Qu’est-ce que le bilan d’impact sur l'activité (BIA) ?

« Les prévisions sont difficiles, surtout lorsqu’elles concernent l’avenir. »

Cette citation a été attribuée à diverses personnes, notamment au physicien danois Neils Bohr, à la légende du baseball Yogi Berra, à l’écrivain Mark Twain et à l’astrologue Nostradamus. Quel qu’en soit l’auteur, ils avaient tout à fait raison ! Il est réellement difficile de prédire exactement ce qui se passera dans le futur.

Cela inclut l’avenir de votre entreprise. Il est difficile d’anticiper le moment où un problème se produira dans vos opérations. C’est pourquoi les entreprises ont intérêt à se préparer à l'inévitable et à trouver des moyens de limiter ces problèmes à l’avance.

Il arrive que ces interruptions soient plus facilement prévisibles, comme dans le cas d’une activité saisonnière ou d’un déménagement vers un nouveau site. Cependant, la plupart de ces perturbations sont le résultat d’événements imprévus tels que des pannes de processus, des blocages dans la chaîne logistique, des équipements défectueux et d’autres problèmes inattendus. Alors, comment les entreprises se préparent-elles à l’inconnu ?

Bilan d'impact sur l'activité

Qu’est-ce que le bilan d'impact sur l'activité ?

Un bilan d'impact (ou en anglais Business Impact Analysis, ou BIA) vous aide à déterminer les conséquences des perturbations sur votre activité. Le fait d’envisager les pires scénarios vous permet de détecter et de comprendre les impacts financiers et opérationnels qui pourraient en résulter. Après une BIA, vous serez en mesure de planifier la gestion des temps d’arrêt et d’estimer le temps nécessaire à la reprise des activités.

Un bilan d'impact sur l'activité est un élément essentiel de vos plans de continuité d’activité, car elle vous permet de déterminer la capacité de votre organisation à maintenir un niveau de service acceptable à la suite d’un incident.

Il est impossible d’empêcher les problèmes de se manifester, mais cet article explique comment une analyse BIA peut vous aider à limiter les dégâts et à élaborer des stratégies de reprise.

Business Impact Analysis ou l'évaluation des risques

Si vous tenez à ce que votre organisation soit conforme à la norme ISO en matière de préparation aux risques et aux sinistres, l’évaluation des risques (RA pour risk assessment) et l’analyse d’impact métier (BIA pour business impact analysis) sont deux outils indispensables pour vous aider à identifier et à planifier la gestion de ces perturbations.

Bien que les BIA et les RA soient liées, comprendre leurs différences vous donnera une meilleure idée de la façon dont elles contribuent à vos plans de continuité d’activité.

Qu’est-ce qu’une évaluation des risques (RA)?

Une évaluation des risques regroupe les processus suivants :

• Identifier les risques et les dangers susceptibles de causer des dommages
• Analyser et évaluer le risque associé au danger
• Déterminer comment se débarrasser du danger ou réduire le risque si le danger ne peut être éliminé

Par exemple, utiliser une scie circulaire sans protection peut conduire l’opérateur à recevoir des éclats de bois dans les yeux (identification des dangers). Ces projections peuvent provoquer des lésions oculaires nécessitant une visite chez le médecin (analyse/évaluation des risques). Une formation adéquate sur l’utilisation d’une scie circulaire et le port de protections appropriées permettent de limiter le risque de lésions oculaires (contrôle des risques).

L’évaluation des risques est également utilisée pour examiner d’autres types de menaces, telles que les ralentissements des processus, les pannes d’équipement, les coupures de réseau, ainsi que l’impact financier et opérationnel que ces risques auront sur l’activité. Cette évaluation s’apparente à une BIA, mais elle en diffère sur quelques points essentiels.

Quelles sont les différences entre une BIA et une RA ?

La principale différence entre une BIA et une RA est que cette dernière se concentre davantage sur l’identification de toutes les anomalies possibles, sur la manière dont elles peuvent se produire et sur la probabilité qu’elles surviennent.

