäm uppgifter och deluppgifter

Det är förvånande hur många uppgifter som krävs även för ett enkelt projekt. För att se till att du inte glömmer några uppgifter kan du se det här steget som ett tillfälle att använda en virtuell whiteboard som Lucidspark med klisterlappar för att brainstorma uppgifter och deluppgifter. Begär in bidrag från olika grupper och intressenter som kan presentera alternativa synpunkter. När du väl har gjort en brainstorming är det enkelt att flytta runt anteckningarna under de följande stegen.

Identifiera hur uppgifter är kopplade till varandra

Uppgifterna i ett Gantt-schema kan vara relaterade på två olika sätt:

1. Parallella uppgifter – uppgifter som man kan arbeta med samtidigt
2. Sekventiella uppgifter – uppgifter med beroenden

Flytta runt klisterlappar på den virtuella whiteboardtavlan för att visa vilka uppgifter som kräver att tidigare uppgifter är klara innan de kan utföras. Om det finns uppgifter som kan utföras självständigt lägger du till dem i en egen behållare. 

Skapa din tidslinje

Det enklaste sättet att göra det här är att arbeta bakåt, särskilt om du har en absolut deadline för projektet. Om du inte har det kan du uppskatta hur lång tid varje uppgift bör ta och sedan lägga in dem i schemat därefter. Det är ofta en bra idé att överskatta hur lång tid en uppgift tar. På så sätt undviker man att oförutsedda händelser får hela projektet att hamna fel. 

Organisera dina uppgifter

Den här biten är riktigt tillfredsställande. Gå igenom uppgifterna med beroenden och skapa en sekventiell ordning för dem.  Så där! Nu vet du nu var du ska placera uppgifterna i ditt Gantt-schema.

Bygg ditt Gantt-schema i Lucidspark

Självklart har vi en mall för Gantt-scheman. Du behöver inte uppfinna hjulet på nytt. Öppna först mallen för Gantt-scheman i Lucidspark. Fyll sedan i de uppgifter som behöver utföras och som bestämdes under din brainstorm. Uppgifterna sitter på vänster sida av Gantt-schemat. Det finns bara nio i mallen, men du kan enkelt kopiera och klistra in ett oändligt antal uppgifter (detsamma gäller för alla andra objekt i diagrammet).

Tilldela varje team eller medarbetare en färg, och skriv in förklaringen längst ner i diagrammet. Varje uppgift har en motsvarande stapel som visuellt visar uppgiftens varaktighet. Ändra helt enkelt diagrammets övre axel till lämplig kalender, och dra sedan ut aktivitetsfälten till rätt längd för att visa den tid som varje uppgift pågår.

När Gantt-schemat är färdigt kommer du att märka att uppgifter med beroenden inte planeras att starta förrän beroendena har slutförts. Du kommer också att se att parallella uppgifter – lämpligt nog – har parallella staplar.

Dela diagrammet

En av fördelarna med att skapa ett Lucidspark-diagram är att det är enkelt att dela arbetsytor och hålla alla synkroniserade. Du kan dela med vem som helst genom att klicka på dela-knappen med pappersflygplanet i det övre högra hörnet. Och eftersom diagrammet lagras i molnet har de personer som du har delat diagrammet med alltid den senaste versionen.

Nu är det dags att be om feedback på diagrammet. Det är mycket, mycket enklare att justera tidslinjen, ändra beroenden och så vidare innan projektet börjar än att plötsligt behöva ändra på saker mitt i det. Få en bekräftelse från varje person som har tilldelats uppdrag av att de förstår de uppgifter som de har tilldelats och att de räknar med att slutföra dem till det angivna datumet. 

Spåra dina framsteg

När hela projektet är schemalagt är det dags att luta sig tillbaka och se hur uppgifterna blir lösta allt eftersom. 

Gantt-scheman används ofta av projektledare, men de har använts av alla tänkbara roller i alla typer av branscher. Du kan till och med använda ett Gantt-schema för personligt bruk för att hålla reda på ett projekt som bara du själv jobbar med. Det bästa med att använda ett Gantt-schema är hur tydligt det gör varje projekt. Plötsligt verkar en överväldigande programvarulansering helt genomförbar. Och i stället för att teamet blir paralyserat av ångest över ett enormt projekt kan alla andas lättare genom att dela upp det i små bitar.