Comment organiser un brainstorming productif avec Lucidspark

Certains d’entre nous ont déjà eu la malchance de participer à un buffet complètement raté. Une foison d’entrées sans aucun toast. Cocktail de crevettes et spaghettis. Chili et cheesecake. Cerise sur le gâteau, des montagnes de gelée toutes plus traumatisantes les unes que les autres.

Si vous êtes resté sans voix devant cet étalage hétéroclite en vous demandant comment cela avait pu se produire, nous allons éclaircir ce mystère pour vous : ce type d’événement raté est le fruit d’un brainstorming sans organisation. Voilà ce qui arrive lorsqu’une équipe choisit un thème sans fixer la direction à suivre et apporter des précisions.

Sans méthode pour recueillir et organiser les commentaires lors de votre brainstorming, vous pourriez très bien vous retrouver avec une gestion des tâches digne de ce blasphème gastronomique. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment transformer les savoureux éléments de votre brainstorming en tâches concrètes et organisées.

Collaborez entre équipes

Commencez avec un objectif en tête : ne présumez pas que l’équipe comprend l’objectif du projet, et encore moins l’objectif de la séance de brainstorming. Il est préférable de préciser ces informations avant l’arrivée des participants et de les ajouter à votre tableau afin de les garder à l’esprit pendant l’atelier.

Préparez le terrain : avant votre réunion, pensez à mettre en place votre tableau dans Lucidspark. De cette manière, vous pourrez immédiatement vous mettre au travail lorsque votre équipe vous rejoindra, sans perdre de temps. Ajoutez le lien vers votre tableau Lucidspark dans votre invitation à la réunion. Placez des conteneurs sur le tableau post-it virtuel pour mettre en avant les principaux objectifs et ajoutez-y des post-its que votre équipe pourra remplir au cours de l’atelier.

Réunissez les équipes : toutes les équipes qui interviennent sur votre produit ou votre solution doivent participer au brainstorming, mais veillez toutefois à en choisir judicieusement les représentants. Un trop grand nombre de contributeurs risque de provoquer de la confusion. À l’inverse, un brainstorming en trop petit comité pourrait limiter le nombre d’idées produites. Consultez les parties prenantes pour vous assurer que vous incluez toutes les équipes qui contribueront au projet.

Assignez une couleur aux collaborateurs : cet outil fait partie des nombreuses fonctionnalités exceptionnelles de Lucidspark. Les membres de chaque équipe peuvent se voir assigner une couleur personnelle pour simplifier le suivi des contributions apportées au brainstorming. Il s’agit d’un excellent moyen pour inciter les membres à participer à l’atelier, tout en permettant d’identifier l’auteur d’une contribution afin d’obtenir facilement des éclaircissements sur une de ses suggestions si nécessaire.

Recueillez des commentaires

Une fois que vous avez organisé votre brainstorming, il est temps de solliciter des commentaires.

Utilisez des émojis : vous pouvez facilement ajouter des émojis à tous les éléments de votre tableau post-it virtuel. (Conseil : vous pouvez même ajouter un émoji au titre de votre tableau en appuyant sur Contrôle + Commande + espace sur Mac pour faire apparaître le menu correspondant.) Sollicitez des commentaires sous forme d’émojis pour connaître les réactions de vos coéquipiers vis-à-vis de chaque élément du tableau.

Communiquez avec des @mentions : obtenez les commentaires de collaborateurs spécifiques sur un post-it ou un sujet précis. Imaginons, par exemple, que vous décidiez d’intégrer à votre site un quiz destiné à guider vos utilisateurs vers un produit personnalisé. Vous pouvez mentionner votre responsable développement pour lui demander de vérifier si cette idée est réalisable ou votre responsable marketing pour qu’il confirme que vous recueillerez suffisamment d’informations dans votre base de données. La fonction @mention permet de solliciter rapidement les réactions de collaborateurs particuliers au moment qui leur convient.

Organisez un vote : Lucidspark dispose d’une fonction de vote intégrée. Créez une session de vote, précisez-en les détails et les instructions, puis attribuez un nombre de votes à chaque membre de votre équipe. Vous pouvez fixer un temps limite et indiquer les objets sur lesquels il faut voter. Une fois la session terminée, vous pouvez facilement visualiser les résultats et communiquer le consensus au groupe.

