Beneficios del trabajo en grupos pequeños durante las reuniones

Por lo general, la palabra "reunión" no evoca muchos pensamientos positivos. Aunque son inevitablemente necesarias, las reuniones interrumpen los flujos de trabajo, se extienden demasiado y hieren la motivación si no se las planifica con intención y objetivos claros. 

Por suerte, hay muchas formas de hacer que las reuniones sean más colaborativas y productivas. Además de usar gráficos y herramientas de colaboración gráfica, incorporar el trabajo en grupos pequeños y las sesiones en salas separadas dentro de las reuniones son buenas maneras de permitir que los integrantes del equipo permanezcan concentrados, mejorar la colaboración y la comunicación dentro del equipo y alentar el pensamiento creativo. 

Veamos cómo el trabajo grupal puede hacer que las reuniones sean más productivas, cómo luce el trabajo en grupos pequeños, los beneficios del trabajo en grupos pequeños y cómo facilitar el trabajo grupal durante las reuniones. 

Cómo el trabajo en grupos pequeños mejora la productividad de las reuniones

A menudo, cuando los equipos se reúnen para las reuniones, hay un líder de la reunión y un punto de foco central. Si los integrantes del equipo están ocupados, estresados, distraídos o tienen sueño, este formato puede generar desinterés, desdén o, incluso, un par de cabeceos. En pocas palabras, el trabajo en grupos pequeños o las sesiones en salas separadas rompen la monotonía de las reuniones, permiten que los equipos mantengan el interés y hacen que las reuniones tengan más sentido. 

Los grupos pequeños significan más eficiencia 

Las reuniones grandes simplemente no alientan el mismo nivel de participación, colaboración e interacción que los grupos más pequeños y más concentrados. Si se trata de la colaboración y la participación, los grupos pequeños son superiores a los grupos más grandes prácticamente en todas las ocasiones. 

La evidencia respaldan esta afirmación: El estudio más reciente de Gallup sobre el estado del ámbito laboral estadounidense observó que las principales compañías de EE. UU. tienen los niveles más bajos de participación, mientras que las compañías más pequeñas, tienen los niveles más altos. 

Esto era así incluso antes de la pandemia: si agregamos los efectos de las reuniones mayormente remotas o dispersas y por Zoom, la situación se agrava con un entorno que ya era susceptible a una baja participación y la pérdida de concentración en medio de la reunión.

Es claro que, cuando se trata de una colaboración y participación efectivas, el tamaño del grupo importa. Cuanto más grande sea el grupo, más difícil puede ser lograr el consenso y seguir avanzando con el trabajo. El trabajo individual tiene sus propias dificultades: aunque les otorga a los integrantes del equipo más control para avanzar rápidamente, es inherentemente cerrado. 

El trabajo en grupos pequeños abre la puerta para una ideación y una colaboración más creativas sin la burocracia inevitable que se asocia con el trabajo en grupos más grandes. Cuando utilizas grupos pequeños para buscar soluciones o lograr un entendimiento en una reunión, notarás mejoras en la responsabilidad y en la comunicación.  

Permite que los integrantes del equipo interactúen entre sí 

Algunos entornos son naturalmente más colaborativos. Una reunión grande de todos los departamentos de la compañía solo deja tiempo para uno o dos presentadores, y los integrantes del equipo podrían no sentirse cómodos para hablar en frente de un grupo grande. Por otro lado, el trabajo individual es precisamente eso: aislado de los demás compañeros de equipo y de las ideas importantes. 

El trabajo en grupos pequeños alienta a los integrantes del equipo a colaborar y a interactuar entre sí de manera eficiente en relación con el tiempo. La unión estrecha que se da naturalmente en el trabajo en grupos pequeños también permite que los integrantes del equipo con más antigüedad o habilidades transmitan su conocimiento a sus compañeros de equipo y les otorga a los integrantes del equipo que trabajan más aislados una oportunidad de compartir sus ideas en un entorno menos intimidatorio. 

Incorporar el trabajo en grupos pequeños durante las reuniones

Entonces, ¿cómo puedes empezar a incorporar el trabajo en grupos pequeños en tus reuniones? Empecemos por los aspectos básicos. 

Cómo es 

Primero, concéntrate en el tamaño del grupo. El profesor de Psicología de Harvard J. Richard Hackman introdujo la idea de "gestión de los vínculos" que, básicamente, afirma que cuantos más "vínculos" o integrantes del equipo introduzcas en un entorno de trabajo colaborativo, menor es la probabilidad de que el grupo siga siendo productivo. Todas las organizaciones tienen su punto óptimo, pero Hackman sugiere mantener a los equipos por debajo de las dos cifras para evitar las dilaciones en el trabajo grupal.

