Las cinco fases de la gestión de proyectos

Define el proyecto en detalle y luego desarrolla y define los costos, los recursos y las líneas de tiempo. No olvides definir quién es el responsable de qué durante esta fase, para que todos entiendan sus responsabilidades individuales. 

Preguntas para hacer durante la fase de planificación:

• ¿Qué software de gestión de proyectos debemos usar?
• ¿Cuál es el presupuesto?
• ¿Con qué recursos debemos trabajar?
• ¿Cuál es la fecha límite?
• ¿Qué riesgos estamos asumiendo?

Entregables:

• Declaración de alcance
• Plan de comunicación
• Plan de gestión de riesgos
• Diagrama de Gantt
• Gráfico de hitos
• Cronograma de desglose del trabajo

3. Ejecución del proyecto 

¡Ahora es el momento de poner manos a la obra! Por lo general, la tercera fase se inicia con una reunión de lanzamiento y, a continuación, cada equipo y sus miembros comienzan a trabajar en sus responsabilidades. 

Preguntas a realizar durante la fase de ejecución del proyecto:

• ¿Qué sistema de seguimiento vamos a usar? 
• ¿Cuándo es la reunión de lanzamiento y quién vendrá?
• ¿Cuándo tendremos nuestras reuniones periódicas de estado del proyecto?
• ¿Qué estamos haciendo para evitar consecuencias negativas?
• ¿Hemos desarrollado un plan de comunicación para todas las partes interesadas?

Entregables:

• Definir equipo
• Asignar recursos
• Comenzar el plan de gestión del proyecto
• Configurar el sistema de seguimiento
• Ejecutar la asignación de tareas
• Lanzamiento y reunión de estado del proyecto
• Actualización del cronograma del proyecto
• Plan de proyecto pulido

4. Desempeño y seguimiento del proyecto 

Ahora es tu oportunidad de embriagarte de poder o de seguir nerviosamente la progresión del proyecto. Usa los KPI para medir el desempeño del proyecto y también trabaja activamente para resolver cualquier problema u obstáculo que surja.

Preguntas que se deben hacer durante la fase de desempeño y seguimiento:

• ¿Cómo es la calidad del proyecto?
• ¿Dónde estamos en términos de presupuesto?
• ¿Estamos cumpliendo con los plazos? 
• ¿Hay algún obstáculo?
• ¿Todavía creemos que llegamos para la fecha límite?

Entregables:

• Usa tu software de gestión de proyectos y elementos visuales compartidos para marcar los pasos completados del proyecto y tomar notas sobre el progreso y el estado. 

5. Fase de cierre del proyecto  

Eso es todo: terminaste. ¡Pero no tan rápido! Esto implica algo más que entregar el proyecto, enviar un correo electrónico de felicitaciones y dormir una siesta. Es importante darle al paso cinco su merecido espacio, porque hay mucho que aprender al echar un vistazo a cada proyecto. 

Preguntas para hacer durante la fase de cierre:

• ¿Qué salió bien?
• ¿Qué aprendimos?
• ¿Qué se puede mejorar la próxima vez?
• ¿Hay algún paso que podamos eliminar?

Entregables:

• Una celebración digna
• Informe de cierre del proyecto que incluya:
  • Nombre del proyecto
  • Objetivo
  • Fecha de inicio
  • Fecha límite y entrega real
  • Presupuesto proyectado y presupuesto real
  • Miembros del equipo
  • Partes interesadas
  • Puntos de dolor
  • Puntos fuertes
  • Observaciones
• Reunión de retrospectiva (prueba esta plantilla de retrospectiva para documentar los aprendizajes).

Como gestor de proyectos, tienes un rol extremadamente importante: facilitas el resultado final. Y hay mucho que hacer para lograrlo, desde asegurarte de que tu equipo entienda correctamente la tarea hasta garantizar que el producto final esté listo a tiempo. Con tanta responsabilidad, es fácil sentirse abrumado, especialmente porque puedes sentir que todo depende de ti.

Ahí es donde entran en juego las cinco fases de la gestión de proyectos, que dividen un proyecto en segmentos que brindan estructura y simplifican los pasos. Estas cinco fases permiten que los equipos aceleren el avance del proyecto, se afiancen, no se excedan del presupuesto y detecten posibles cuellos de botella. 

