Cinco pasos para crear los KPI de un proyecto para alinear las metas y los objetivos del equipo

Cuando se trata de lograr el éxito planificando con anticipación, como dijo Abraham Lincoln, "denme seis horas para talar un árbol y pasaré las primeras cuatro horas afilando el hacha".

Planificar para lograr el éxito es una cosa. Pero ¿cómo se define el éxito? Para los líderes de equipo, gestores de proyecto, gerentes de producto o cualquier otro profesional impulsado por el desempeño, esa respuesta varía según el proyecto o el equipo. Dentro de una organización que lleva un ritmo acelerado, incluso esos parámetros evolucionan con el tiempo.

Esta es precisamente la razón por la que los KPI son una medida invaluable del éxito para cualquier empresa con mentalidad tecnológica.

¿Qué es un KPI?

KPI son las siglas de "Key Performance Indicator", que significa "indicador clave de desempeño". Los KPI les dan a las personas y a los equipos el enfoque que necesitan para poner en marcha mejoras estratégicas, porque les muestran cuando se está avanzando hacia un resultado previsto. También proporcionan un medio no sesgado para la toma de decisiones.

Cuando se utiliza un KPI para medir el éxito, el desempeño deseado se define como un objetivo. El avance se mide con respecto a esos objetivos por medio de indicadores "adelantados" (pensados con respecto a eventos o resultados futuros) e indicadores "rezagados" (pensados con respecto al pasado, para ver si esos resultados se lograron).

Por ejemplo, la satisfacción actual del cliente o el reconocimiento de la marca se considera un indicador adelantado de un producto. Los ingresos del año anterior son un indicador rezagado, ya que muestra lo que ya pasó.

En pocas palabras, los KPI les permiten a las organizaciones basadas en datos seguir adaptándose según los comportamientos de los clientes.

Los KPI son únicos para cada organización y deben corresponder a resultados específicos. Sorprendentemente, encontrar la serie de KPI más relevante para tu empresa no tiene que ser muy complicado. 

¿Cómo crear KPI?

Elaborar KPI para tu empresa requiere una mirada estratégica. Sin enfoque o disciplina, la lista de posibilidades puede volverse infinita.

Al crear KPI, defines tus objetivos identificando las preguntas que más necesitas responder sobre el estado de tu empresa. 

1. Establece el contexto de tus KPI

Cuando se trata de priorizar los objetivos de negocio, la claridad es imprescindible. Después de todo, no estás seleccionado cualquier indicador de desempeño, sino los "clave".

Eso depende de tus objetivos y estrategia de negocio. Es por eso por lo que es tan importante identificar las circunstancias que darán forma al quién, qué, por qué, cómo y cuándo de tus KPI.

Una forma simple y eficaz de establecer el contexto de los KPI es crear un lienzo de modelo de negocio.

El lienzo de modelo de negocio ofrece un resumen de una página de cómo debería funcionar tu empresa según la mejor información que tengas a mano. Creado por el teórico de negocios Alexander Osterwalder a mediados de la década de 2000, es una forma eficaz de ayudar a las empresas a condensar la planificación estratégica de los KPI.

Piensa en eso como en un mini plan de negocio. Algunos de los elementos clave de un lienzo de modelo de negocio son:

• Propuesta de valor. Debe informar todo lo que haces en una sola oración. Puede ser tu misión, el problema que esperas resolver o el producto o servicio que estás desarrollando.
• Relaciones con los clientes. Aquí es donde defines cómo (o dónde) te comunicas con cada segmento de clientes, estableces una relación y les explicas por qué tu solución es la mejor.
• Segmentos de clientes y de mercado. Son las personas, grupos u organizaciones que podrían beneficiarse realmente con tu solución. Encontrarlos requerirá investigación y búsqueda.
• Canales. Una vez que hayas identificado los distintos segmentos, estos son los puntos en los que se realizan las interacciones, se aporta valor y los clientes acceden fácilmente a tus soluciones.
• Socios clave. Producir, comercializar y entregar tu solución a los clientes a menudo requerirá trabajar con otras personas. Esta lista incluye proveedores, distribuidores y vendedores.
• Flujos de ingresos y modelo de precios. ¿Qué pagarán los clientes y cómo pagarán por tu producto o servicio? Ya sea que se trate de compra única o suscripción, asegúrate de que los costos están cubiertos.

