La pandémie a engendré une nouvelle culture du travail à distance et hybride. De nombreux responsables et leurs équipes ont dû essayer de s’adapter aux nouvelles réalités du travail d'équipe, qu’il s’agisse des workflows asynchrones, des vidéoconférences, ou encore du recrutement et de la formation à distance.

Et avec le phénomène actuel de Grande Démission, caractérisé par une vague de départs des salariés vers de meilleures opportunités, de nombreuses organisations mettent tout en œuvre pour retenir leurs meilleurs talents et intégrer sans accro les nouvelles recrues.

Par conséquent, le renforcement de l’esprit d’équipe est devenu l’une des priorités des dirigeants. En effet, Udemy a constaté que l’intérêt pour le team building a augmenté de 129 % au cours de l’année écoulée, les entreprises cherchant à resserrer les liens qui unissent leurs collaborateurs.

Mais comment mettre en place une équipe performante ? Et comment renforcer la collaboration et le travail d’équipe ?

Nous avons décrit ci-dessous cinq règles fondamentales du travail en équipe à appliquer pour optimiser les performances de vos collaborateurs.

Règles fondamentales pour constituer des équipes performantes

La collaboration est la base d’une entreprise prospère. Et c’est logique. Plus vos employés travaillent efficacement ensemble, plus vos équipes sont performantes – et plus vos équipes sont performantes, plus vos résultats sont bons.

Ce degré de collaboration nécessite une harmonisation des stratégies et des intentions.

En effet, les entreprises dont les équipes sont en phase avec la stratégie voient leur chiffre d’affaires augmenter 58 % plus vite et sont 72 % plus rentables. En outre, elles obtiennent de meilleurs résultats que leurs homologues qui ont des difficultés à atteindre leurs objectifs en termes d’implication des employés, de satisfaction et de fidélisation client, et de leadership.

Cette harmonisation commence par des fondations solides. Appliquez nos « ground rules » suivantes pour améliorer votre travail d’équipe.

1. Développer un esprit d’équipe et une culture d’équipe saine

Les employés collaborent mieux lorsqu’ils font partie d’une culture d’équipe solide fondée sur la confiance, la communication et le respect mutuel. Mais mettre en place un esprit d'équipe n’est pas toujours évident.

Ce sont les chefs d’équipe qui ont le plus grand impact sur ce point. En effet, Gallup a découvert que 70 % de l’écart entre les cultures médiocres, bonnes et excellentes repose sur les connaissances, les compétences et le talent du chef d’équipe. En d’autres termes, un esprit d'équipe médiocre peut être liée à un mauvais leadership, et inversement, un bon esprit d'équipe est lié à un bon leadership.

Le tout est de s’assurer que vos dirigeants contribuent à orienter la culture dans la bonne direction.

Pour ce faire, Gallup recommande d’axer la philosophie de leadership de votre équipe sur le développement, les objectifs et le coaching positif, et de s’extraire du rôle de « dictateur ».

Cela est particulièrement important dans les environnements de travail à distance et hybrides d’aujourd’hui, où la flexibilité et l’autonomie sont très appréciées. La microgestion des employés traduit un manque de confiance à leur égard et étouffe l’innovation et la collaboration au sein de l’équipe.

La culture est dynamique et évolue en permanence, à mesure que les membres du groupe interagissent et tissent des liens. Pour cette raison, une culture d’équipe saine ne naît pas du jour au lendemain et n’est jamais acquise. Elle nécessite une implication et une attention constantes.

Développez une culture positive et performante en menant des actions soutenues :

• Modélisez les valeurs de votre culture d’entreprise.
• Proposez un accompagnement régulier à votre équipe, en groupe et en tête-à-tête.
• Identifiez les possibilités pour les membres de l’équipe de développer leurs compétences en suivant une formation, un programme d’apprentissage ou en assumant des responsabilités supplémentaires.

Favorisez l’esprit d’équipe par le biais d’activités formelles et informelles, telles que des jeux pour briser la glace, des conversations détendues et des événements conviviaux.

2. Communiquer la vision que vous avez pour votre équipe et décider d’objectifs communs

Vos employés sont 2,8 fois plus susceptibles de s’impliquer intensément lorsqu’ils comprennent les objectifs de leur équipe et de l’entreprise. Pourtant, selon une étude réalisée par Chris Zook de Bain and Company, seulement 40 % d’entre eux ont connaissance de ces informations.

Cela signifie que plus de la moitié des travailleurs fonctionnent en silos, sans savoir où ils vont. Et vous ne pouvez pas créer de lien si votre équipe ne comprend pas pourquoi elle fait ce qu’elle fait.

Alors, comment procéder pour que tous les intervenants soient en phase ?

Communiquer. Communiquer. Communiquer.

Exposez et décrivez votre vision que vous avez pour votre équipe et identifiez ses objectifs. Cette démarche est importante tant pour les équipes historiques des différents services que pour les équipes transversales créées pour des projets spécifiques à court terme.

• Répétez les objectifs de l’équipe au cours de réunions régulières pour vous assurer que les tâches quotidiennes s’y conforment.
• Faites le lien entre les objectifs et les performances individuelles lors des entretiens personnels afin que les employés puissent établir des priorités dans leur travail et harmoniser leurs efforts avec ceux du reste de l’équipe.
• Utilisez les modèles dynamiques de Lucidspark pour partager des objectifs clés avec l’équipe et coordonner vos efforts dans cette direction. Ce type de visuels partageables permet à chacun d’avoir accès aux mêmes informations et de revenir sur les objectifs si nécessaire.

