Cómo mantener involucrados a los equipos remotos

La interacción de los empleados es crucial para el desempeño del equipo y el éxito del negocio. Un estudio de Gallup concluyó que los equipos que más interactúan superan a los equipos que no lo hacen en términos de rentabilidad, calificaciones de los clientes y productividad. Además, los equipos que muestran interés tienen menores tasas de rotación del personal, pierden menos días de trabajo e, incluso, hacen un trabajo de mejor calidad que sus pares que interactúan menos.  

No obstante, mantener a los empleados involucrados puede ser difícil, y cuando tu equipo trabaja a la distancia, el desafío es aún mayor. 

La interacción de los empleados se relaciona fundamentalmente con cuán fuerte es la conexión que estos sienten respecto de su lugar de trabajo. Cuando tu equipo está en distintos lugares e, incluso, zonas horarias, puede ser difícil sentirse conectados y crear el tipo de relaciones que mejoran el ánimo del grupo. 

Entonces, ¿cómo podemos ayudar a que los empleados remotos se mantengan conectados e interactúen en el trabajo y entre sí? 

Aquí te contamos algunas de las dificultades inherentes a mantener el interés de los equipos remotos y cómo aumentar la interacción de los empleados a la distancia.  

Los desafíos de trabajar a distancia 

El interés de los empleados proviene de la creación de una conexión fuerte entre los empleados y la organización. Esa conexión se construye y se refuerza de muchas maneras distintas, incluidos la cultura de la compañía, la creación de lazos en el equipo, la capacitación y el desarrollo, el reconocimiento y los comentarios, y una fuerte comunicación y colaboración. 

Pero, cuando los empleados trabajan desde casa, puede ser difícil brindar esas oportunidades. 

Por ejemplo, no es posible simplemente caminar hasta el escritorio de tu compañero de trabajo para hacerle una pregunta rápida o derramar el té en una charla de pasillo. Además, el teletrabajo significa que las personas pueden tener horarios flexibles o variables (especialmente si el equipo está diseminado en distintos husos horarios). 

Esto puede complicar las comunicaciones y la colaboración y generar frustración, falta de alineación y mal desempeño... todas recetas para la pérdida de interés y para integrantes del equipo poco felices. 

Pero no tires la toalla aún.

Lograr el interés de equipos remotos exige cierta creatividad y ajustes, pero vale la pena. 

Trabajar a distancia les da a los empleados más autonomía, una mayor flexibilidad y un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal (por no mencionar que no hacen falta los largos viajes temprano a la mañana). Todos estos factores contribuyen a equipos más felices y más involucrados. ¡Todos ganan!

La clave es crear las condiciones para el éxito. 

Cómo mejorar el interés de los equipos a distancia

Los líderes y los gerentes de equipos de las organizaciones deben trabajar juntos para desarrollar una cultura que apoye y faculte a su fuerza laboral a la distancia. Con la estructura y los procesos correctos, puedes empoderar a equipos remotos muy interactivos. 

Usa estos consejos para empezar.

Define las expectativas 

Una gran parte de la pesadumbre que proviene del trabajo a distancia tiene que ver con una mala comunicación. Cuando no puedes reunirte en una misma sala o no puedes caminar hasta el escritorio de tu compañero de trabajo para hacerle una pregunta rápida, es fácil que la información se pierda en la confusión o que se malinterprete un tono. 

Anticípate a estos inconvenientes definiendo expectativas claras desde el principio. 

Por ejemplo, aclara qué canales deben usar los integrantes del equipo para comunicarse entre sí. ¿Teléfono, correo electrónico, videochat, Slack? ¿Cómo se controlarán los detalles del proyecto? ¿Hay ciertos momentos del día en los que todos deben estar disponibles para colaborar o para reuniones de equipo?

Define estas expectativas desde el principio para que todos estén al tanto.  

Evita el microgerenciamiento y confía en tu equipo  

Muchos gerentes deben lidiar con el microgerenciamiento, independientemente de que su equipo trabaje en la empresa o a distancia. Cuando no puedes ver físicamente a tus empleados trabajando en sus escritorios todos los días, puede resultar tentador exagerar.  

El microgerenciamiento es la manera más rápida de mostrarle a tu equipo que no confías en ellos. Y la confianza es fundamental para una fuerza laboral feliz y comprometida. Por ese motivo, es importante encontrar el equilibrio justo entre una orientación necesaria y un microgerenciamiento abrumador.

Estos son algunos consejos para evitar microgerenciar a tu equipo remoto: 

• Delega tareas pero no dictes cómo deben hacerse.
• Mide los resultados en lugar de las horas. 
• Utiliza los canales de comunicación compartidos para controlar los cronogramas y mantener organizadas las tareas. 

Recuerda: Controlar no es gerenciar. Respeta a tus empleados como los profesionales que son y confía en ellos para que hagan el trabajo según las expectativas y los estándares que tú has fijado. 

Comunica en exceso 

Cuando trabajas a distancia, comunicar en exceso es clave para mantener a todos alineados y conectados. 

Esto no significa que debes compartir de más o microgerenciar a tu equipo. Debes comunicar con frecuencia y repetidamente aspectos tales como las metas del equipo, la estrategia de la organización, actualizaciones clave y prioridades.  

La comunicación en exceso es un método simple pero efectivo para evitar los malentendidos, aclarar las expectativas y asegurarse de que la información y las responsabilidades se prioricen correctamente.

Si periódicamente conectas el trabajo de tus empleados con las metas y las prioridades del equipo y de la compañía, los ayudas a comprender el por qué de su trabajo. Esto es importante para crear una conexión fuerte con la organización y comprometerlos a un alto nivel.

