Cómo promover el trabajo en equipo eficaz en un modelo de trabajo híbrido

Cada miembro del equipo debe comprender los objetivos que buscas alcanzar y los plazos asociados con ellos. Comunica claramente los objetivos individuales y del equipo y explica cómo encajan con los objetivos colectivos del equipo. Los objetivos claros ayudan a mantener al equipo concentrado mientras trabaja en aras del resultado deseado.

4. Permite la socialización virtual: incluye a los trabajadores remotos en las celebraciones de cumpleaños, en las capacitaciones, en los encuentros de los viernes y en otras actividades. Establece comunicaciones sociales para que los miembros de los equipos remotos puedan charlar con sus compañeros de trabajo y mantenerse al día con las conversaciones informales.  

El trabajo remoto, o el trabajo desde casa, no es un concepto nuevo. Antes de 2020, la mayoría de las grandes empresas ya tenían un sistema para adaptarse a los miembros del equipo distribuidos en todo el mundo. De hecho, Pew Research informa que el 20 % de los empleados ya trabajaban de forma remota una parte o todo el tiempo antes de que la pandemia motivara un cambio mayor hacia el trabajo remoto.

Cuando el trabajo desde casa se normalizó en 2020, los empleados se adaptaron rápidamente al trabajo remoto, y muchos incluso lo prefirieron. Y el liderazgo aprendió que trabajar desde casa puede ser productivo. Hoy en día, el 71 por ciento de las empresas permiten permanentemente algún tipo de trabajo en equipo remoto o híbrido.

Por supuesto, también habrá empleados que podrán sentirse más cómodos trabajando en un entorno de oficina. Eso significa que hay que ser un líder eficiente de un equipo que trabaja tanto de forma presencial como a distancia. 

En este artículo compartiremos ideas de gestión que te ayudarán a promover la colaboración y la productividad para lograr un modelo eficiente de trabajo en equipo híbrido. 

¿Qué es un equipo híbrido?

El trabajo en la oficina y el trabajo remoto son bastante claros. ¿Pero qué es un equipo híbrido? 

Un equipo híbrido es simplemente un equipo que incluye a personas que van diariamente a la oficina y a personas que eligen trabajar de forma remota. Algunos trabajadores pueden preferir alternar el trabajo en la oficina con el trabajo en casa. 

¿Cuáles son las ventajas del modelo de trabajo híbrido? 

• Flexibilidad: los empleados pueden elegir el ambiente de trabajo y el horario que los ayude a ser más productivos.
• Problemas de salud: calma las ansiedades o preocupaciones sobre regresar a un ambiente de trabajo cerrado donde podrían enfermarse.
• Problemas sociales: las personas que quieren o necesitan interacción social cara a cara pueden ir a la oficina según sea necesario.
• Satisfacción laboral: los empleados están más felices y más satisfechos, lo que aumenta la productividad.
• Mayor opciones de talentos: las empresas pueden reclutar talentos fuera del área local. Los empleados no necesariamente tienen que vivir en la ciudad o estado donde hay una oferta de trabajo.

¿Cuáles son los desafíos del modelo híbrido?

Programación: hay que recordar quién está trabajando dónde y en qué huso horario.

Agotamiento: uno de los beneficios del trabajo remoto es también uno de sus desafíos: los trabajadores tienden a ser más productivos y trabajan más horas cuando trabajan desde casa. Como resultado, 1 de cada 5 trabajadores remotos dice sentirse agotado. Los líderes de equipos híbridos deberán tener esto en cuenta para asegurarse de que están equilibrando las cargas de trabajo de los miembros del equipo. 

Exclusión del personal que trabaja a distancia: antes de la pandemia, en un estudio de Harvard Business Review se concluyó que algunos empleados que trabajan a distancia sentían que se los había aislado o excluido del equipo. Tenían la sensación de que se hacían cambios en los proyectos sin su conocimiento ni su aporte, y que sus compañeros de trabajo decían cosas negativas sobre ellos a sus espaldas. 

Con la normalización del trabajo remoto durante la pandemia, es posible que estos sentimientos no persistan hoy. Pero, a medida que los miembros del equipo regresan a la oficina, debes asegurarte de que los trabajadores remotos sigan sintiendo que forman parte del equipo. No les transmitas la sensación de que sus compañeros de la oficina están recibiendo un trato preferencial.

Ser inflexible: si vas a tener un equipo híbrido, no puedes esperar quedarte con los viejos procesos y procedimientos que hicieron que tu modelo de trabajo basado en la oficina funcionara. Disponte a olvidar viejas prácticas y adoptar nuevos procesos y sistemas para gestionar con éxito un equipo híbrido.

Interrupciones en la comunicación: incluso con un equipo completo que trabaja en el mismo lugar, habrá deficiencias en la comunicación. Agregar una nueva capa con trabajadores remotos crea desafíos adicionales para mantener a todos informados y en sintonía. Por ejemplo, las conversaciones casuales en los pasillos o en la sala de descanso podrían llevar a tomar decisiones y acciones sin que los miembros remotos del equipo sepan lo que está pasando.

Falta de aceptación: a pesar de los muchos beneficios de un modelo de trabajo híbrido, no todos piensan que sea una buena idea permitir que algunos trabajadores sigan trabajando desde casa mientras que otros regresan a la oficina. Si no se cuenta con la aceptación de los líderes, o si existe la percepción de que las personas que trabajan desde casa están holgazaneando, será casi imposible trabajar como un equipo híbrido. Deben cambiarse las reglas y deben relajarse un poco las estructuras estrictas para adaptarse a un entorno flexible.

