Imaginez que vous êtes un méchant avec l’intention de prendre d'assault San Francisco et de transformer toute la ville en quartier général. Vous rassemblez vos amis, fixez une date cible et puis... eh bien, vous n’êtes pas sûr. Parce que vous n’avez vraiment pas réfléchi à cela. Si vous l’aviez fait, vous auriez décomposé votre objectif en tâches plus petites. 

Les plans d’action sont un excellent moyen d’atteindre vos objectifs, que vous essayiez de mettre en place des stratagèmes sournois ou simplement de vous assurer que votre équipe livre une mise à jour logicielle à temps.

Vous avez peut-être déjà utilisé des plans d’action pour des objectifs personnels, mais ils sont également utiles si vous êtes un chef de projet essayant de rester dans les délais et d'atteindre les objectifs. L’utilisation d’un plan d’action efficace et Lucidspark vous permettent de créer une planification parfaite grâce à une l'idéation et à la collaboration en équipe. Nous allons vous montrer comment rédiger un plan d’action qui vous facilitera la vie.

Qu’est-ce qu’un plan d’action ? 

Un plan d’action est essentiellement une recette pour atteindre un objectif. Il décompose un objectif en tâches (ou étapes) avec des échéances individuelles afin que votre échéance globale pour atteindre l’objectif soit respectée. Nous vous recommandons d’en faire un document stocké dans le cloud afin que tout le monde puisse y accéder à tout moment et depuis n’importe où.

Plan d’action : ses éléments

Tous les plans d’action contiendront un ensemble d’éléments similaires :

1. Une liste des tâches ou des étapes nécessaires pour atteindre l’objectif final
2. Un planning avec une date de début/fin pour chacune des tâches
3. Les ressources nécessaires à chaque étape
4. Une liste des personnes affectées à chaque étape
5. Une désignation des départements qui devront être impliqués à chacunes tâches
6. Un plan d’urgence en cas de problème

Plans d’action : ses avantages

Revenons à notre scénario de capture de San Francisco. Vous et vos amis méchants pourriez être tentés de vous contenter de vous débrouiller – après tout, vous êtes les méchants et vous n’aimez pas les règles ou les plans. Mais cela pose un risque énorme. Et si les gentils se présentaient ? Que faire si vous ne trouvez pas de parking ? Ce sont des choses qui auraient pu être évitées avec un plan d’action.

Et bien sûr, rédiger d’un plan d’action prend du temps. Mais passer du temps sur un plan d’action en vaut la peine. Voici quelques raisons pour lesquelles :

• Avoir une ligne directrice claire : Avoir un plan d’action signifie que vous ne vous demandez jamais quoi faire ensuite. Et savoir quoi faire ensuite permet de gagner du temps à long terme.
• Avec des objectifs motivants : Si vous ne savez pas où vous allez, vous aurez très peu de motivation pour commencer. Avec un plan clair en place, votre équipe sera en mesure de commencer à avancer vers la ligne d’arrivée.
• Et une progression traçable : Dans les processus compliqués et interminables, il est difficile d’avoir l’impression qu’un travail est fait. Un plan d’action est une unité de mesure impartiale qui vous permet de suivre facilement les progrès réalisés.
• Et une hiérarchie de la liste de vos tâches : Lorsque vous avez un plan d’action écrit, vous pouvez facilement voir quelles étapes dépendent d’autres étapes et les réorganiser en conséquence.

Comment rédiger un plan d’action

Nous vous avons donc convaincu d’écrire un plan d’action avant de vous lancer dans votre quête. Génial. Voici comment procéder :

Fixez des objectifs SMART

Ce n’est pas le contraire d’objectifs stupides. C'est un acronyme :

• Spécifique: En ce qui concerne les plans d’action, les objectifs précis sont plus efficaces.
• Mesurable: Si vous ne pouvez pas mesurer quelque chose, vous ne pouvez pas savoir quand c’est fini. Définissez comment vous mesurerez vos progrès.
• Réalisable (achievable en anglais): Assurez-vous que vos objectifs peuvent être atteints de manière réaliste dans les délais impartis. 
• Pertinent: Chaque objectif doit s’aligner sur les valeurs de votre entreprise et vos objectifs à long terme.
• Basé sur le temps (time-based en anglais) : Chaque tâche a besoin d’une échéance réaliste. Il doit être motivant mais ambitieux.

Créer une liste d’actions 

Vous avez déjà une idée de ce que votre équipe doit faire pour atteindre ses objectifs : il s’agit simplement d’affiner ces idées. 

Commencez par faire un aperçu approximatif de ce que vous devrez faire pour atteindre votre objectif. Supposons que vous souhaitiez publier une nouvelle version de votre application d’ici la fin de l’année. Vous savez que vous devrez planifier de nouvelles fonctionnalités, les coder, puis les lancer. Écrivez-le, puis affinez davantage les tâches impliquées dans chacune de ces étapes. Affinez ensuite les tâches pour chacune de ces étapes. Continuez ce processus jusqu’à ce que vous atteigniez le point idéal des étapes granulaires, mais pas trop. Le plus simple est d’utiliser un modèle pour vous guider tout au long de ce processus.

Prioriser les tâches et fixer des échéances

Maintenant que vous avez une liste solide de tâches, il est temps de les mettre dans le bon ordre. Énumérez d’abord les éléments qui n’ont pas de dépendances, puis passez aux tâches qui ont le plus de dépendances.

Désigner les ressources et les responsabilités 

Si vous étiez un méchant, vous détermineriez lequel de votre équipe est le meilleur pour craquer les coffres des banques et savoir qui est votre expert en armes. Être chef de projet, c’est comme ça, mais sans le côté maléfique. 

Déterminez qui est le meilleur pour accomplir chacune des tâches que vous avez décrites, en fonction du niveau de compétence et de la bande passante. Chaque tâche aura une personne en charge de cette tâche ainsi qu’une liste des ressources dont elle aura besoin (argent, espace de tournage, armes secrètes, etc.).

Visualisez un plan d’action pour l’équipe et les parties prenantes

Vous devrez obtenir l’adhésion de vos parties prenantes et ils sont beaucoup plus susceptibles de le faire s’ils voient la feuille de route d’un objectif devant eux. 

Lucidspark rend la présentation de plan d’action très facile : il vous suffit de remplir le modèle de plan d’action et de partager ensuite le lien vers le modèle avec tout le monde. Les modifications seront mises à jour en temps réel, afin que personne n’ait un plan obsolète et que vous puissiez l’ajuster au besoin. Mieux encore, comme l’équipe et les Stakeholder ont accès au plan avant de commencer, ils peuvent offrir des conseils et des perspectives tôt et souvent.

Suivre les progrès 

Une partie du plan ci-dessus doit également inclure la façon dont vous tiendrez tout le monde informé tout au long du processus. Allez-vous envoyer des e-mails hebdomadaires ? Des réunions régulières ? Utilisez-vous un système de gestion des tâches ? Il peut y avoir des mesures quantitatives ou qualitatives (ou une combinaison des deux), mais cela doit être décrit avant le début du projet.

Un plan d’action peut rapidement devenir l’épine dorsale de votre projet. Cela permet d’apaiser les soucis et de faciliter le déroulement des projets. Avec un plan d’action basé sur le cloud, il n’y a pas de confusion sur qui fait quoi et ce qu’il faudra faire pour atteindre l’objectif final. Vous pouvez également utiliser un modèle de project planning pour vous guider tout au long du processus.