A la hora de crear KPI, un lienzo de modelo de negocio es una forma estupenda de establecer el contexto necesario y pulir tus métricas de éxito más importantes. 

2. Identifica tus objetivos a corto y largo plazo

Mantén tus objetivos cualitativos en este punto. Planifica una lluvia de ideas sobre los KPI, tanto individualmente como en equipo, con el foco en cómo se medirá el desempeño. Intenta plantearte preguntas orientadas a los KPI, por ejemplo:

• ¿Cuál es el resultado ideal del lanzamiento de este producto o servicio?
• ¿Qué hace que este resultado sea importante para nuestra organización?
• ¿Cómo se medirá nuestro avance hacia este resultado?
• ¿Qué acciones influyen en el logro de este resultado?
• ¿Quién o qué equipo es responsable en última instancia de este resultado?
• ¿Con qué frecuencia revisaremos o ajustaremos el avance hacia este resultado?

Por su dimensión y naturaleza, algunos objetivos (por ejemplo, hacer una lluvia de ideas de más de 50 posibles nombres de producto y luego reducirlos a unos cinco finales) pueden asignarse y cumplirse rápidamente. Todos ellos son objetivos a corto plazo ideales para ayudar a dar forma a tus KPI. En cambio, pasar del concepto al lanzamiento del producto en 18 meses es un esfuerzo a más largo plazo e implica el seguimiento de más personas, recursos e hitos.

Una vez que todos hayan ideado y recopilado sus objetivos a corto y largo plazo, resultará útil ordenarlos en categorías. Para alinearse con la línea de tiempo de tu solución, esas categorías podrían reflejar la etapa en la que esos objetivos encajan en el ciclo de vida del proyecto: inicio, planificación, ejecución y cierre.

3. Define las métricas clave del éxito para cada objetivo 

Aquí es donde las métricas cuantitativas pasan a formar parte del proceso de creación de los KPI. Identifica qué métricas de KPI son más importantes para los departamentos de marketing, ventas o finanzas de tu organización y, a continuación, utiliza las métricas de desempeño empresarial estándar con las que esos equipos están familiarizados:

• MRR. Los ingresos recurrentes mensuales son una métrica crítica, especialmente para las empresas de SaaS. Es una medida normalizada de los ingresos predecibles, que da una idea de la situación financiera actual. Por ejemplo, si una empresa tiene 12 suscriptores que pagan $500 al mes, su MRR es de $6000.
• NRR. De forma similar al MRR, la retención neta de ingresos es tu porcentaje de ingresos recurrentes en un período de tiempo determinado después de contabilizar las cancelaciones, las bajas de categoría o los ingresos por expansión. Un NRR > 100 % indica crecimiento. La mayoría de las empresas de SaaS se esfuerzan por conseguir un NRR > 125 %.
• CPA. El costo por adquisición es una métrica habitual, y por qué es mejor retener a un cliente que atraer a otros nuevos. El CPA se calcula dividiendo el costo total de captar clientes por el número de clientes captados. Tener rentabilidad significa recuperar el CPA a través de las ventas.
• NPS. El índice de promotores netos (net promoter score) es una medida de la lealtad de los clientes popularizada por las encuestas de satisfacción con puntuación de 0 a 10 (0 = nada probable, 10 = extremadamente probable). El NPS se clasifica en una de estas tres categorías: promotores leales (de 9 a 10), pasivos satisfechos (de 7 a 8) y detractores (de 0 a 6).
• Crecimiento de los ingresos. Es una medida sencilla y eficaz del desempeño. Basta con hacer un seguimiento de los ingresos por ventas durante un período, digamos el segundo trimestre. Resta los ingresos totales por ventas del primer trimestre de los ingresos del segundo, y divide esa cifra por los ingresos totales del primero. Positivo o negativo, ese es el crecimiento de los ingresos.

