Reunir los pensamientos para ponerlos en acción. Crear nuevas maneras de resolver viejos problemas. Proponer nombres audaces para productos que aún no se han lanzado. Sea cual sea tu área de concentración, o la causa detrás de ella, una lluvia de ideas es una herramienta de colaboración poderosa y eficiente que puede emplearse en prácticamente cualquier industria.

Ahora, imagínate esto: acabas de terminar una sesión de lluvia de ideas muy participativa con tu equipo y terminaste con una pila enorme de notas adhesivas. Aunque aparentemente pensaron en todas las soluciones posibles, el verdadero trabajo comienza después de la sesión de lluvia de ideas. Muy pronto te das cuenta de que la mayoría de los conceptos del grupo nunca darán frutos. Entonces, ¿con qué solución te quedarás? 

Saber qué hacer después de una sesión de lluvia de ideas suele ser más importante incluso que reunirse para proponer ideas. Entonces, ¿cuál es el paso siguiente después de la lluvia de ideas? Si quieres convertir una sesión de lluvia de ideas en ideas que pueden funcionar, estas son algunas buenas sugerencias para empezar. 

Acuerden cómo calificar, priorizar o categorizar las ideas

Antes de que puedas comenzar a hacerte realmente cargo de los elementos de acción después de la lluvia de ideas, debes dedicar tiempo a decidir cómo organizar mejor las ideas. Cuando intentes priorizar, calificar y categorizar las contribuciones de todos, mira cómo cada producto de la lluvia de ideas podría afectar el resultado final.

Por un lado, ¿qué recursos se necesitan para llevar tu idea a la práctica? ¿Cuánto desarrollo hará falta para que tenga éxito? ¿Necesitará meses o años de investigación y prueba para convertirse en realidad? ¿El concepto es tan distinto que debe basarse en una fuerte inversión en publicidad para lograr un lanzamiento exitoso?

El riesgo es otro factor que debe tenerse en cuenta. Por ejemplo, si a tu equipo le encargaron proponer ideas para un producto o servicio nuevo para tu compañía, haz un análisis rápido de cada concepto. ¿Incluye un cambio de tecnología, de la cadena de suministro o de manufactura? ¿El riesgo parece valer la pena? 

El costo puede ser definitorio, incluso para las mejores ideas que permanecen después de la lluvia de ideas. ¿Cuánto se ha presupuestado para el proyecto? ¿Necesitarás aprobaciones adicionales del liderazgo ejecutivo para pasar del concepto a la producción? ¿Hay grupos de interesados que esperan rentabilidad inmediata?

El valor es otro foco para convertir las lluvias de ideas en ideas que pueden funcionar. Ponderar los recursos, el riesgo y el costo para medir el mérito de las distintas opciones en una cosa. Pero el valor es más subjetivo. ¿Esta idea revolucionará a toda la industria? ¿Transformará la vida de las personas?

Por ejemplo, en la carrera para llevar una vacuna al mercado, el valor de la solución correcta desafía las limitaciones convencionales de recursos, riesgo y costo. El valor para la sociedad es demasiado grande como para ignorarlo.

Ya sea calificar, priorizar y categorizar las ideas conforme a estos estándares o a medidas alternativas, lograr el consenso del equipo resultará útil. Cada uno aporta su experiencia en la materia, su conocimiento de trabajo y una perspectiva única a la mesa. 

Permite que cada persona pueda justificar sus ideas

Durante la fase de propuesta de ideas, todos los que participaron en la sesión de lluvia de ideas dedicaron tiempo a generar sus propios conceptos y sus propias soluciones. Antes de separarse en grupos para consolidar las ideas, es probable que los integrantes del equipo más productivos hayan propuesto varias ideas que les parecieron muy importantes. Esto sucede especialmente si para la lluvia de ideas elegiste a personas que son las más afectadas por el problema en cuestión o si les diste participación a empleados cuya responsabilidad de encontrar soluciones está vinculada a sus funciones.

Después de la lluvia de ideas, permite que cada participante explique sus ideas a todo el equipo. Para tener algo de contexto, aliéntalos a que expliquen el problema o la situación actual y cómo el concepto o la solución que proponen lo corrigen o lo mejoran. ¿Qué estado futuro describen?

