De prime abord, il peut sembler curieux que la méthode Scrum soit l’approche de prédilection de nombreuses équipes de développement logiciel dans le monde. S’il y a une chose qui fait l’unanimité dans tous les secteurs d’activité et tous les services, c’est bien celle-ci : personne n’apprécie les réunions inutiles. Et justement, la méthode Scrum multiplie les cérémonies agiles (les réunions agiles). Paradoxe ?

L’explication de ce succès est en réalité assez simple : chacune de ces cérémonies Scrum a son importance. En tant que cadre agile, Scrum s’appuie sur une communication fréquente, en face à face, pour permettre des cycles de travail courts. Dans cet article, nous allons détailler les différents types de réunions associées à la méthode Scrum et expliquer les raisons qui font qu'elles sont indispensables à cette approche.

En quoi consiste la méthode agile ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, reprenons quelques notions de base. Comme mentionné précédemment, Scrum est un cadre agile. Mais, qu’est-ce que cela signifie exactement ?

Au cours des vingt dernières années, la méthode agile est devenue une norme dans le monde de l’ingénierie logicielle. La méthode agile a même été adaptée à d’autres secteurs et domaines d’activité. Qu’on l’aime ou qu’on la déteste, on ne peut nier sa popularité grandissante. Et si vous ne l’avez pas encore fait, nous vous recommandons vivement de vous familiariser avec ses principes de base.

Voici ce que vous devez savoir sur la méthode agile : bien que cette approche soit souvent décrite ou perçue comme une méthode d’exécution de tâches (un processus étape par étape), il s’agit en réalité d’un cadre de réflexion et de gestion de votre travail. Ce cadre et ses principes directeurs sont exposés dans le Manifeste pour le développement logiciel agile. Agile est un terme générique qui ne correspond pas à une méthode spécifique. Il renvoie en réalité à plusieurs méthodes dites agiles (Scrum et Kanban, par exemple, mais nous y reviendrons plus tard).

Dans le développement de logiciel classique, les équipes d’ingénieurs cherchent souvent à finaliser un produit en une seule fois. Le problème, c’est que cela prend généralement des mois.

Les équipes qui utilisent la méthode agile, en revanche, fonctionnent par intervalles courts appelés sprints. Leur durée varie en fonction de chaque équipe, mais un sprint standard se déroule généralement sur deux semaines. Pendant cette période, les équipes accomplissent des tâches spécifiques, analysent leurs processus et s’efforcent de s’améliorer à chaque nouveau cycle. L’objectif est avant tout de créer un produit fonctionnel ; ce produit est ensuite affiné et amélioré de manière itérative au cours des sprints suivants.

Les différents types de cadres agiles

Comme nous l’avons mentionné précédemment, le développement de logiciel agile n’est pas une méthode à suivre étape par étape, mais un état d’esprit et une philosophie. Il existe de nombreuses méthodes et cadres de travail qui relèvent de l’approche agile. Dans cette section, nous allons explorer brièvement deux des cadres agiles les plus populaires : Scrum et Kanban.

Scrum

L’une des particularités de la méthode Scrum est qu’elle met l’accent sur la collaboration et la prise de décision en équipe. Les tâches et les projets sont répartis en sprints de deux semaines. A chaque début de sprint, l’ensemble de l’équipe Scrum se réunit pour décider de ce qu’elle espère accomplir et déterminer les responsabilités de chacun. Au cours de chaque sprint, les équipes Scrum continuent de se réunir fréquemment afin de maintenir le bon déroulement de leurs travails et processus.

Les tâches de ce sprint sont ensuite organisées sur un tableau Scrum : il peut s’agir d’un tableau blanc physique ou d’une version virtuelle. Le tableau est divisé en trois colonnes (parfois plus) : à faire, en cours et terminé. Les tâches sont représentées par de petites cartes ou post-its et sont classées dans les colonnes correspondantes.

Kanban

À l’instar de Scrum, la méthode Kanban consiste à organiser les tâches à l’aide de cartes sur un tableau. (Encore une fois, il peut s’agir d’un support physique ou virtuel.) Cependant, les ressemblances s’arrêtent (en grande partie) là.

La méthode Kanban ne prévoit pas de limite de temps. Le backlog est constamment mis à jour : dès qu’une tâche est commencée, sa carte est déplacée dans la colonne « en cours », et ainsi de suite, de colonne en colonne, jusqu’à ce qu’elle soit terminée.

L’objectif de la méthode Kanban est d’aider les équipes à organiser leur flux de travail et à éliminer les goulots d’étranglement. Pour ce faire, elles limitent strictement le nombre de tâches en cours. Cette limite définit le nombre de tâches qui peuvent figurer dans une colonne donnée du tableau Kanban pour réduire le multitasking et maintenir la concentration et la performance des membres de l’équipe.