Otras métricas comerciales estándar para medir los KPI son la conversión, el porcentaje de clientes conseguidos por las iniciativas de ventas y la retención, el porcentaje de clientes conservados frente a los perdidos a causa de la competencia, de cambios en los intereses o necesidades de los clientes y de la insatisfacción con el producto.

Muchos gerentes de éxito del cliente y de producto también utilizan métricas estándar de desempeño del producto que miden el uso, la interacción y la aceptación de los productos después de que se hayan vendido o lanzado, por ejemplo:

• Adopción de funciones. Una métrica común de activación de usuarios que expresa cuántos usuarios interactúan con una función del producto. Las funciones no utilizadas disminuyen el valor percibido y viceversa.
• Adopción del producto. Es una medida de activación de usuarios para una aplicación móvil o web.
• Acciones del usuario dentro de las sesiones. Cuando alguien visita un sitio web, es una medida de su grado de participación a través de páginas vistas, clics, reproducciones de video, etc. dentro de una sesión.
• DAU. Usuarios diarios activos tras la adopción del producto. O, una vez que tienen la aplicación, es el número de clientes que interactúan con ella. La métrica es si la abren o la ven en un día determinado.
• MAU. Usuarios mensuales activos, que es la suma agregada de DAU durante un mes.

Cuando busques formas de medir el desempeño de un KPI, no te faltarán métricas para fundamentar tu investigación. Elige las métricas que sean más relevantes para tu producto, servicio o solución y que proporcionen la información más útil.

4. Agrega KPI a tus mapas de ruta de producto 

No se puede medir lo que no se registra. Al igual que los aparatos de gimnasia que se guardan en el sótano, los KPI no se utilizarán mucho si se mantienen fuera de la vista de quienes dependen de ellos para realizar mejoras diarias (e incluso por hora).

Para mejorar la visibilidad y la alineación del proyecto, adjunta tus KPI a un mapa de ruta del producto.Tal como su nombre lo indica, un mapa de ruta de producto es una herramienta que ayuda a los equipos a ir de un punto a otro. Pero en lugar de un destino o lugar, trazas las etapas de desarrollo de un producto a lo largo del tiempo.

Los mapas de ruta no solo ayudan a los equipos a visualizar cómo llevar un producto a donde queremos que esté en las próximas semanas o meses, sino que también mantienen a todos alineados (y actualizados) sobre el avance realizado. Es por eso por lo que los mejores mapas de ruta de producto son en línea, interactivos y fáciles de consultar para los miembros del equipo.

5. Haz referencia a los KPI durante las reuniones de equipo

En cualquier lugar de trabajo basado en datos y orientado al desempeño, los KPI tienen un papel activo en las sesiones de planificación de proyectos, las reuniones iniciales, las reuniones de departamento, los mapas de ruta trimestrales y los informes anuales. ¿A qué se debe la alta visibilidad de los KPI? A que sirven para mejorar el enfoque y el avance hacia objetivos de negocio significativos.

Cuando los empleados establecen metas anuales, los KPI deben consultarse como una forma de medir la mejora personal. Hacerlo ayudará a garantizar que las tareas individuales sean en pos de los KPI de toda la empresa.

Una vez que los KPI se conviertan en parte de la mentalidad de desarrollo de productos dentro de tu organización, crearlos se convertirá en algo natural. Cuanto más detallada sea tu visión de la solución que ofreces, más te ayudará a tener información para los KPI de tu producto o servicio, lo que te permitirá adaptarte al cambio.

Cómo usar los KPI para el éxito a largo plazo

Los KPI son herramientas, no reglas. Para garantizar que tus KPI sigan impulsando el desempeño y el éxito que deseas, revísalos regularmente. ¿Los KPI que utilizas siguen siendo relevantes para el trabajo y están alineados con tu empresa? A medida que los proyectos evolucionan con el tiempo o la empresa cambia de estrategias, es probable que algunos de tus KPI también deban cambiar. 

Solo asegúrate de comunicar cualquier cambio en tus KPI y por qué los realizas. Los equipos y las organizaciones aprovecharán al máximo sus KPI cuando comprendan exactamente lo que estás midiendo, el propósito de usar esas métricas y cómo se conectan con tu estrategia general. 

Haz un seguimiento de tus KPI de tu equipo y comunícalos con Lucid.