Cuando justifique su idea, cada integrante del equipo debería presentar cómo la opción que propone mejorará la posición de la compañía o su participación de mercado actual.

Nuevamente, en este caso es importante el consenso. Observa qué ideas parecen generar el mayor interés o la mayor atención. Plantea preguntas a los presentadores y permite que respondan a las objeciones, si es necesario.

Una vez que hayan presentado su caso, los participantes pueden escribir su idea en la pizarra o en una nota adhesiva y pegarla en la pared. (Por supuesto, los grupos también pueden trabajar en una pizarra en línea como Lucidspark). Si la idea de otro participante es similar a una idea ya presentada, haz que la coloquen junto a la idea existente.

Organiza las ideas que ya hayan presentado

Después de la lluvia de ideas, ya has hecho las tareas de calificación, priorización y categorización de las ideas que te corresponden. Pero ahora es tiempo de agrupar los conceptos restantes según el grado de interés que evocan o la impresión que causan.

¿Qué ideas captan tu atención de forma instantánea? ¿Hay algunas que tengan un interés inmediato, otras que podrían justificar una mayor revisión y otras que solo son colaterales?

Tal vez ya hayas observado que algunas de las opciones que se encuentran en consideración están relacionadas de algún modo (es decir, las que colocaste juntas a medida que las personas justificaban sus ideas ante el grupo). Analiza detalladamente qué hace que sean parecidas. A veces, las semejanzas funcionan para complementarse entre sí. Añadir las mejores partes de conceptos similares podría dar lugar a una gran innovación.

En este momento, empieza a organizar las ideas según si evocan amor, gusto o una reacción tibia. Los demás deben hacer lo mismo. No obstante, resiste la tentación de apegarte mucho a una idea en particular. Este es el momento de ordenar y organizar, no de decidir un curso de acción detallado.

Ahora, crea una matriz o una cuadrícula para colocar tus ideas en las categorías de amor, gusto o reacción tibia.

A medida que las organices, recuerda también evaluarlas según los criterios de la sesión de lluvia de ideas inicial. ¿Cuál fue el problema o la inquietud que estabas intentando solucionar? Vuelve a mirar e intenta determinar en qué medida cada solución se adapta y en realidad convertirá una lluvia de ideas en una idea ejecutable.

Además de los sentimientos de amor, gusto o tibieza para cada idea, recupera los criterios que utilizaste anteriormente para calificar, priorizar y categorizar tus conceptos, incluidos los recursos, el riesgo, el costo y el valor.

Estos factores pueden usarse en una lista que puede acompañar a tu matriz o cuadrícula. Una idea muy querida puede parecer menos realista si no recibe calificaciones por tener un costo o un riesgo razonables. Del mismo modo, una idea que empezó como tibia podría lograr más aprobación si se demuestra que tiene buen valor.

Voten las ideas y tomen una decisión 

En esta etapa, las ideas del equipo ya han sido organizadas, evaluadas y ordenadas. Ya todos tienen alguna sensación respecto de qué ideas son las más realistas y factibles y cuáles son demasiado caras o lejanas como para continuarlas dados el presupuesto o el cronograma actuales. 

Si todo sale realmente bien, podría haber señales incipientes que ya indican cuál es la idea ganadora.

Este podría ser el momento perfecto para consolidar su decisión como grupo y votar por el concepto que tiene más sentido para su organización. Algunos consejos para tener en cuenta antes de elegir la idea ganadora:

• ¿Emergen patrones entre las ideas más queridas en comparación con las que solo gustaron? 
• ¿El equipo descartó con demasiada rapidez alguna de las ideas relegadas a la categoría de tibias?
• ¿Olvidaron algún criterio crítico en la selección de ideas (por ej., que esté lista para el lanzamiento en la fecha límite?). 

Vuelvan a considerar las opciones que se están votando. Si tu compañía solo tiene el presupuesto, los recursos y el ancho de banda para implementar una idea en este momento, no voten con solo una opción favorita en mente. En lugar de ello, califica las restantes en orden descendiente: 1 para la favorita, 2 para la segunda mejor idea y así sucesivamente. Usar este enfoque permite que todos acuerden las dos mejores ideas de manera democrática.

