Welke verschillende soorten Scrum meetings zijn er?

Op het eerste gezicht lijkt het misschien vreemd dat de Scrum-methode de standaard is voor veel softwareteams over de hele wereld. Als er één ding is waarover alle sectoren en afdelingen het unaniem eens zijn, dan is het dit: niemand houdt van onnodige vergaderingen. En voor de Scrum-methode zijn veel vergaderingen nodig.

Maar: geen enkele Scrum meeting is overbodig. Als Agile-framework vertrouwt Scrum op frequente, persoonlijke communicatie, als ondersteuning voor korte werkcycli. In dit bericht zullen we elk type Scrum-vergadering uitwerken en uitleggen waarom elk type onmisbaar is voor het Scrum-proces.

Wat is Agile?

Laten we eerst en vooral wat achtergrondinformatie doornemen. Zoals hierboven vermeld, is Scrum een Agile-framework. Wat houdt dat precies in?

In de afgelopen twintig jaar is de Agile ontwikkeling van software de standaard geworden in de wereld van software-engineering. De Agile-methode is inmiddels zelfs aangepast voor gebruik in andere sectoren en vakgebieden. Of je er nu fan van bent of niet, het valt niet te ontkennen: de Agile-methodologie is ongelooflijk populair - en je zou je echt moeten verdiepen in de basisprincipes ervan, als je dat nog niet gedaan hebt.

Je moet het volgende weten over Agile. Hoewel Agile vaak wordt beschreven of begrepen als een methode om dingen voor elkaar te krijgen - een stapsgewijs proces - is het eigenlijk een raamwerk waarmee je over je werk kunt nadenken. Dit raamwerk en de begeleidende principes zijn beschreven in het Manifesto for Agile Software Development. Agile is geen specifieke methode, het is een overkoepelende term. En onder die term zijn er verschillende Agile-methoden (Scrum en Kanban bijvoorbeeld, maar daar komen we later op terug).

Bij traditionele softwareontwikkeling proberen engineeringteams vaak een product in één keer af te werken. Maar daar komt het probleem: die 'ene keer' duurt meestal gewoon maanden.

Teams die Agile-methodologie gebruiken, werken daarentegen in korte intervallen, die sprints worden genoemd. Sprints variëren in lengte, afhankelijk van het team waarmee gewerkt wordt, maar een standaard sprint duurt twee weken. Tijdens deze sprints pakken de teams specifieke taken aan, denken ze na over het proces en proberen ze vervolgens elke volgende sprint verbeteringen aan te brengen. Het doel is ten eerste om een werkend product te creëren; dat product wordt vervolgens in toekomstige sprints iteratief aangescherpt en verbeterd.

Soorten Agile-frameworks

Zoals hierboven vermeld, is Agile softwareontwikkeling geen stapsgewijze methode. Het is een mindset en benadering. En er zijn tal van methoden en frameworks die onder de overkoepelende term Agile vallen. In dit gedeelte gaan we kort in op twee van de meest prominente Agile-frameworks: Scrum en Kanban.

Scrum

Een bepalend kenmerk van de Scrum-methode is de nadruk op samenwerking en besluitvorming binnen het team. Taken en projecten worden opgesplitst in sprints van twee weken. Aan het begin van elke sprint komt het hele Scrum-team samen om te beslissen wat ze hopen te bereiken en wie welke taken krijgt toegewezen. Tijdens elke sprint blijven de Scrum-teams regelmatig samenkomen om alles soepel te laten verlopen.

De taken van die sprint worden vervolgens gerangschikt op een Scrum board - dit kan een fysiek whiteboard zijn of een virtuele versie. Het whiteboard is opgedeeld in drie (soms meer) kolommen: Takenlijst, in uitvoering en voltooid. De taken, die op kleinere kaarten worden weergegeven, worden gesorteerd in de bijbehorende kolommen.

Kanban

Net als Scrum organiseert de Kanban-methode taken met kaarten op een whiteboard. (Nogmaals, dit kan een fysiek of virtueel whiteboard zijn.) Maar voor het grootste deel houden daar de overeenkomsten op.

