Imaginez un instant que vous êtes chargé de planifier un grand festival de musique. Vous devez coordonner la restauration, la logistique, les chambres d’hôtel, les campagnes de marketing, le stationnement et la venue de dizaines de célébrités de renom. Comment allez-vous faire pour vous assurer que l’événement se déroule sans accroc ? En le planifiant à la perfection.

Le lancement d’un produit logiciel est assez similaire. Sa réussite implique également de grosses sommes d’argent et de nombreuses équipes doivent être gérées et coordonnées pour assurer la cohésion de l’ensemble. C’est là que le PI Planning prend tout son sens. Vous découvrirez ci-après tout ce que vous devez savoir pour organiser un lancement de logiciel réussi (ou ce festival de musique) à l’aide du PI Planning.

PI Planning : définition

Il est difficile de décrire le PI Planning sans commencer par définir les termes employés. Voici les informations à connaître avant d’entrer dans le vif du sujet.

Scaled Agile Framework (SAFe) : Il s’agit d’un type d’organisation utilisé dans le développement logiciel Lean-Agile. Ces principes visent à rendre les grandes équipes et organisations aussi agiles que leurs homologues plus petites, afin qu’elles puissent livrer des produits de haute qualité à un rythme rapide.

Agile Release Train (ART) : Ce train-ci est une métaphore. L’ART est un groupe de plusieurs équipes Agile qui se réunissent pour développer et livrer des solutions spécifiques. Le train contient généralement entre 50 et 125 personnes qui travaillent toutes ensemble pour développer et déployer des solutions précises. 

Program Increment (PI) : Une période de temps pour planifier, développer, tester et obtenir des commentaires sur une solution. Ce laps de temps dure normalement entre 4 et 8 semaines. Pendant cette période, l’ART réalise les quatre étapes suivantes :

1. Planifier : le rôle précis du PI Planning.
2. Mettre en œuvre : exécuter le plan de l’incrément de programme.
3. Évaluer : vérifier la solution avec une démonstration du système.
4. Ajuster : inspecter et modifier.

Le PI Planning est donc la première étape permettant de déterminer ce qui sera réalisé au cours de l’incrément de programme par l’ART.

Quels sont les éléments essentiels d’un PI Planning ?

À l’instar de tous les autres aspects de la méthodologie LEAN, le PI Planning s’appuie sur un ensemble de critères très spécifiques pour guider l’ART au cours de l’incrément de programme. 

Voici les éléments essentiels d’un PI Planning :

1. Contexte métier : la situation actuelle de l’entreprise et l’efficacité de ses solutions pour répondre aux besoins des clients.

2. Vision produit : la solution proposée.

3. Vision de l’architecture et développement de pratiques : comment l’architecte système perçoit la vision d'un point de vue d'ingénieur.

4. Révision du plan provisoire : les éléments qui doivent s’intégrer à l’incrément de programme. Cela doit inclure les dépendances et les risques ainsi que les objectifs et les capacités.

5. Révision par la direction : l’équipe dirigeante devra se réunir pour résoudre les problèmes posés par le plan provisoire et proposera éventuellement des modifications ou d’autres solutions aux problèmes.

6. Révision du plan définitif : les équipes présentent leur partie du plan à l’ensemble du groupe et les responsables métier approuvent les plans.

7. Risques : chaque équipe est chargée d’identifier et traiter les risques et les obstacles.

8. Modification du plan : les équipes remanient leur plan pour tenir compte des risques et des obstacles, si nécessaire.

9. Mise en action du plan : cette étape consiste à récapituler brièvement l’événement de planification lui-même afin de déterminer comment améliorer le prochain PI Planning. Les équipes poursuivent ensuite leurs objectifs.

À quelle fréquence organiser un PI Planning ?

Un PI Planning est un événement de deux jours qui couvre 8 à 12 semaines d’incrément de programme. À la fin de cette période, un autre événement de PI Planning est organisé et le processus se répète.

Qui participe au PI Planning ?

L’avantage du PI Planning est son aspect collaboratif. Pendant l’événement de PI Planning, chaque membre de l’ART est impliqué. On compte généralement entre 5 et 10 trains Agile et tous les intervenants participent. De fait, cette participation est d’une importance capitale pour que tous les points de vue puissent être pris en compte. La personne chargée d'animer le PI planning est le Release Train Engineer (RTE), mais cela peut aussi être un Scrum Master.

