¿Qué elementos debe contener un documento de alcance de proyecto?

Existen pocas cosas más frustrantes que trabajar con un objetivo en movimiento. Todos hemos estado en esa situación. Después de meses de trabajar para entregar un conjunto de funciones, los requisitos cambian. Y de repente, un proyecto que debería haber tomado seis meses se ha extendido a ocho (o más). 

¿Recuerdas a Sísifo, sentenciado a empujar interminablemente su roca colina arriba? No sometas a tu equipo a un destino similar. Es un ejemplo extremo, pero cuando los requisitos y los entregables de un proyecto cambian continuamente, los miembros del equipo pueden comenzar a sentirse como si estuvieran empujando algo en una montaña interminable. 

Para evitar esto, tendrás que hacer dos cosas: establecer los entregables del proyecto y apegarte a ellos. Aquí es donde entra en acción un documento de alcance del proyecto, también conocido como alcance del trabajo (SOW). 

¿Qué es el alcance del proyecto? Un documento de alcance del proyecto describe los requisitos de un proyecto, con lo cual se alinean las partes interesadas y sus expectativas incluso antes de que comience el proyecto. 

¿A que se refiere con alcance del proyecto?

En la gestión y planificación de proyectos, el alcance se refiere a dos cosas: los requisitos del producto en sí (lo que producirá el proyecto) y el trabajo necesario para crear ese producto. A veces, se describen como alcance del producto y alcance del proyecto, respectivamente.

Un documento de alcance del trabajo es simplemente un documento formal que describe tanto el alcance del producto como el alcance del proyecto. Antes de adentrarse en un nuevo proyecto, tú y tu equipo (y cualquier otra parte interesada) deberán acordar el alcance del proyecto. Redacta esos requisitos y tendrás un documento de alcance básico. 

Un alcance del trabajo te permite a ti y a tu equipo establecer expectativas por adelantado, crea responsabilidad durante todo el ciclo de vida del proyecto y ayuda a evitar que los costos, los requisitos y el cronograma del proyecto se salgan de control. 

Si bien la descripción del alcance del proyecto debe ser un proceso colaborativo en el que se tome en cuenta a cada parte interesada, el gerente del proyecto generalmente facilita el proceso. Es responsable de crear y actualizar el documento de alcance en sí y de garantizar que cada parte interesada tenga acceso a la versión más reciente. 

Cómo redactar el alcance de un proyecto

Cuando se trata de redactar realmente un documento de alcance del proyecto, la especificidad es fundamental. Tu objetivo principal es simple: documentar el alcance acordado. Dicho esto, el alcance es un término amplio: abarca muchos de los aspectos más pequeños de la planificación del proyecto. 

Vamos a desglosarlo un poco. Cuando redactes tu documento de alcance del trabajo, incluye estos elementos clave: 

Objetivos del proyecto

¿Qué logrará tu proyecto? Además, ¿cómo se alinean los objetivos de tu proyecto con los objetivos de tu empresa?

Esto puede parecer excesivo, pero definir claramente el caso de negocio de un proyecto puede ahorrarte problemas en el futuro. Una vez que un proyecto está en marcha, las partes interesadas casi inevitablemente intentarán cumplir uno o dos requisitos adicionales. Esto puede alterar el cronograma y el presupuesto de un proyecto, pero puede ser difícil negarse. 

Con un objetivo de proyecto claramente definido (y documentado), puedes evaluar fácilmente las peticiones adicionales. Si los cambios solicitados se alinean con los objetivos del proyecto y tu caso de negocio establecido, puedes plantearte ajustar el alcance en consecuencia. De lo contrario, simplemente recházalos. 

Entregables principales

¿Qué le darás al cliente al final del día? Si es necesario, divide los entregables grandes en elementos constituyentes. 

Los entregables claramente definidos son uno de los aspectos más importantes de un documento de alcance del proyecto. Utiliza un lenguaje sencillo y preciso. No hay necesidad de adornarlo: tu objetivo es la claridad.

Si las expectativas de tu cliente no se alinean con las de tu equipo, estarás en problemas. Afortunadamente, hay una manera fácil de evitarlo: debatir a fondo y registrar los entregables antes de que comience el proyecto. 

Hitos clave 

Cuando se trata de alinear las expectativas, los entregables claramente definidos son el primer paso. El segundo es establecer los hitos. ¿Cuándo se completará cada parte del proyecto?