¿Cómo se logra un trabajo en equipo eficaz en un lugar de trabajo híbrido?

Aunque puede ser un desafío, aquí te dejamos algunos consejos para ayudarte a promover el trabajo en equipo en tu modelo de trabajo híbrido.

Crea un entorno de trabajo centrado en lo remoto 

Ya sea que los empleados trabajen desde casa uno o dos días a la semana, cinco días a la semana o elijan ir a la oficina todos los días, la cultura laboral debe ser la misma para todos. Estos sencillos consejos pueden ayudarte a fomentar un modelo de trabajo híbrido que centrado en lo remoto:

1. Usa herramientas a las que se pueda acceder desde cualquier lugar

Es posible que tu equipo híbrido nunca esté en el mismo lugar al mismo tiempo. Aprovecha al máximo las herramientas basadas en la nube a las que se puede acceder desde cualquier ubicación. 

Por ejemplo, una pizarra virtual como Lucidspark puede permitir que tu equipo colabore en sesiones de lluvia de ideas que llevan las ideas a la práctica. Además, las plantillas y herramientas de Lucidchart facilitan que tu equipo acceda a documentos compartidos, los actualice y colabore en ellos en tiempo real desde cualquier parte del mundo. Esto mantiene al día a todo el equipo sobre el estado actual, el avance, los cronogramas y los objetivos. 

2. Centraliza la comunicación en una sola plataforma

La comunicación es clave para el éxito. Cuando usas múltiples canales para la comunicación, como correo electrónico, teléfonos, mensajes instantáneos, chat, etc., se puede escapar información importante. Centraliza los canales de comunicación en una sola plataforma para facilitar la documentación, el almacenamiento y el acceso.

3. Programa una puesta en común diaria

Es posible que estés lidiando con muchos cronogramas y husos horarios diferentes. Para contrarrestar los problemas de programación, considera la posibilidad de establecer un horario central en el que todos los miembros del equipo deban estar disponibles para reuniones, sesiones de lluvia de ideas o encuentros individuales. Tómate un tiempo durante esas horas centrales para las puestas en común diarias. Incluso 15 minutos pueden ser suficientes para que todos estén en sintonía.

¿Cómo se gestiona un equipo híbrido?

Será una experiencia de aprendizaje para todos que armes y gestiones tu equipo híbrido. Aquí hay algunos consejos que podrían ayudarte a gestionar de manera más efectiva un equipo híbrido.

1. Crea y establece expectativas: deja en claro lo que esperas de tus empleados remotos y en la oficina. Infórmales cuándo deben estar disponibles por teléfono o video, cuándo deben enviar informes, con qué frecuencia deben revisar los mensajes, etc.

2. Confía en que los empleados cumplirán con las expectativas: no siempre puedes saber dónde están tus empleados remotos o qué están haciendo. Deberás aprender a confiar en que cumplirán con las expectativas y completarán su trabajo a tiempo. Adopta una cultura basada en resultados donde te preocupes más por los resultados de su trabajo que por cómo obtienen esos resultados.

Establece objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos), indicadores clave de rendimiento (KPI) y objetivos y resultados clave (OKR) para ayudar a los trabajadores remotos y presenciales a comprender en qué tareas y procedimientos deben concentrarse para lograr sus objetivos y cumplir con las expectativas.

3. Ofrece y solicita opiniones: creas o no, los empleados quieren opiniones. Por lo tanto, debes programar reuniones individuales periódicas para comunicarse, ver cómo van las cosas, abordar las inquietudes y dar orientación.

4. Ofrece asistencia: está a disposición. Hazle saber a tu equipo que puede acudir a ti si se encuentra con obstáculos o tiene cualquier otra preocupación. Además, asegúrate de comunicarte con los empleados remotos cuando necesites hablar con ellos. Y no empieces la conversación diciendo: "Perdona que te moleste cuando estás en casa". Eso transmite el mensaje de que no crees que el empleado remoto realmente esté trabajando.

Aparentemente, el modelo de trabajo híbrido ha llegado para quedarse. Cuando enfrentes los desafíos de gestionar estos equipos, recuerda que es importante que todos se sientan miembros valiosos del equipo. Para lograrlo, establece objetivos cuantificables, deja claras las expectativas, establece las responsabilidades y reúnete cara a cara con las personas y los equipos periódicamente.

Cómo incluir a los trabajadores a distancia

El éxito de tu equipo híbrido o su fracaso depende de que todos se sientan incluidos. Estos consejos pueden ayudarte a que todos los miembros del equipo se sientan incluidos:

1. Dales poder para tomar decisiones: pide siempre la opinión de todos los miembros del equipo, estén donde estén, antes de tomar cualquier decisión. 
2. Incluye enlaces de videoconferencia en todas las invitaciones a reuniones: aunque tu equipo trabaje mayoritariamente en la oficina, incluye siempre enlaces para videoconferencias. De este modo, todos tienen la opción de asistir por video, trabajen o no a distancia. Una ventaja extra es que siempre puedes encontrar un momento para reunirte por videoconferencia, incluso cuando las salas de conferencias no estén disponibles.
3. Ten una orden del día clara: no convoques reuniones solo porque quieres una reunión. Asegúrate de que haya un motivo para las reuniones y envía una orden del día. Esto ayuda a los miembros del equipo a prepararse y a comprender su nivel de participación en la reunión.