Bij de Kanban-methode is er geen tijdslimiet. De backlog wordt voortdurend bijgewerkt. Wanneer een taak wordt gestart, wordt de kaart verplaatst naar de kolom "in uitvoering" en daarna naar alle andere kolommen totdat de taak is voltooid.

Ontdek hoe je Lucidspark kunt gebruiken als online kanban board.

Het doel van de Kanban-methode is om teams te helpen bij het organiseren van hun workflow en het elimineren van knelpunten. Hiervoor spreken de teams een strikte limiet af voor de fase ‘in uitvoering’ (WIP-limiet, ofwel Work In Progress-limiet). De WIP-limiet definieert het aantal taken dat in elke kolom op het Kanban board kan worden geplaatst. Dit helpt multitasking te verminderen, waardoor teamleden gefocust en efficiënt blijven.

Wat zijn de vijf belangrijkste Agile Scrum meetings?

Gedurende elke sprint moet je team vijf soorten Agile Scrum meetings houden. Maar maak je geen zorgen, de meeste meetings komen maar één keer per sprint voor. In het volgende gedeelte hebben we de basis van elke vergadering uitgelegd: Wanneer moet de meeting plaatsvinden? Wie moet erbij aanwezig zijn? En wat levert de vergadering op? Gewapend met deze informatie ben je helemaal voorbereid om in een mum van tijd vlotte en doeltreffende sprints te draaien!

Sprint Planning

Voordat je team aan een Scrum-sprint begint, moet je weten waar je naartoe gaat. Dit bepaal je in een Sprint Planning meeting. Een Scrum Sprint Planning zou een van de langste Scrum-vergaderingen moeten zijn die je houdt - plan voor elke week van je sprint twee uur in. (Voor een sprint van twee weken heb je bijvoorbeeld een planningsvergadering van ongeveer vier uur nodig.) Dit lijkt misschien veel maar je moet er rekening mee houden dat je maar één sprintplanningsvergadering per sprint hoeft te houden - meteen aan het begin.

Het doel van een Scrum Sprint Planning is simpel: stel vast wat jij en je Scrum-team met deze sprint willen bereiken en evalueer de bandbreedte die je daarvoor beschikbaar hebt. Van daaruit kun je de sprint plannen, taken toewijzen en deadlines stellen. Zorg ervoor dat elk teamlid elk aspect begrijpt van de taken die aan hem of haar zijn toegewezen. Nodig de producteigenaar uit voor deze vergadering, zodat hij of zij alle dubbelzinnigheden uit de weg kan ruimen en de verwachtingen kunnen worden vastgesteld.

Ontdek hoe je Lucidspark kunt gebruiken voor je online sprintplanning.

Daily Scrum

Dagelijkse standup-vergaderingen zijn de meest gehouden Agile Scrum-vergaderingen en eigenlijk de basis van Scrum-sprints. Ze zijn kort, to the point, en zoals de naam al doet vermoeden, worden ze elke dag gehouden - ze zijn meestal de eerste vergadering van de werkdag. Aan het einde van een Daily Scrum zou elk teamlid twee vragen moeten hebben beantwoord: Wat heb ik gisteren bereikt? En wat ga ik vandaag bereiken? In deze stand-up meetings kunnen de teamleden ook eventuele obstakels waar ze tegenaan lopen naar voren brengen.

Hoewel Daily Scrums maar tussen de vijftien en dertig minuten duren, zijn ze een effectieve manier om elk teamlid geïnformeerd te houden en openlijk met anderen te communiceren. Omdat ze zo vaak worden gehouden, kunnen de teams tijdens stand-up meetings ook problemen oplossen op het moment dat ze zich voordoen, zodat de sprint op schema blijft.

Sprint Review

Aan het einde van elke sprint wordt een Sprint Review gehouden. In deze vergadering kunnen jij en je team aan de producteigenaar en andere stakeholders buiten je team laten zien wat je hebt bereikt.

Je doel in een Sprint Review is het verzamelen van feedback. Je laat nieuwe productkenmerken en -functionaliteiten zien. Geef de producteigenaar en andere stakeholders de gelegenheid om op je werk te reageren en dit te evalueren. Agile-methodologie is gebaseerd op open en frequente gesprekken: houd er, terwijl jij en je team feedback documenteren, erop reageren en ernaar handelen, rekening mee dat deze gesprekken helpen om een beter product te creëren.

