Comparación entre la colaboración asincrónica y la sincrónica

La forma de realizar el trabajo en una organización puede depender de las preferencias, las necesidades y los roles de tu equipo. Tanto con la comunicación asincrónica como con la sincrónica, las organizaciones pueden trabajar de forma flexible y permitir que los equipos tengan la oportunidad de colaborar juntos y comunicarse de forma eficiente. 

En este artículo, explicamos cómo decidir entre la comunicación asincrónica y la sincrónica, y cuándo y dónde resulta más adecuado implementar estos métodos de colaboración. 

¿Qué es la colaboración asincrónica? 

La colaboración asincrónica ocurre cuando los miembros de un equipo trabajan juntos y siguen su propio cronograma sin la necesidad de estar disponibles en el mismo momento. Todos se reportan cuando pueden, hacen su trabajo de forma independiente y se comunican por medio de una herramienta o plataforma asincrónica: los medios de colaboración asincrónica más populares son el correo electrónico, los software de gestión de proyectos o las herramientas de comunicación en el trabajo. Si bien no todos los miembros están disponibles en el mismo momento, cada uno continúa trabajando y haciendo su aporte como parte del equipo. 

Definición 

La colaboración asincrónica se define como el trabajo en equipo realizado en horarios independientes. Gracias a la Internet, la colaboración asincrónica logró instalarse y volverse más popular en el entorno de trabajo. Sin embargo, la adopción de este método se vio superada por el desarrollo tecnológico, ya que, inicialmente, algunas empresas manifestaron su escepticismo respecto de esta forma de trabajo. 

Métodos de colaboración asincrónica

En un marco de colaboración asincrónica, los miembros de los equipos tienen la libertad de cumplir horarios independientes. Por lo tanto, las herramientas de comunicación en línea que facilitan el uso compartido de la información son una forma popular (y necesaria) de trabajar. Los administradores y supervisores utilizan los mensajes de video, las presentaciones con diapositivas, los documentos compartidos y las plataformas de mensajería para compartir información de contexto y datos sobre futuros proyectos. 

A continuación, incluimos algunas ideas para implementar la colaboración asincrónica en línea. 

• Cadenas de correo electrónico: los simples correos electrónicos son una de las primeras herramientas de Internet que se utilizan en la gestión de proyectos. Cuando se trata de proyectos complejos, el seguimiento de los detalles y el uso compartido de datos por medio del correo electrónico pueden resultar más complicados. Sin embargo, completar tareas simples mediante la comunicación por cadenas de correo suele ser bastante sencillo. 
• Mensajes privados: cuando se abre un debate asincrónico entre dos personas, siempre se puede agregar contexto adicional, responder preguntas y compartir documentos de forma privada. Organizar mensajes es más sencillo que organizar correos electrónicos, y los mensajes son un medio fácil de emplear para hacer preguntas de seguimiento o comentarios rápidos. 
• Documentos de proyectos: la colaboración mediante un documento compartido es ideal para el trabajo creativo cuando se busca entregar un resultado en conjunto, como un documento técnico o una presentación. Los documentos compartidos también se pueden utilizar para realizar lluvias de ideas y transmitir a cierto grupo información compleja o de capacitación, sin tener que organizar una reunión. 
• Mensajes de voz: como alternativa a las presentaciones, se puede capacitar o compartir información compleja de forma asincrónica mediante mensajes de voz. Los miembros de tu equipo pueden hacer preguntas de seguimiento, si las tienen, y puedes compartir la misma información en varias oportunidades, sin tener que organizar reuniones individuales en reiteradas ocasiones. 
• Pizarras virtuales: como muchas personas aplican un pensamiento visual y algunos temas pueden explicarse mejor mediante la colaboración gráfica, puedes utilizar una pizarra virtual para ofrecer cierto grado de flexibilidad y funcionalidad a los equipos asincrónicos. Una buena pizarra virtual funciona como un documento en donde se pueden registrar las mejores ideas de un equipo y, en comparación con otros métodos, suele resultar mucho más eficaz para la recopilación de ideas pasajeras. 

La comunicación asincrónica es esencial para los equipos distribuidos de forma remota, pero también existen situaciones en las que resulta más adecuado implementar un método de comunicación sincrónico. 

¿Qué es la colaboración sincrónica? 

Para lograr la colaboración sincrónica, se requiere que los equipos trabajen juntos en el mismo momento, a menudo de forma presencial o a través de una videollamada o una llamada telefónica. Además, el trabajo sincrónico también puede realizarse por medio de plataformas de mensajería. Por lo general, el trabajo sincrónico está ligado a la expectativa de que todo el equipo trabaje en el mismo horario y se encuentre disponible conforme al mismo cronograma. 

Antes de la aparición de la Internet, la mayoría de los trabajos eran sincrónicos y se realizaban de forma presencial en un mismo lugar. El ejemplo clásico de la colaboración sincrónica es el de un equipo que trabaja en una oficina y llega al trabajo y regresa a su casa en horarios similares. Muchas organizaciones aún consideran que la colaboración sincrónica es el contexto ideal para promover el trabajo en equipo y la creatividad. 

Definición 

La colaboración sincrónica se define como el trabajo en equipo mediante reuniones, respuestas a mensajes casi instantáneas y un cronograma compartido. Se espera que los miembros de los equipos tengan una disponibilidad similar para que puedan completar su trabajo en el mismo momento y comunicarse entre sí cuando sea necesario. 