Programmez des minuteurs : certains collaborateurs sont plus efficaces lorsqu’ils sont sous pression. Les minuteurs permettent à la fois de cadrer et d’organiser un brainstorming. Plutôt que d’enchaîner les silences embarrassants, cet outil incite votre équipe à se concentrer sur la tâche à accomplir. Il peut également donner aux participants un temps fixe pour soumettre leurs commentaires. Vous pouvez programmer une durée différente en fonction de l’activité. Par exemple : 1 min pour une idée générale, 3 min pour des sujets ou thèmes spécifiques.

Organiser

Après votre réunion de brainstorming, il est possible que ce sentiment de « gâchis gastronomique » vous envahisse. Il ne restera pas longtemps. Il vous appartient maintenant de peaufiner votre tableau pour qu’il corresponde au mieux aux besoins de votre équipe. Voici comment procéder :

Essayez le dessin à main levée : à l’instar des scénaristes qui relient les points de l’intrigue de vos émissions préférées en les traçant sur des tableaux blancs, l’outil dessin à main levée de Lucidspark vous permet de libérer votre créativité. Connectez des post-its, rayez des idées, ou griffonnez librement jusqu’à ce qu’un éclair de génie vous frappe. Le dessin à main levée ajoute un élément plus vivant au processus de brainstorming et peut faire naître de nouvelles suggestions intéressantes.

Utilisez des conteneurs : vous pouvez facilement mettre en place des conteneurs dans Lucidspark. Une fois que vous aurez une vue d’ensemble de votre brainstorming, vous remarquerez des tendances qui pourront ensuite être regroupées dans des conteneurs plus grands. Vous pouvez également envisager de mettre en place des conteneurs avant l’atelier pour orienter votre réflexion et rappeler à vos équipes le type d’idées que vous recherchez.

Étiquetez et classez vos idées : utilisez des étiquettes pour identifier vos idées (« équipe développement », « marketing », etc.) et les classer par ordre de priorité. De cette manière, lorsque le moment viendra de convertir vos suggestions en tâches, vous pourrez commencer par les éléments les plus importants.

Triez les idées pour plus de clarté : organisez vos idées et vos post-its en fonction de leur étiquette et de leur couleur. Vous pourrez ainsi identifier rapidement dans quels domaines vous manquez d’idées, et ceux dans lesquels vous en avez trop.

Regroupez les post-its par ordre de priorité : rassemblez vos post-its en fonction de mots-clés, de réactions émoji ou encore des participants qui ont réagi ou de leur couleur. Chaque post-it peut être marqué avec un ordre de priorité élevé, moyen ou faible, ce qui permet de distinguer d’un coup d’œil les projets et les idées les plus importants. Vous pouvez ensuite choisir de les trier par priorité ou manuellement si nécessaire.

La méthode de tri que vous choisissez dépend de vos besoins, et une fois vos idées organisées sur votre tableau post-it virtuel, celles-ci représenteront dans les grandes lignes la marche à suivre. Vous pouvez ensuite solliciter une dernière fois les commentaires de votre équipe pour connaître leurs remarques éventuelles sur ce classement.

Analysez et passez à l’action : l’étape suivante consiste à dégager des informations clés et à les utiliser pour concrétiser vos idées. Ne laissez pas votre brainstorming soigneusement organisé dormir dans Lucidspark. Quels sont les principaux éléments à retenir de cet atelier ? Que se passe-t-il ensuite ? Exportez vos tâches dans Lucidchart et transformez-les en logigrammes en ligne, en roadmaps de projet, en listes d’actions restant à accomplir, en tableaux scrum ou toute autre méthode d’organisation de votre choix.

Le brainstorming est une excellente première étape, mais son intérêt dépend de la mise en œuvre concrète des idées qu’il permet de produire. Le secret pour passer de l’idéation aux étapes suivantes est de classer et de synthétiser vos suggestions. Avec Lucidspark, vous pouvez facilement recueillir les commentaires de votre équipe et les organiser en un clin d’œil. Un effort modeste compte tenu de la satisfaction qui accompagne une séance de brainstorming productive.