Los gestores de proyectos deben comprender estos cinco pasos para armar proyectos y crear tareas manejables que los equipos puedan completar. Si las cinco fases no están claramente definidas, el proyecto puede exceder el presupuesto o no terminarse a tiempo, o los implicados pueden tener distintas expectativas sobre cómo debe llevarse a cabo. 

Analizaremos cada una de las cinco fases del proceso de gestión de proyectos para que puedas ser el gestor de proyectos más eficiente (y menos estresado) jamás visto.

¿Cuáles son las fases de la gestión de proyectos?

El Project Management Institute es la máxima autoridad de la industria en gestión de proyectos y líder en estándares y desarrollo profesional.

El PMI recurrió a sus brillantes miembros para estandarizar los mejores métodos de la gestión de proyectos y compilarlos en su famoso libro, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guía del conjunto de conocimientos sobre la gestión de proyectos), conocido como PMBOK. Aunque cada proyecto es diferente, los principios del PMBOK pueden aplicarse a prácticamente todos los procesos de desarrollo.

El PMI divide el ciclo de vida del proyecto en las siguientes cinco fases:

• Inicio del proyecto
• Planificación del proyecto
• Ejecución del proyecto
• Seguimiento y control del proyecto
• Cierre del proyecto 

Las cinco etapas de la gestión de proyectos anteriores funcionan para cumplir con los requisitos de un ciclo de vida completo, que incluye definir qué trabajo debe realizarse, qué entregables deben generarse y revisarse, quién debe participar y cómo controlar y aprobar cada fase.

Explicación de las cinco fases de la gestión de proyectos

1. Inicio del proyecto  

Antes de comenzar el ciclo de vida del proyecto, debes determinar si es un proyecto que vale la pena encarar. Si no sabes por qué la empresa lo necesita o se beneficiaría con él, deberás someterlo a pruebas de factibilidad.

Preguntas que hacer durante el inicio del proyecto:

• ¿Es factible este proyecto?
• ¿Cuál es el objetivo final?
• ¿Qué problema estamos tratando de resolver?
• ¿Qué resultado estamos tratando de lograr?
• ¿Cómo mediremos el éxito de este proyecto?
• ¿Qué partes interesadas están involucradas?

Entregables:

• Carta del proyecto que incluya el alcance, los objetivos y los participantes.
• Documento de inicio del proyecto (PID) que defina el alcance del proyecto, quién lo gestionará y cómo se medirá el éxito. También puede contener el contexto, la información del equipo y los colaboradores necesarios.  
• Resumen del proyecto que comunique el motivo y el enfoque. Sintetiza los objetivos, el alcance, los principales entregables, los hitos y la línea de tiempo.

2. Planificación  

Ahora es el momento de desarrollar un esquema, o un mapa de ruta, que tu equipo seguirá para completar el proyecto. Aquí es esencialmente donde determinas cómo vas a lograr los objetivos que definiste en la fase anterior. 

 

Cómo hacer que los cinco pasos funcionen para ti

Aunque los cinco pasos han sido probados y utilizados por profesionales durante décadas, eso no significa que no se puedan personalizar. Es posible que algunos integrantes del equipo trabajen mejor con carriles que con diagramas de Gantt, o puedes encontrar cierta resistencia al cambio que esté frenando la gestión de tu proyecto. 

Lo bueno de la gestión de proyectos es que es un proceso en mejora constante. Puede que aparezca un nuevo software, que se te ocurra una nueva solución o que descubras que los métodos probados no funcionan para tu organización. Se trata de ofrecer los mejores resultados a tiempo y dentro del presupuesto.

Y a veces eso requiere una forma completamente nueva de abordar tu proceso.

Lucidspark ayuda a los gestores de proyectos en cada una de las cinco fases. Nuestras plantillas, que incluyen desde retrospectivas hasta diagramas de Gantt y mapas de ruta del producto, facilitan la organización de tus flujos de trabajo. Esto te permite dejar de intentar reinventar la rueda y, en cambio, concentrarte en mantener el proyecto avanzando con éxito.