Quel est le rôle de chaque équipe dans un PI Planning ?

Les équipes sont chargées de définir leur rôle dans le cadre du projet et de présenter tous les obstacles ou problèmes qui pourraient les empêcher d’atteindre leur objectif. Les équipes doivent également déterminer la quantité de travail qu’elles peuvent réaliser pendant l’incrément de programme, puis présenter leur plan provisoire à l’ensemble de l’ART.

Quel est l’objectif du PI Planning ?

Le PI Planning doit aboutir à deux résultats précis :

• Objectifs du PI validés : chaque équipe doit présenter clairement ses objectifs individuels qui contribuent à la valeur métier globale.
• Tableau du programme : ce tableau détaille les échéances, les livrables et les jalons à respecter tout au long de l’incrément de programme.

Quels sont les avantages du PI Planning ?

Le PI Planning demande beaucoup de travail et de détermination, qui sont amplement justifiés par les avantages qu’il apporte :

• Amélioration de la communication : la magie de la collaboration opère pleinement pendant un PI Planning. Les équipes se rapprochent et sont plus à l’aise pour communiquer entre elles au fil de l’incrément de programme.
• Garantir que les résultats soient bénéfiques à l’entreprise : l’objectif de chaque équipe doit améliorer la valeur de l’entreprise. C’est une façon de distinguer ce qui est « agréable à avoir » de ce qui est « important à avoir ».
• Établir les dépendances : si une équipe doit attendre qu’une autre équipe achève un livrable, cela représente une perte de temps. Le PI Planning permet de fixer l’ordre des opérations afin de maximiser le flux de travail de chaque équipe.
• Travailler selon les capacités réelles : les équipes savent ce qu’elles sont capables d’accomplir compte tenu de leurs heures de travail disponibles et de leurs limites. Au cours d’un PI Planning, l’ART peut définir des objectifs réalistes en fonction de ses capacités.
• Obtenir un consensus : il est plus facile et plus rapide d’obtenir l’accord de toutes les équipes et parties prenantes lorsqu’elles participent à la même réunion. 

Les 3 étapes du PI Planning 

Vous serez peut-être surpris d’apprendre que réussir un PI Planning implique de le planifier au préalable. Voici comment procéder :

1. Pré-PI Planning 

Avant de vous réunir pour le PI Planning, vous devez réfléchir à la portée de la réunion, aux équipes qui devront y participer et aux résultats que vous souhaitez obtenir. Vous devrez également déterminer quelles salles utiliser, la personne qui animera la réunion et le programme de celui-ci. 
Souvent la personne chargée d'animer le PI planning est le Release Train Engineer (RTE), mais cela peut aussi être un Scrum Master. 

2. Créer un programme pour votre PI Planning

Il est impératif de respecter un programme rigoureux pendant la réunion de PI Planning, sous peine de la voire rapidement basculer dans la confusion. Prévoyez une heure de réunion pour chaque élément essentiel du PI Planning et environ six heures de réunion en petits groupes pour permettre aux équipes de se retrouver. Vous devez également identifier et rencontrer les responsables de chaque séance pour vous assurer qu’ils comprennent ce qu’ils doivent présenter pendant leur temps de parole. Par exemple, l’architecte système devra se préparer à présenter une vision de l’architecture. Le programme doit être communiqué avant l’événement de PI Planning.

3. Déterminer les actions qui suivront le PI Planning

Vous devrez établir un tableau du programme et ses composants, et informer les participants de vos autres attentes à la suite du PI Planning. Les équipes doivent savoir sur quels éléments du backlog elles vont devoir travailler et connaître les objectifs et le calendrier qui leur sont propres. La façon la plus simple de procéder est de conserver un enregistrement de la réunion sur le cloud, auquel chacun peut y accéder ensuite.

PI Planning dans Lucidspark

Les équipes isolées et à distance peuvent continuer de participer aux réunions de PI Planning grâce à Lucidspark. Lucidspark facilite la collaboration entre les employés en télétravail et permet de documenter les réunions en temps réel dans le cloud. Lucidspark simplifie chaque aspect du PI Planning, de la préplanification à l’événement de PI Planning lui-même. Vous pouvez créer et présenter des tableaux de programme en temps réel et aider vos équipes à savoir exactement quels objectifs elles doivent atteindre au cours de l’incrément de programme.