Los hitos ayudan a tu equipo a mantenerse encaminado, pero también fomentan la comunicación con tus clientes A medida que alcances cada hito en un proyecto, querrás hablar con ellos. ¿El producto que estás creando sigue alineado con su visión? Si no es así, es mejor detectarlo a tiempo: las revisiones regulares te permiten hacer ajustes en cada hito para asegurarte de que tu visión y la de tu cliente aún estén alineadas.

Cronogramas 

Los cronogramas van de la mano con los hitos. Un cronograma del proyecto debe esquematizar el proyecto, y el trabajo requerido para completarlo, de principio a fin. Por supuesto, podrás incluir hitos sobre la marcha. 

Es posible que quieras crear dos versiones de tu cronograma: una con un enfoque interno y otra con un enfoque externo. Un cronograma es una herramienta útil para mantener a tu equipo enfocado y a los clientes informados. Pero no siempre necesitan conocer todos los detalles que los miembros de tu equipo podrían necesitar. 

Supuestos 

No hay manera de planificar exactamente cómo se desarrollará un proyecto: algunos aspectos simplemente se desconocen. Y no hay nada de malo en eso. Lo que significa es que tendrás que plantearte ciertos supuestos al comenzar tu proyecto. 

Registra cualquier conjetura que hagas al comienzo de tu proyecto en la sección de supuestos de tu documento de alcance del trabajo.  A menudo, estos supuestos están relacionados con los cronogramas, el presupuesto y la utilidad de las funciones.

Restricciones 

¿Qué restricciones existen que podrían afectar tu proyecto? ¿Tienes tiempo limitado? ¿Dinero? ¿Recursos?

Cuando consideres las restricciones de tu proyecto, recuerda que esto también puede incluir pautas que están vigentes o restricciones impuestas por el cliente. 

Informes 

Al igual que los cronogramas, los informes pueden ser de dos tipos: orientados al cliente y para uso interno. A lo largo de tu proyecto, genera y envía informes para mantener al cliente, a los miembros de tu equipo y a otras partes interesadas informados sobre el proceso del proyecto. 

Los informes son una valiosa herramienta para entregar tu proyecto a tiempo, así como para crear responsabilidad. 

Acuerdos 

Plantear el alcance del proyecto tiene como objetivo establecer un acuerdo entre las partes interesadas: alinea las expectativas de los clientes y de los miembros del equipo. Dicho esto, ¿por qué no hacerlo por escrito?

Una vez que hayas completado el documento del alcance del proyecto, haz que todas las partes interesadas necesarias lo firmen. Si alguien intenta cambiar el alcance mientras tu proyecto está en marcha, tendrás documentación que demuestre que esa parte estuvo de acuerdo con los criterios originales. 

Consejos para redactar un alcance de proyecto efectivo 

Si estás atravesando el proceso para definir el alcance del proyecto, también podrías aprovecharlo al máximo. Hemos desglosado cuatro consejos para elaborar documentos de alcance del proyecto concisos y eficaces: 

1. Sé específico: un documento de alcance del trabajo es tan bueno como sus detalles: cuanto más incluyas, mejor. El objetivo del alcance del proyecto es disminuir la confusión y alinear las expectativas. Si tu documento de alcance es ambiguo, tendrá el efecto opuesto. Sé lo más específico posible, especialmente al definir los entregables.  

2. Utiliza elementos visuales: a nadie le gusta leer un texto interminable, y un documento de alcance del proyecto puede fácilmente convertirse en eso. Para mantener a las partes interesadas involucradas e informadas, considera incluir elementos visuales en tu documento. 

¿No estás seguro de cómo incorporar elementos visuales? Con Lucidspark, puedes crear tu documento de alcance del trabajo en una pizarra virtual para combinar texto, diagramas y otros elementos visuales para tener documentación detallada, visualmente atractiva y, lo que es más importante, eficaz. 

3. Conviértelo en un proceso de equipo: el administrador de proyectos es responsable de proporcionar el alcance del proyecto; esto significa reunir al equipo, no asumir todo el proceso solo. Cada miembro del equipo desempeñará un papel diferente en el desarrollo de un producto. Y cada miembro del equipo entenderá su rol (y el trabajo que será necesario) mejor que nadie. 

Para elaborar un documento de alcance eficaz, utiliza esos conocimientos. El proceso de alcance del proyecto debe ser colaborativo. A medida que crees la documentación, reúnete con todo el equipo e incluye tus comentarios.

4. Obtén las aprobaciones: un documento de alcance del trabajo no es de ayuda si tu equipo u otras partes interesadas lo ignoran. Para garantizar que el documento refleje el alcance acordado, obtén las aprobaciones de cada parte interesada antes de pasar a la siguiente etapa de la planificación del proyecto.