Bepaalde feedbackpunten vereisen mogelijk extra werk aan het product - voeg ze toe aan je backlog en overweeg ze op te nemen in de volgende sprint. (Dit is een kwestie van prioriteit: je moet de feedback uiteindelijk implementeren, maar als andere taken urgenter zijn, kun je deze bewaren voor een latere sprint.)

Sprint Retrospective

Net als een beoordelingsvergadering wordt er aan het einde van elke sprint een sprint retrospective-vergadering gehouden. Bij beoordelingsvergaderingen zijn de producteigenaar en andere stakeholders betrokken. Bij Sprint Retrospective vergaderingen draait het in de eerste plaats om je Scrum-team - het is meestal niet nodig om er externe spelers bij te betrekken.

Ontdek hoe je Lucidspark kunt gebruiken voor je online retrospective.

Bespreek tijdens een Sprint Retrospective meeting de volgende vragen met je Scrum-team: Wat ging er goed deze sprint? Wat ging er mis? En wat zouden we de volgende keer anders kunnen doen?

Deze vergaderingen hoeven niet lang te duren (meestal ergens tussen de één en twee uur), maar geven de teams de gelegenheid zich constant te verbeteren.

Product Backlog Review

Product Backlog Review meetings vinden plaats tussen de sprints in (meestal slechts één keer tussen twee sprints, maar je kunt altijd nog meer vergaderingen inplannen indien nodig). Als je een beetje op ons lijkt, zijn je backlogtaken waarschijnlijk nog in grove lijnen opgezet. En dat is prima! Deze vergadering is je kans om verhelderende details toe te voegen, resultaten vast te stellen en prioriteiten te stellen voor de taken in je backlog.

Een grondige vergadering voor het verfijnen van de productbacklog maakt het je een stuk gemakkelijker. Herinner je je de ellenlange Sprint Planning vergadering nog die je aan het begin van de sprint hield? Als je de tijd neemt om je backlog te verfijnen, is sprintplanning een sneller en soepeler proces.

Tips voor het organiseren van Agile Scrum meetings

Je zult je nu waarschijnlijk al ergens van bewust zijn: de Scrum-methode is gebaseerd op persoonlijke vergaderingen. Zonder persoonlijke bijeenkomsten zal een sprint ontsporen en uit elkaar vallen. Maar persoonlijk betekent niet noodzakelijkerwijs in persoon. En of jouw team nu op afstand of in hetzelfde gebouw werkt, een virtueel Scrum board kan helpen om vergaderingen georganiseerd te laten verlopen en teamleden op de hoogte te houden. Maak kennis met Lucidspark.

Met Lucidspark kun je virtuele Scrum boards maken, deze delen met je team en in real time samenwerken. En dat is nog niet eens het mooiste! We hebben drie functies van Lucidspark uitgelicht die je kunt gebruiken voor het plannen van jouw Agile Scrum meetings:

1. Timer: Teamleden kunnen al snel gefrustreerd raken door het enorme aantal Scrum-vergaderingen dat ze moeten bijwonen, vooral als die vergaderingen vaak lang duren. Als je je Scrum board tevoorschijn haalt tijdens Daily Scrum meetings, gebruik dan de interne timer van Lucidspark om ervoor te zorgen dat je op tijd afsluit.
2. Kleurcodering en tags: Je Scrum board is een krachtig visueel hulpmiddel voor je team tijdens elke sprint, zolang het maar georganiseerd is. Probeer voor meer duidelijkheid kleuren en tags voor deelnemers te gebruiken om te identificeren welke taken bij welke personen horen.
3. Koppelen: Je wilt je Scrum board niet volzetten met onnodige informatie. Onthoud goed: niet elk teamlid hoeft alles over elke taak te weten. Voeg links toe naar externe documenten, andere Lucidspark-whiteboards of Lucidchart-documenten om teamleden toegang te geven tot alle aanvullende documentatie die ze nodig hebben.