Verzamel ideeën die je in acties om wilt zetten. Bedenk nieuwe manieren om oude problemen op te lossen. Bedenk gedurfde namen voor nog te verschijnen producten. Wat het aandachtsgebied ook is, of de achterliggende reden, een brainstorm is een krachtig en effectief samenwerkingsinstrument dat in vrijwel elke branche kan worden gebruikt.

Stel je eens voor: je hebt zojuist een zeer boeiende brainstormsessie met je team beëindigd en je hebt nog een enorme stapel plakbriefjes over. Het lijkt dan misschien wel alsof je alle mogelijke oplossingen hebt onderzocht, maar het echte werk begint pas na de brainstormsessie. Je realiseert je al snel dat de meeste ideeën van de groep nooit in de praktijk zullen worden gebracht. Dus met welke oplossing ga je aan de slag? 

Weten wat je moet doen na een brainstormsessie is vaak nog belangrijker dan samen ideeën bedenken. Wat is dus de eerste stap na het brainstormen? Als je een brainstormsessie wilt omzetten in werkbare ideeën, hebben we de volgende voorbeelden voor je waarmee je aan de slag kunt gaan. 

Maak afspraken over het rangschikken, prioriteren of categoriseren van verbeterideeën

Voordat je na het brainstormen echt aan actie-items kunt gaan werken, moet je even de tijd nemen om te bedenken hoe je je ideeën het beste kunt organiseren. Bij het rangschikken, prioriteren en categoriseren van de verschillende input van de deelnemers moet je kijken naar hoe elk brainstormresultaat mogelijk van invloed kan zijn op het beoogde doel.

Welke middelen zijn er bijvoorbeeld nodig om het idee tot uiting te brengen? Hoeveel moet er aan ontwikkeling gedaan worden om het succesvol te maken? Zal het maanden of jaren van onderzoek en testen duren voordat de ideeën gerealiseerd kunnen worden? Is het concept zo anders dat er veel advertentiekosten mee gemoeid zijn om een succesvolle start te garanderen?

[afbeelding]

Je moet ook rekening houden met de factor risico. Als jouw team bijvoorbeeld werd gevraagd te brainstormen over ideeën voor een nieuw product of een nieuwe service voor jouw bedrijf, voer dan een snelle analyse uit van elk concept. Is er een verandering in technologie, toeleveringsketen of productie voor nodig? Lijkt het het risico waard? 

De kosten kunnen na het brainstormen een enorme rol spelen, zelfs voor de beste ideeën. Hoeveel is er begroot voor het project? Heb je aanvullende goedkeuring van het management nodig om van concept naar productie te gaan? Zijn er belanghebbenden die direct winstgevendheid verwachten?

Waarde is nog een andere factor in het omzetten van brainstorm naar werkbare ideeën. Het afwegen van middelen, risico's en kosten om de baten van verschillende opties tegen elkaar af te wegen is één ding. Maar waarde is subjectiever. Gaat dit idee een revolutie teweegbrengen in een hele sector? Zal het het leven van mensen veranderen?

In de race om een vaccin op de markt te krijgen, weegt de waarde van de juiste oplossing bijvoorbeeld veel zwaarder dan de conventionele beperkingen van middelen, risico's en kosten. De maatschappelijke waarde is te groot om te negeren.

Of het nu gaat om het rangschikken, prioriteren en categoriseren van ideeën volgens deze normen of via alternatieve wegen, het is zeker nuttig om consensus van het team te krijgen. Iedereen draagt zijn eigen inhoudelijke expertise, praktische kennis en uniek perspectief bij. 

Geef mensen de kans om hun ideeën uit te leggen

Tijdens de ideefase besteedde iedereen in de brainstormsessie tijd aan het genereren van eigen concepten en oplossingen. Voordat ze in groepen uiteen gingen om ideeën te consolideren, zijn de meest productieve teamleden waarschijnlijk met verschillende ideeën naar voren gekomen waar ze een sterk gevoel bij hadden. Dit is vooral het geval als je mensen voor de brainstorm uitnodigt die het meest te maken hebben met het probleem of betrokken medewerkers die vanuit hun functie de verantwoordelijkheid hebben om oplossingen te vinden.

Laat elke deelnemer na het brainstormen om de beurt zijn idee uitleggen aan het hele team. Stimuleer de deelnemer het huidige probleem of de huidige situatie uit te leggen en op welke manier het concept of de oplossing die hij/zij voorstelt dat corrigeert of verbetert. Welke toekomstige staat van zijn beschrijven ze?

