Ah, las sesiones de lluvias de ideas. Siempre suenan tan prometedoras, ¡incluso interesantes! Dejar de lado el trabajo típico para encontrar soluciones nuevas y mejores para los problemas. Ser parte de un equipo de empleados motivados, ejercitar tu creatividad en reuniones dedicadas a generar ideas. 

Lamentablemente, así no son la mayoría de las reuniones de lluvias de ideas. Muchas ideas, pero poco enfoque. Y, a medida que las voces más altas ganan terreno, el resto de los participantes pierden interés. Fin del trabajo en equipo. 

¿Quieres consejos sobre cómo lograr sesiones de lluvias de ideas más efectivas para tu equipo? 

Con algunos aspectos fundamentales y algunas pautas básicas, sabrás cómo organizar una reunión de lluvia de ideas efectiva al instante. Empieza con una decisión simple, pero importante, que debe tomar el grupo.

7 consejos para mejorar las sesiones de lluvias de ideas

1. Asigna el moderador 

¿Qué sería de un bote sin timonel? En gran parte, lo mismo que una lluvia de ideas en grupo sin un moderador: una situación frustrante sin dirección. La función del moderador es fundamental para el desarrollo de reuniones efectivas de lluvia de ideas y para asegurarse de que se invierta bien el tiempo.

Cuando elijas a un moderador o facilitador, escoge a alguien imparcial, que no tenga miedo de guiar (o encausar) la conversación según sea necesario, y que se asegure de que todas las personas tengan la oportunidad de contribuir.

El facilitador de una lluvia de ideas también es quien delinea, aclara y hace cumplir las reglas en el grupo. Al final de la sesión de lluvia de ideas, el facilitador ayudará a identificar las mejores ideas, explicará los próximos pasos y compartirá las conclusiones con la compañía.

Una vez que hayas escogido al moderador correcto para tu lluvia de ideas en grupo, debes estar preparado para avanzar con nuestro consejo número dos. 

2. Reúne un equipo diverso

Para una reunión de lluvia de ideas efectiva, debes elegir el grupo sabiamente. Invita a personas de distintos orígenes y disciplinas dentro de tu organización. Obviamente los integrantes que elijas para el equipo deben tener algún tipo de conexión con el tema que buscas resolver en la sesión de lluvia de ideas. 

Si a un participante el tema de la reunión le resulta poco relevante o se siente demasiado alejado del problema, es posible que se le dificulte aportar a la conversación de manera significativa. 

Además de juntar a los empleados que tengan distintas perspectivas respecto del producto, empresa y clientes, asegúrate de que el grupo no sea demasiado grande ni demasiado pequeño. Para la mayoría de las reuniones de lluvias de ideas, el número perfecto está entre 6 y 10 participantes.

3. Propón la agenda para el equipo

Como cualquier otra reunión, una sesión de lluvia de ideas en grupo debe tener una agenda. Todos deben comprender el objetivo de la propuesta de ideas de antemano para que puedan estar listos para participar y proponer sus ideas.

Además, armar una agenda y delinear los objetivos de la lluvia de ideas para tu equipo servirá un segundo propósito. Te ayudará a ti (y al moderador) a verificar que se cumpla la agenda. Una lluvia de ideas efectiva empieza por la preparación y la planificación previas.

La agenda de tu lluvia de ideas puede incluir algunos de los siguientes aspectos:

• Empieza con una lluvia de ideas de práctica.
• Describe el problema que se debe solucionar.
• Plantea preguntas para inspirar al equipo.
• Permite que todos presenten sus ideas.
• Escribe todas las ideas presentadas.
• Desarrolla las ideas relacionadas.
• Haz un cierre y planifica los próximos pasos.

Según lo complejo o serio que sea el problema que tu equipo intenta solucionar, la sesión de lluvia de ideas e ideación tal vez requiera algunas reuniones de seguimiento.

4. Inspira a otros para que propongan ideas 

La lluvia de ideas no resulta natural para todas las personas. Con la dinámica de grupo en juego, hay una presión adicional para solucionar el problema con rapidez. En gran medida, el principal desafío es arrancar. 

Por ese motivo, es útil empezar con alguna actividad que rompa el hielo y haga fluir la creatividad. 

Esto puede ser una actividad sencilla que no tenga conexión ni relevancia con tu reunión de lluvia de ideas principal. La intención es que sea un momento para relajarse y favorecer el pensamiento fuera de lo normal para todo el grupo. 

Estas son algunas actividades simples y efectivas para romper el hielo:

• Asociación de palabras: Es tan fácil como suena. Elige un tema y crea una lista de palabras.
• Lluvia de ideas inversa: Elige palabras al azar. Pregunta qué productos inspiran estas palabras.
• Narrativa circular: Haz una introducción básica. Todos agregan algo para mantener viva la historia.
• Ladrillo extraordinario: Haz que el equipo enumere todos los posibles usos de un ladrillo. Cuanto más extravagantes, mejor.