Quiénes participan 

El trabajo en grupos pequeños exige más organización que simplemente armarlos. El mismo estudio de Gallup concluyó que los gerentes continúan teniendo el impacto más importante en los niveles de participación. Cuando el equipo se torna demasiado grande, cada vez resulta más complicado para el gerente interactuar con cada uno de los integrantes. Como resultado de ello, los integrantes del equipo se sienten menos apoyados, un fenómeno que la psicóloga y profesora de gerenciamiento Jennifer Mueller denomina "pérdida relacional". 

Las organizaciones empresarias más grandes que simplemente no pueden mantener a los equipos en estos tamaños pueden beneficiarse si invierten en tecnologías colaborativas que permiten facilitar la colaboración más natural del trabajo en grupos pequeños. 

Cómo se desarrolla 

En una reunión más grande, simplemente divide a los equipos en grupos pequeños y asígnales una tarea. Fija un tiempo específico para que el grupo colabore para proponer ideas y soluciones, y luego vuelvan a reunirse para presentarlas. Estos grupos pueden elegir a una persona para que comparta las ideas con el grupo más grande. 

Para los empleados acostumbrados a reuniones más grandes y tradicionales de tipo presentación, cambiar al trabajo en grupos pequeños y a las sesiones separadas puede exigir cierta adaptación, y los gerentes de proyecto podrían encontrar resistencia de los integrantes del equipo que prefieren trabajar solos. Libera la presión de tus equipos haciendo un recorrido de los beneficios del trabajo en grupos pequeños y organizando algunas sesiones de bajo riesgo para romper el hielo. Asigna un gerente a cada grupo pequeño para que cada integrante del equipo se sienta apoyado, y controla los niveles de participación a lo largo del tiempo.  

Beneficios del aprendizaje en grupos pequeños en las reuniones

Salvar las fallas de conocimiento de los integrantes del equipo 

Todos tenemos puntos ciegos y fallas en nuestros conocimientos. Los grupos pequeños reúnen a los bancos de conocimientos y habilidades complementarias para encontrar soluciones y empoderar a los integrantes del equipo para que desarrollen sus puntos fuertes.

Crea confianza y unidad

Para muchas personas, el trabajo en grupos puede ser estresante. El trabajo en grupos pequeños alienta a los integrantes del equipo para que compartan sus ideas en un entorno colaborativo y acrítico sin la presión de una presentación o del desempeño. Implementar herramientas colaborativas como las pizarras digitales también puede permitir que los integrantes del equipo se sientan cómodos para compartir sus ideas de manera menos ordenada. 

Los integrantes del equipo naturalmente se asesoran y guían entre sí

El entorno de trabajo continúa cambiando rápidamente, y los gerentes deben ayudar a que sus equipos encuentren nuevas formas de mejorar sus habilidades, aprendan otras y no dejen de aprender. Los grupos pequeños naturalmente fomentan que los integrantes del equipo compartan sus habilidades con sus compañeros y se ayuden mutuamente a mejorar. 

Más oportunidades para comentarios

Los grupos pequeños llegan a un consenso más rápidamente, y cuando haces que más equipos, y más pequeños, trabajen para solucionar un problema, obtienes más soluciones, y más diversas, para ese problema. El resultado de cada grupo ofrece oportunidades para que los gerentes colaboren con los integrantes del equipo, planteen preguntas, compartan comentarios sobre el avance y lleguen a una solución innovadora. 

Aumento de la motivación 

Cuando los equipos pueden desplegar sus fortalezas, se sienten empoderados para expresarse y compartir sus ideas. Los grupos pequeños favorecen que se compartan las ideas sin críticas ni intimidación, lo que aumenta la motivación y la participación. 

Cómo facilitar el trabajo grupal en las reuniones

Fijar el proceso y la estructura para el trabajo en grupo en una reunión es una cosa. Facilitar estas sesiones separadas más pequeñas es otra. 

Incorpora herramientas colaborativas 

Dales a tus equipos las herramientas que necesitan para colaborar con eficiencia. Las herramientas de colaboración virtual y gráfica, como los diagramas de flujo, las pizarras digitales y los tableros para sesiones separadas permiten que los equipos se organicen y se concentren en el problema que tienen entre manos. La referencia gráfica compartida constante también permite que se generen ideas más creativas. 

Usa un facilitador para las reuniones 

Asegúrate de que haya un facilitador de la reunión que tenga objetivos claros y se haya preparado para la reunión. Este facilitador de la reunión fija una tarea clara y concreta, y establece las expectativas para la sesión. Una vez que se activó el cronómetro y comienza el trabajo colaborativo, este facilitador también puede detectar cuando los grupos encuentran obstáculos en su manera de pensar, o cuando los integrantes de los equipos pierden interés y el curso. 

Las reuniones grandes suelen ser abrumadoras para los integrantes del equipo y poco productivas cuando se ofrecen demasiadas opiniones. Reducir el tamaño de la reunión y usar herramientas colaborativas como Lucidspark para implementar el trabajo en grupos pequeños aumenta la participación, fomenta una comunicación efectiva, mejora la innovación y ofrece una mejor concentración para la colaboración.