Es mucho más sencillo elegir entre dos opciones que entre varias. Si el resto de las ideas surge de una misma lluvia de ideas eficiente, guárdalas para reconsiderarlas más adelante.

Antes de emitir el voto final, pídeles a los integrantes del equipo que intenten dejar de lado sus emociones y sus sesgos personales. Mejor aún, intenten identificar los prejuicios o las influencias externas que podrían inclinar el voto en dirección equivocada. En definitiva, la meta es convertir la lluvia de ideas en ideas que den resultados.

Si se la hace bien, no solo informará la decisión de esta votación sino también otros análisis con el grupo en el futuro. 

Crea un plan que el equipo pueda implementar

Con una decisión tomada, es momento de asignar responsabilidad por los elementos de acción después de la lluvia de ideas. Si no estás listo para comprometer todo tu tiempo y energía (o los de tu equipo) en el plan del proyecto, concentren los esfuerzos en mantener el ímpetu. Como mínimo, planifica analizar los próximos pasos con tu equipo.

Según el propósito de la lluvia de ideas inicial, los siguientes pasos podrían adoptar muchas formas, por ejemplo:

• Un mapa de ruta del producto: es perfecto para ayudar a que las personas y los equipos naveguen entre dos puntos y para guiar a todos sobre cómo transformar su idea en una solución ejecutable.
• Un cronograma del proyecto: les da una vista de la secuencia cronológica de los eventos necesarios para que una idea se convierta en realidad y se limita a consideraciones de alto nivel, en lugar de tratar los detalles complejos.
• Un tablero Kanban: ideal para los que tienen un flujo de trabajo flexible, porque se basa en la simplicidad gráfica de mover cartas para controlar el avance desde el principio al fin, y permite mantener informados a los equipos.
• Un tablero de Scrum: muy flexible y fácil de personalizar, las tareas se segmentan en carriles verticales u horizontales por sprints, generalmente identificados como "Pendientes", "En curso", "En prueba" y "Listos".
• Una lista de control básica: simple y al grano, es algo que muchas personas han empleado en el trabajo o en el hogar para desglosar los proyectos o las metas en las tareas específicas que deben completarse en el futuro.

Independientemente de lo que decida hacer el equipo después de la lluvia de ideas, lo más importante es delinear un plan que sea claro y que tenga sentido para todos los que participan, y luego actuar según ese plan. Deben comprometerse a fechas y horas específicas para completar cada paso y luego acordar entre todos la fecha de entrega definitiva.

Asigna tareas a cada integrante del equipo

Determina quién es responsable por cada paso o tarea. También es útil aclarar la función de cada persona a lo largo de todo el curso de un proyecto, de principio a fin. Es más probable que las personas estén motivadas si se sienten responsables (o más afectadas) por el problema que se intenta solucionar.

Cuando asignes tareas, decide de antemano cuáles son las más importantes y que deben completarse primero, y priorízalas según corresponda. Estas tareas son las que te permiten garantizar que el proyecto se complete y, a menudo, deben encararse antes de que puedan considerarse las tareas posteriores.

Las tareas pueden incluir hacer un prototipo de trabajo, obtener el financiamiento o conseguir la autorización legal. 

Cuando supervises la transformación de una idea en una solución efectiva después de una lluvia de ideas, recuerda siempre verificar que el traspaso de tareas entre las personas (o los departamentos) se haga con claridad. Mantén la comunicación con los interesados (tanto dentro como fuera del equipo) a lo largo de todo el proyecto.

Saber cómo hacer un seguimiento después de una lluvia de ideas no resulta natural para la mayoría de las personas. El lienzo de Lucidspark proporciona un espacio ideal para calificar, priorizar y categorizar las ideas, junto con la estructura que hace falta para convertirlas en pasos ejecutables. Regístrate hoy para aprovechar al máximo la próxima sesión de lluvia de ideas de tu equipo con toda la conveniencia del acceso remoto, funciones basadas en la nube e integraciones que te permiten conectarte con aplicaciones como Google Workspace, Slack y Lucidchart.