Métodos de colaboración sincrónica

Los miembros de los equipos responden a los mensajes casi de forma inmediata y dependen de las reuniones para compartir información y establecer las prioridades de trabajo. Las reuniones individuales y grupales pueden constituir gran parte del trabajo diario de un supervisor. Cuando el equipo entero trabajo en el mismo momento, las herramientas de colaboración pueden conducir a interrupciones, pero también permitir que los contratistas independientes reciban mensajes y los respondan rápidamente. 

Entre las herramientas que facilitan la colaboración sincrónica, se encuentran las siguientes. 

• Videoconferencias: en una videollamada a través de Zoom, Facetime, Google Meet u otra plataforma de videoconferencias, se requiere que todos los participantes estén disponibles, lo que permite que los equipos se encuentren. Este es el método más adecuado para cuando debe existir retroalimentación, se debe compartir información compleja o hay que debatir un tema incierto. 
• Llamada telefónica: con una llamada telefónica, resulta posible tener una conversación continua y en directo, sin tener que pensar en establecer un fondo para un video o preocuparse por distracciones visuales. Puede ser una gran estrategia para hablar sobre un problema de forma individual o revisar información cuando no es necesario utilizar gráficos compartidos. 
• Mensajes: si bien los mensajes suelen utilizarse como un medio de colaboración asincrónica, también pueden formar parte del paradigma de la colaboración sincrónica. Por lo general, se espera que los equipos estén disponibles para responder mensajes en un horario en particular. 
• Pizarras o documentos compartidos y videollamadas: en las videollamadas, puede compartirse la vista de una pizarra. De esta manera, los equipos tienen el mismo contexto durante su colaboración. 

Estos dos marcos de colaboración tienen ventajas y desventajas, por lo que deberás evaluar con cuidado cómo y cuándo implementarlos.

¿Cuándo resulta eficaz implementar la colaboración asincrónica? 

La colaboración asincrónica resulta particularmente eficaz en aquellas situaciones en las que los equipos están distribuidos geográficamente, los proyectos pueden completarse a partir del trabajo individual de cada miembro y se necesitan períodos extensos de trabajo detallado. Existen varios proyectos diferentes de distintos sectores y disciplinas que pueden adaptarse al trabajo asincrónico si se modifican las herramientas y las estrategias de comunicación. 

Muchos equipos comenzaron a ampliar mucho más el alcance de la comunicación asincrónica como consecuencia directa de la pandemia de la COVID-19 y la necesidad de trabajar de forma remota. A partir de esta situación internacional, las organizaciones aprendieron a colaborar de forma asincrónica. 

• Con equipos internacionales: si tu equipo está compuesto de personas en varias zonas horarias, la colaboración asincrónica servirá para que todos puedan hacer sus aportes aunque se encuentren a grandes distancias y no estén disponibles en el mismo momento. 
• Pare reducir las interrupciones: crear un equilibrio entre vida y trabajo para tu equipo puede ser más sencillo con la colaboración asincrónica, ya que las personas pueden hacer su mejor trabajo en proyectos detallados y sentir que pueden desconectarse de los canales de comunicación con más frecuencia sin que haya consecuencias. 
• Para ampliar tu alcance: si necesitas fomentar una mayor aceptación del trabajo colaborativo o incluso animar a algunos colaboradores más a que se unan a tu equipo, puedes implementar la colaboración asincrónica. 

Si no estás seguro de la colaboración asincrónica, puedes experimentar con su implementación. Comienza por registrar los detalles del proyecto, las reuniones o el trabajo. Si puedes recopilar o registrar toda la información y, luego, permitir que otras personas hagan preguntas, entonces probablemente puedas implementar la colaboración asincrónica en tu caso particular. 

¿Cuándo resulta eficaz implementar la colaboración sincrónica? 

La colaboración sincrónica suele ser necesaria siempre que exista un alto grado de ambigüedad, el tema sea ampliamente detallado o complejo, o el proyecto requiera acción inmediata. Si los miembros de los equipos se reúnen en el mismo momento, pueden empezar debates presenciales y recibir comentarios e interactuar de forma inmediata. 

Otra estrategia consiste en combinar la colaboración asincrónica y la sincrónica. Esto suele implementarse en entornos de trabajo remotos para obtener ventajas de ambos métodos. 

Sin embargo, un punto que debe tenerse en cuenta es que la colaboración asincrónica no es necesariamente un sinónimo del trabajo remoto, así como la colaboración sincrónica tampoco es sinónimo del trabajo en una oficina. Es posible formar un equipo sincrónico altamente eficiente que solo trabaje en línea, así como un equipo ubicado en una oficina que comparta un espacio de trabajo físico y que trabaje en función de cronogramas espaciados (con períodos superpuestos programados o no). Al margen del lugar en donde trabajes, lo más conveniente es adaptar el modelo de colaboración a la forma en que tu equipo trabaja mejor.

Cómo utilizar Lucidspark para ambos tipos de colaboración 

Con Lucidspark, los equipos pueden crear elementos gráficos y colaborar en ellos, o utilizar una pizarra digital para compartir sus ideas e información. Puedes utilizar Lucidspark durante una reunión presencial o crear un gráfico que se comparta con tu equipo para recibir comentarios o sugerencias. Así, todas las ideas y los debates quedarán registrados en el documento compartido después de la reunión, de manera que los miembros de los equipos puedan revisarlos en el momento de su conveniencia.

Con la comunicación gráfica, existen posibilidades tanto para el modelo de colaboración asincrónica como de colaboración sincrónica, ya sea que los empleados trabajen desde su hogar o en una oficina. Es una estrategia que optimiza la comunicación y permite que todas las personas vean y trabajen en el mismo contexto.