Lorsque les employés comprennent le sens de leur mission, ils sont mieux équipés pour collaborer, résoudre les problèmes et faire progresser l’équipe.

 

3. Établir des règles de base pour améliorer la collaboration et le travail d'équipe

Un travail d’équipe efficace repose sur la collaboration. Cependant, une mauvaise communication, des priorités divergentes et des responsabilités mal définies peuvent rapidement faire dérailler la plus talentueuse des équipes. Préparez votre équipe à collaborer efficacement en établissant clairement des « ground rules » dès le départ.

Ces règles fondamentales de travail en équipe renforcent la collaboration en fixant des conditions précises. En d’autres termes, elles décrivent comment l’équipe travaillera ensemble, ce qu’elle fera pour résoudre les conflits, et quels canaux et outils elle utilisera pour communiquer.

En voici quelques exemples ;

• Tous les participants ont les mêmes opportunités pour partager leurs idées et leurs réflexions sur un sujet.
• L’équipe prendra des décisions en tant que groupe grâce au vote.
• Soyez respectueux en étant à l’heure à toutes les réunions.
• Le chef d’équipe établit et partage un ordre du jour avant chaque réunion.
• Tout conflit entre collègues doit être rapidement communiqué au chef d’équipe.

Pour être efficaces, les règles de base doivent être claires, cohérentes et acceptables par toutes les parties. Travaillez avec votre équipe pour les élaborer ensemble afin que chacun ait la possibilité de contribuer et de donner son accord.

4. Créer un processus de feedback

Pour obtenir une équipe performante, il est indispensable de savoir comment vos collaborateurs préfèrent être informés, comment ils aiment fêter leurs réussites et comment les motiver. Mais formuler et recevoir des commentaires n’est pas toujours facile. En effet, il s’agit souvent d’une source d’inquiétude pour les dirigeants comme pour les membres de l’équipe, surtout lorsque les remarques sont négatives.

C’est pourquoi il est important de développer un processus clair afin d’intégrer le feedback dans la culture de votre équipe.

Comment et à quel moment fournir un feedback :

• Demandez aux employés quel type de feedback ils souhaitent obtenir (ainsi que le moment et la fréquence qu’ils préfèrent). Cela vous permettra d’adapter votre communication afin qu’elle soit plus efficace et mieux accueillie. Par exemple, les commentaires peuvent être formulés en tête-à-tête entre un employé et son supérieur, entre collègues, par écrit, sur le vif, de manière formelle ou informelle. La manière et le moment de transmission du feedback doivent dépendre de la situation et des préférences de l’employé.
   
• Fournissez un feedback en temps opportun. Bien qu’il ne soit pas toujours approprié de formuler des commentaires en temps réel, n’attendez pas pour communiquer avec votre employé. Attendre trop longtemps pour partager un retour d’information (par exemple des semaines ou des mois plus tard, lors d’un bilan trimestriel ou annuel) affaiblit la pertinence de l’information et empêche l’employé d’y donner suite convenablement. En effet, on rapporte que 71 % des collaborateurs préfèrent un feedback sur le vif, même s’il s’avère négatif.
   
• Prévoyez une routine de feedback avec votre équipe. Planifiez les échanges de commentaires dans votre calendrier afin que l’équipe sache à quel moment ces conversations auront lieu et puisse s’y préparer.

5. Régler les conflits le plus rapidement possible

Les conflits sont la bête noire de la collaboration. Il peut s’agir de petites tensions entre collègues ou de véritables perturbations générales. Mais quelle que soit son ampleur, un conflit peut rapidement mettre à mal votre travail d’équipe et retarder les progrès : il est donc crucial de le résoudre le plus rapidement possible.

Les conflits peuvent découler de difficultés telles qu’une mauvaise communication, d’attentes inadaptées, de responsabilités mal définies ou de rivalités. En tant que responsable, il vous incombe de les limiter et d’aider votre équipe à collaborer de manière efficace et respectueuse.

• Traitez les conflits dès qu’ils apparaissent. Plus vous attendez pour régler un problème, plus il risque de s’envenimer et de prendre de l’ampleur. De plus, les conflits empêchent votre équipe de donner le meilleur d’elle-même et peuvent aboutir à des performances médiocres qui auront un impact sur vos objectifs et vos résultats. Ainsi, plus vite vous les résoudrez, plus vite votre équipe pourra optimiser son travail.
• Mettez en place un processus de communication destiné à gérer les conflits. Quel est votre plan de résolution des conflits ? Comment allez-vous identifier et régler les différends au sein de votre équipe ? Définissez ces attentes dès le début afin que votre équipe comprenne comment les situations conflictuelles seront gérées à l’avenir.
• Utilisez un logiciel de collaboration visuelle comme Lucidspark pour encourager les échanges sincères et les prises de conscience afin de résoudre les conflits individuels et collectifs. Le tableau de gestion des conflits de Lucidspark aide les dirigeants et leurs équipes à résoudre les différends en répondant à des questions sur leurs motivations, leurs observations, leurs sentiments et ce qu’ils ont entendu.

Un travail d’équipe efficace repose sur des employés hautement qualifiés et soutenus par leurs responsables, mais qui disposent aussi des outils, des ressources et de l’environnement dont ils ont besoin pour réussir. Tirez le meilleur parti de votre équipe en créant des liens solides fondés sur ces règles fondamentales de collaboration.