Bij het uitleggen van ideeën moet elk teamlid aangeven hoe de optie die hij/zij voorstelt verbeteringen gaat opleveren voor het staand of huidig marktaandeel van het bedrijf.

Nogmaals, hier komt consensus om de hoek kijken. Observeer welke ideeën de meeste interesse of aandacht lijken te trekken. Stel vragen aan degenen die ze presenteren en laat hen reageren op eventuele bezwaren.

Nadat ze hun idee hebben gepresenteerd, kunnen de deelnemers hun idee op een whiteboard schrijven of op een plakbriefje noteren en aan de muur plakken. (Natuurlijk kunnen groepen ook op een online whiteboard zoals Lucidspark werken). Als iemands idee op het al eerder gepresenteerde idee van een ander lijkt, zet deze ideeën dan naast elkaar.

Organiseer de ideeën die de brainstorm heeft opgeleverd

Na het brainstormen hen j de ideeën gerangschikt, geprioriteerd en gecategoriseerd. Maar nu is het tijd om de resterende concepten te groeperen op basis van hoeveel interesse ze wekken of de indruk die ze maken.

Welke ideeën trekken meteen jouw aandacht? Zijn er ideeën waar je meteen mee verder kunt, concepten die eerst nog nader bekeken moeten worden en opties die direct al afvallen?

Mogelijk lijkt een aantal van de opties al op elkaar (de opties die je bij elkaar hebt gezet tijdens de presentatie van de verschillende ideeën aan de groep). Kijk goed naar wat ze met elkaar gemeen hebben. Soms vullen die overeenkomsten elkaar juist aan. Als je de beste onderdelen van vergelijkbare concepten samenvoegt kan dat soms leiden tot één grote doorbraak.

Begin nu met het ordenen van ideeën op basis van de reactie die ze oproepen: enthousiast, aardig of lauwtjes. Laat de anderen hetzelfde doen. Maar zorg er wel voor dat je niet teveel focust op een bepaald idee. Dit is het moment om te sorteren en te organiseren, niet om alvast beslissingen te nemen over hoe je precies te werk wilt gaan.

Maak nu een matrix of raster om jouw ideeën op in te delen in de categorie enthousiast, aardig of lauwtjes.

Denk er bij het organiseren ook aan dingen te evalueren op basis van de criteria van de eerste brainstormsessie. Wat was het probleem of de kwestie die je wilde oplossen? Kijk nog eens goed in hoeverre elke oplossing past en of een brainstorm daadwerkelijk zal resulteren in een werkbaar idee.

Naast het categoriseren van ideeën in enthousiast, aardig of lauwtjes, kan je ook criteria gebruiken waarmee je eerder jouw concepten gerangschikt, geprioriteerd en gecategoriseerd hebt, zoals middelen, risico's, kosten en waarde.

Deze factoren kan je als checklist gebruiken als aanvulling op de matrix of raster. Een idee waarover de reactie superenthousiast is lijkt misschien minder realistisch als aan de hand van jouw checklist blijkt dat de prijs of het risico in verhouding te hoog is. Een idee waar je eerder lauwtjes op reageerde, kan aan de andere kant sneller goedgekeurd worden als het qua waarde goed scoort op jouw checklist.

Stem op ideeën en neem een beslissing 

In dit stadium zijn de ideeën van het team gestroomlijnd, onderzocht en gesorteerd. Iedereen weet nu welke ideeën het meest realistisch en haalbaar zijn en welke met het oog op het huidige budget of tijdschema te duur of te weinig haalbaar zijn om mee verder te gaan.

Als het echt goed gaat, kunnen er al vroege tekenen zijn die wijzen in de richting van het 'winnende' idee.

Dit kan het perfecte moment zijn om jouw beslissing als groep te consolideren en te stemmen op het concept dat het beste bij jouw organisatie past. Houd rekening met het volgende voordat je het beste idee kiest:

• Ziet je patronen tussen de meest geliefde ideeën en de opties die iedereen wel aardig vond? 
• Heeft het team te snel de ideeën over het hoofd gezien die naar de categorie "lauwtjes" zijn verplaatst?
• Bent u belangrijke criteria vergeten bij het selecteren van ideeën (bijv. of de uitrol klaar is voor de vastgestelde deadline)?

Kijk nog eens naar de opties waarover wordt gestemd. Als jouw bedrijf op dit moment slechts het budget, de middelen en de bandbreedte heeft om één idee uit te voeren, stem dan niet alleen met jouw favoriete optie in gedachten. Rangschik liever de opties die overblijven in een aflopende volgorde: 1 de favoriet, 2 de op één na beste, enzovoort. Door deze aanpak te gebruiken, kan iedereen het op een democratische manier eens worden over de twee beste ideeën.