De son côté, une BIA ne se préoccupe pas tellement de la probabilité qu'un problème puisse arriver. Elle se focalise en revanche sur les pires scénarios. Pour chacun d’entre eux, un bilan d'impact sur l'activité peut vous aider à déterminer les branches qui seront les plus touchées et les conséquences potentielles, telles que la chute du chiffre d’affaires, la perte de confiance des clients, la baisse de moral, la diminution de la productivité, etc. Une BIA vous aide également à déterminer dans quelle mesure le temps de résolution pourrait influer sur la situation.

Vous pouvez accomplir une évaluation des risques sans réaliser un bilan d'impact. Mais vous ne pouvez pas réaliser une BIA sans une RA, car une partie du processus consiste à identifier et à évaluer les risques avant de pouvoir déterminer les pires scénarios.

Exemples d'impacts dans une BIA

L’impact sur l’activité sera différent d’une entreprise à l’autre. En voici quelques-uns que vous pourriez rencontrer dans votre organisation :

• Ruptures de contrats et pénalités éventuelles
• Mécontentement des clients
• Augmentation des dépenses liées à la reprise des activités (par exemple, heures supplémentaires, frais de conseil, achat de nouveaux équipements, etc.)
• Manque à gagner et perte de recettes
• Amendes pour non-respect des réglementations
• Réparation des dommages physiques
• Interruption de la chaîne logistique
• Coupures de courant
• Données endommagées ou perdues

Comment réaliser une analyse d’impact métier ?

Voici quelques suggestions pour réaliser efficacement une BIA dans votre entreprise.

Préparation

Vous devrez constituer une équipe pour mener à bien votre BIA, celle-ci peut inclure des consultants qualifiés pour réaliser ce type d’analyse. Cette équipe travaillera avec les cadres supérieurs pour définir et documenter les objectifs et le périmètre du projet. Ce document doit également préciser les collaborateurs qui seront impliqués et la manière dont les informations seront recueillies et documentées. Enfin, vous devez inclure un calendrier indiquant la date de clôture de la BIA.

Recueillir des renseignements

La collecte d’informations peut inclure des entretiens avec des experts, des enquêtes, l’analyse de projets antérieurs similaires et la distribution de questionnaires spécifiques.

Si vous organisez un entretien, envisagez de parler aux responsables, aux membres de l’équipe, aux superviseurs et aux autres collaborateurs qui maîtrisent les processus métier que vous souhaitez analyser. Si vous optez pour un questionnaire, assurez-vous de poser des questions détaillées qui vous permettront d’obtenir les informations dont vous avez besoin afin d’évaluer l’impact potentiel d’une perturbation de l’activité. L’enquête doit être confiée à des collaborateurs ayant une expertise ou une bonne maîtrise des processus métier concernés.

Veillez recueillir les informations suivantes :

• Nom du processus
• Localisation du processus
• Toutes les entrées et sorties du processus
• Ressources et outils utilisés par le processus
• Utilisateurs du processus
• Impacts temporels
• Impacts financiers et opérationnels
• Impacts réglementaires, juridiques et de conformité
• Données historiques

Examiner et analyser les informations

Une fois que vous avez recueilli suffisamment d’informations, il est temps de les vérifier et de les analyser. Cette étape vous aidera à :

• dresser une liste des processus et des services les plus importants pour la continuité de votre activité, afin de déterminer lesquels restaurer en priorité après une perturbation ;
• identifier les ressources (techniques et humaines) nécessaires pour maintenir un niveau optimal d’exploitation ;
• établir un calendrier pour les processus de reprise.

Avant de finaliser votre liste de priorités, veillez à la passer en revue avec les parties prenantes et les experts concernés pour vous assurer qu’aucune information ne manque et que toutes sont bien classées par ordre d’importance.

Créer le bilan BIA

Votre rapport BIA présente vos résultats aux parties prenantes. Il aidera vos équipes de direction à décider de la marche à suivre.

Le rapport BIA doit inclure :

• une synthèse ;
• les objectifs et le périmètre du projet ;
• les méthodes que vous avez utilisées pour recueillir les informations et pour évaluer et analyser les données ;
• des conclusions détaillées sur chaque service de l’entreprise, notamment :
  • leurs processus les plus cruciaux,
  • l’impact de la perturbation,
  • la durée acceptable de la perturbation,
  • le taux de pertes que votre entreprise peut tolérer,
  • le coût de la reprise,
• tous les documents de référence ;
• vos recommandations pour la reprise.

Comment commencer à créer une BIA ?

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