Aprovecha las herramientas de productividad colaborativa 

Los equipos remotos no tienen el lujo de una comunicación en persona. Esto significa que debes aprovechar la tecnología y las herramientas que permiten la colaboración, agilizan las comunicaciones y mantienen las prioridades, las responsabilidades y los plazos organizados.

Videoconferencias

Las videoconferencias permiten que los equipos se mantengan conectados de una manera más personalizada que las llamadas telefónicas o el correo electrónico convencionales. 

Alienta a tus empleados para que enciendan su cámara de video durante las llamadas. Ver a sus compañeros de trabajo cara a cara permite crear conexiones más fuertes y facilita distinguir el tono y la intención gracias al lenguaje corporal. 

Consejo pro: usa videollamadas también para las reuniones y las actividades no laborales. Por ejemplo, programa una llamada de happy hour por Zoom para que el equipo se reúna en un entorno informal y pueda relacionarse fuera del trabajo. 

Slack

El chat es una herramienta importante en los recursos de los equipos remotos porque permite que los empleados se comuniquen rápida y eficientemente. Slack es una gran herramienta de comunicación que permite que los equipos creen distintos canales organizados por tema y asunto. Slack es especialmente versátil e igualmente útil para hacer una pregunta rápida sobre un proyecto y simplemente charlar con un compañero de trabajo. 

Por ejemplo, puedes tener un canal especial para las novedades de trabajo y otro canal para las charlas de pasillo. Esta es una manera simple de ayudar a que los equipos remotos se mantengan conectados con la "oficina" y construyan una cultura común de equipo. 

Lucidspark

Lucidspark puede activar la colaboración y mejorar el proceso de lluvia de ideas, independientemente de dónde se encuentren los integrantes de tu equipo. Lucidspark es una pizarra en línea intuitiva que les ofrece a los equipos un espacio de trabajo gráfico para colaborar y compartir sus ideas. La colaboración puede ser difícil para los equipos remotos porque gran parte del proceso de propuesta de ideas se basa en los comentarios, las reacciones y la información en tiempo real que se desarrollan recíprocamente. 

Lucidspark permite que todos estén en la "misma sala". Funciones tales como las menciones con @, los hilos de chat, las votaciones y los temporizadores de actividad les otorgan a los equipos la flexibilidad y la capacidad que necesitan para llevar sus mejores ideas a la luz y ponerlas en práctica.     

Fomenta un equilibrio saludable entre la vida laboral y la vida personal

Una de las mejores cosas del teletrabajo es la flexibilidad y la oportunidad de un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal. No obstante, los empleados remotos tienden a trabajar más horas que los que están en las empresas. Y, cuando no hay una estructura clara de trabajo de 9 a 5, los equipos remotos pueden caer fácilmente en la cultura del trabajo excesivo de "siempre en funciones". Si no se la controla, esta cultura puede derivar en estrés, agotamiento, falta de interés y rotación de personal.

Aquí es donde los gerentes entran en acción. Ayuda a tu equipo a practicar el equilibrio entre la vida laboral y la personal siendo ejemplo de límites saludables, estableciendo expectativas claras y justas para tu equipo y promoviendo hábitos saludables. 

Por ejemplo, si no quieres que tus empleados respondan mensajes por la noche, no respondas tus propios mensajes hasta el siguiente día laboral. Tu equipo seguirá tu ejemplo. Entonces, si te ven disponible y trabajando todo el día, inferirán que se espera que ellos también estén disponibles, lo que creará una cultura poco saludable.  

También puedes alentar un equilibrio saludable estableciendo recreos para el equipo, permitiendo horarios flexibles y promocionando iniciativas de la compañía, como subsidios para pases de gimnasio.

Reconoce las contribuciones de los empleados

Los empleados remotos trabajan más horas y tienden a ser más productivos que los empleados en las empresas. Pero, a menudo, no se sienten parte del equipo. 

Una solución sencilla es crear una cultura de reconocimiento.

El reconocimiento de los empleados es un factor fundamental para motivar el interés y permite crear una cultura de equipo más fuerte, con una mayor confianza entre los líderes y los empleados. Una encuesta de WorkHuman Research Institute concluyó que el 86 % de los empleados se sienten más felices en su trabajo cuando se los reconoce.

Los gerentes pueden ayudar a incorporar el reconocimiento en la cultura de su equipo remoto de distintas maneras: 

• Compartir comentarios positivos de inmediato. Por ejemplo, si un empleado hizo una gran presentación, enviarle un mensaje breve enseguida, o compartir su apreciación en una llamada con todo el equipo.
• Crear un canal de Slack para el reconocimiento de los empleados. Esto fomenta una cultura de reconocimiento entre pares dentro del equipo en la que todos pueden apreciar las contribuciones y los trabajos bien hechos.  
• Incorporar el reconocimiento en las evaluaciones periódicas del desempeño y en las reuniones uno a uno. 
• Reconocer a los empleados en público y en privado. 
• Reconocer a los empleados formal e informalmente.

No temas compartir elogios y reconocer el esfuerzo y los aportes de tus empleados. Incorpora el reconocimiento en la cultura de tu equipo y celebra los éxitos con ellos. Tus empleados se sentirán más conectados entre sí y con la compañía si se sienten apreciados y considerados. 

Mejorar el interés del equipo demanda compromiso e inversión, pero vale la pena. Aprovecha las herramientas y la tecnología de colaboración remota para fomentar la conexión de tu equipo y empoderar la creatividad y la productividad, independientemente de dónde esté ubicado tu equipo.