Het is veel gemakkelijker om te kiezen tussen twee opties dan uit meerdere. Als de rest van de ideeën voortkwam uit een effectieve brainstormsessie, bewaar ze dan om het er later nog eens over te hebben.

Voordat je begint met de laatste stemming, vraagt je jouw teamleden te proberen hun emoties en persoonlijke vooroordelen opzij te zetten. Beter nog, probeer eventuele vooroordelen of invloeden van buitenaf te identificeren die de stemming mogelijk in een verkeerde richting kunnen sturen. Waarde speelt immers ook een rol bij het omzetten van een brainstorm in werkbare ideeën.

Als dit correct wordt gedaan, zal dit niet alleen input leveren voor deze stembeslissing, maar ook voor toekomstige discussies met de groep. 

Maak een plan waar het team naar kan handelen

Als er een beslissing is genomen, is het tijd om na het brainstormen actie-items op te stellen. Als je op dat moment nog niet al jouw tijd en energie (of die van het team) aan het projectplan kan besteden, richt jouw inspanningen dan op het vasthouden van het momentum. Plan op zijn minst een vergadering in om de vervolgstappen met jouw team te bespreken.

Afhankelijk van het doel van de eerste brainstorm, kunnen de vervolgstappen vele vormen aannemen, zoals:

• Een productroadmap: geweldig om individuen en teams tussen de twee punten door te loodsen en iedereen te begeleiden bij het omzetten van hun idee in een bruikbare oplossing.
• Een projecttijdlijn: geeft een beeld van de chronologische volgorde van gebeurtenissen die nodig zijn om een idee te realiseren en blijft eerder beperkt tot gesprekken op hoog niveau dan over complexe details.
• Een Kanbanbord: ideaal voor mensen met een flexibele workflow, het bord draait om het eenvoudig verplaatsen van kaarten om de voortgang van begin tot eind bij te houden en teams op de hoogte te houden.
• Een Scrumbord: zeer flexibel en gemakkelijk aan te passen, taken worden gesegmenteerd in verticale of horizontale banen door sprints, meestal met het label "Takenlijst", "In uitvoering", "Testfase" en "Gereed".
• Een eenvoudige checklist: simpel en direct, een veelgebruikt hulpmiddel, op het werk of thuis, om projecten of doelen op te splitsen in specifieke taken die afgerond moeten worden.

Waar het team na het brainstormen uiteindelijk ook op uitkomt, het belangrijkste is om een duidelijk plan te schetsen waar iedereen wat mee kan en waar alle betrokkenen naar kunnen handelen. Houd je vast aan specifieke datums en tijden voor het voltooien van elke stap en stem vervolgens allemaal in met een definitieve deadline.

Geef opdrachten aan elk teamlid

Bepaal wie verantwoordelijk is voor elke stap of taak. Het is ook nuttig om de rol van iedereen individueel in de loop van het begin en de voltooiing van een project te verduidelijken. Mensen zijn eerder gemotiveerd als ze zich verantwoordelijk voelen voor (of het meest worden beïnvloed door) het probleem dat wordt opgelost.

Bepaal bij het toewijzen van taken van tevoren welke als eerste moeten worden afgerond en prioriteer ze in die volgorde. Deze taken zijn de sleutel voor de voltooiing van het project en moeten worden afgehandeld voordat je ook maar kunt nadenken over volgende taken.

Zulke taken zijn bijvoorbeeld het maken van een werkend prototype, het veiligstellen van financiering of het verkrijgen van juridische goedkeuring. 

Wanneer je na het brainstormen toezicht houdt op de transformatie van een idee in een daadwerkelijke oplossing, moet u er altijd voor zorgen dat eventuele taakoverdrachten tussen mensen (en/of afdelingen) duidelijk zijn. Onderhoud communicatie met belanghebbenden (zowel binnen als buiten het team) tijdens het project.

Weten hoe je een brainstorm moet opvolgen, is voor de meeste mensen niet vanzelfsprekend. Het canvas van Lucidspark biedt een ideale plek om ideeën op te rangschikken, prioriteren en categoriseren, en levert bovendien de benodigde structuur om deze ideeën om te zetten in bruikbare stappen. Meld je vandaag nog aan om het meeste uit jouw volgende teambrainstormsessie te halen met al het gemak van externe toegang, cloudgebaseerde functies en integraties met apps zoals Google Workspace, Slack en Lucidchart.