Una vez que el equipo haya precalentado, se esté divirtiendo y esté pensando con libertad, es momento de que el facilitador dé comienzo a la verdadera reunión de lluvia de ideas. Para no perder el impulso o el entusiasmo, es útil enmarcar el pensamiento de tu equipo alrededor de una o más preguntas de "Cómo podríamos" (HMW, por sus siglas en inglés).

Las preguntas HMW están formuladas de tal modo que sugieren que la solución es posible y, al mismo tiempo, estimulan la imaginación del equipo. Por ejemplo, si se van a proponer nombres para un nuevo teléfono inteligente con una cámara fantástica, pregunta: "¿Cómo podríamos describir un teléfono hecho para personas creativas y artísticas?". 

Cuando plantees una pregunta HMW, verifica que no sea demasiado amplia (por ejemplo, "¿Cómo podríamos nombrar a un nuevo teléfono?") ni demasiado acotada (por ejemplo, "¿Cómo podríamos nombrar a un teléfono con una definición de 441 píxeles por pulgada combinada con una resolución de 1200 x 2640 píxeles en una pantalla OLED de 6.58 pulgadas?").

Usadas correctamente, las preguntas HMW provocarán la propuesta de ideas significativas, inspiradas y variadas.

5. Intenta documentar todo

Una vez que la sesión de propuesta de ideas esté en marcha, deberás registrar y anotar todo lo que puedas. No todas las ideas y sugerencias serán exitosas, pero ese no es el objetivo. A menudo, es el fragmento o la noción de un concepto lo que te llevará a ti y a tu compañía a la solución correcta.

En el espíritu de intentar documentar cuanto sea posible, te recomendamos que:

• Nombres a alguien del grupo para que tome notas/grabe la reunión.
• Uses una pizarra digital, un rotafolio o un pizarrón fácil de borrar durante la sesión.
• Envíes un email al grupo al final de la sesión para recapitular la reunión y definir los próximos pasos.

Durante la reunión en sí misma, ten a mano muchas notas adhesivas y marcadores. La intención es que sea divertida y no sea como una actividad de rutina típica. La mera presencia de las notas adhesivas digitales puede ser suficiente para alentar la participación del grupo. Como beneficio adicional, las notas adhesivas te permiten documentar el proceso.

6. Permite la propuesta de ideas individual

Obviamente, no todo puede lograrse o solucionarse en una sola reunión de lluvia de ideas. Aunque resulte menos obvio para algunos, no todo puede solucionarse únicamente dentro del equipo (ni se espera que así sea). En realidad, la lluvia de ideas en equipo puede ser menos eficiente que la lluvia de ideas individual.

Por ese motivo, deberás dedicar algún tiempo para que cada integrante del equipo pueda continuar la sesión de propuesta de ideas por su cuenta, a partir del punto en el que haya concluido la reunión grupal de lluvia de ideas.

El motivo por el cual la propuesta de ideas individual es más eficiente es que, cuando trabajan solas, las personas están libres del juicio de los demás y no se inhiben por las opiniones de otros. Una idea que una persona puede dudar en presentar ante el grupo puede transformarse en algo increíble si se le da la oportunidad.

Esto puede suceder como parte de la reunión grupal para la lluvia de ideas o entre las distintas sesiones, si divides la actividad en varios días. En cualquier caso, es importante compartir las ideas y analizar las semejanzas cuando el equipo vuelva a reunirse. Luego, podrás ver si la charla crea nuevas ideas.

7. Desarrolla las ideas en común

Durante la lluvia de ideas inicial, la creatividad es bienvenida. Nada es demasiado disparatado. Buscamos cantidad sobre calidad. La espontaneidad es clave. Asegúrate de reunir una larga lista de ideas de las cuales elegir. 

Una vez que pase la tormenta de ideas, empezarán a emerger los patrones. Empezarás a notar semejanzas entre los conceptos.

Es conveniente que el facilitador organice y categorice las ideas, para usarlas como base de un análisis más detallado. Cuando todos hayan tenido la oportunidad de colaborar, es más fácil trabajar juntos para encontrar la solución. Las personas se comprometen más fácilmente con las ideas que ellas mismas ayudaron a desarrollar. 

Unifica todo

Recuerda: organizar y conducir las sesiones de lluvias de ideas solo tiene como objetivo el ayudar a que tu equipo proponga posibles soluciones. Llevar esas ideas a la acción es algo que sucederá más tarde. Para facilitar sesiones de lluvias de ideas más exitosas y efectivas y llegar a esas soluciones más rápido, incorpora a Lucidspark en tu paquete de aplicaciones.