Quelles sont les principales cérémonies Scrum dans la méthode Agile  ?

Réunion de planification du sprint (Sprint planning)

Avant que votre équipe ne commence un sprint Scrum, vous devez savoir dans quelle direction vous devez aller. C’est là qu’intervient la réunion (cérémonie) de sprint planning. Celle-ci doit être l’une des plus longues que vous tenez : prévoyez deux heures de planification pour chaque semaine de sprint. (Un sprint de deux semaines, par exemple, nécessite une réunion de planification d’environ quatre heures.) Bien que cela puisse sembler beaucoup, rappelez-vous que vous n’avez besoin de tenir qu’une seule réunion de planification par sprint – au tout début du sprint.

L’objectif d’une cérémonie de sprint planning est simple : déterminer ce que vous et votre équipe Scrum souhaitez accomplir au cours du sprint et évaluer la capacité dont vous disposez. À partir de là, vous pouvez planifier votre sprint, en répartissant les tâches et en fixant des échéances. Veillez à ce que chaque membre de l’équipe comprenne les détails des tâches qui lui sont confiées. Pensez à inviter le product owner à cette réunion afin qu’il puisse répondre à toutes les questions et à définir les attentes.

Stand-up meetings quotidiens (Daily stand-up)

Les stand-up meetings quotidiens sont les cérémonies Scrum les plus fréquentes et représentent le cœur des sprints Scrum. Elles sont courtes, ciblées et, comme leur nom l’indique, elles ont lieu chaque jour – c’est généralement la première réunion de la journée. À la fin d’un stand-up meeting, chaque membre de l’équipe doit avoir répondu à deux questions : qu’est-ce que j’ai accompli hier ? Que vais-je accomplir aujourd’hui ? Les stand-up meetings sont également l’occasion pour les membres de l’équipe d’évoquer les obstacles ou difficultés qu’ils rencontrent.

Bien qu’ils durent seulement de quinze à trente minutes, ils permettent de s’assurer que chaque membre de l’équipe est au courant de l’évolution du sprint et des tâches dont il a la charge, et qu’il communique ouvertement avec les autres. En raison de leur fréquence, les stand-up meetings donnent également aux équipes la possibilité de résoudre les problèmes dès qu’ils se présentent, ce qui les aide à respecter le calendrier du sprint.

Revue de sprint (Sprint review)

Une réunion de revue de sprint est organisée à la fin de chaque cycle Scrum. Cette rencontre est l’occasion pour vous et vos collègues de présenter ce que vous avez accompli au product owner et aux autres parties prenantes qui ne font pas partie de votre équipe.

Votre objectif lors d’une revue de sprint est de recueillir des suggestions. Lorsque vous présentez les nouvelles caractéristiques et fonctionnalités du produit, invitez le product owner et les autres parties prenantes à réagir et à se prononcer sur votre travail. La méthode agile est basée sur des échanges ouverts et fréquents : lorsque vous et votre équipe consignez, commentez et intégrez ces remarques, n’oubliez pas qu’elles contribuent à améliorer le produit.

Certains points soulevés peuvent nécessiter des travaux supplémentaires sur le produit. Ajoutez-les à votre backlog et envisagez de les inclure dans votre prochain sprint. (À vous de les traiter en fonction de vos priorités : vous devrez intégrer ces commentaires à terme, mais si d’autres tâches sont plus urgentes, vous pouvez les garder pour un prochain sprint.)

Rétrospective de sprint (Sprint retrospective) 

Une rétrospective de sprint est également organisée à la fin de chaque sprint. Alors que les revues de sprint incluent le product owner et d’autres parties prenantes, les céreémonies Scrum de rétrospective sont principalement destinées à votre équipe Scrum : il n’est généralement pas nécessaire d’impliquer des acteurs extérieurs.

Au cours d’une rétrospective de sprint, abordez ces questions avec votre équipe Scrum : qu’est-ce qui a bien fonctionné dans ce sprint ? Qu’est-ce qui s’est mal passé ? Que pourrions-nous faire différemment la prochaine fois ?

Ces réunions n’ont pas besoin d’être longues (généralement entre une et deux heures), mais elles permettent aux équipes de s’améliorer continuellement, au fur et à mesure de chaque cycle Scrum.

Affinage du backlog produit (Product backlog refinement)

Les réunions d’affinage du backlog produit ont lieu entre les sprints (généralement une seule fois par cycle, mais vous pouvez toujours en programmer une autre si nécessaire). Si vous êtes comme nous, il est probable que les tâches de votre backlog soient un peu sommaires. Rassurez-vous ! Cette réunion est l’occasion d’apporter des précisions, de définir les livrables attendus et de hiérarchiser les tâches de votre backlog.

Une réunion d’affinage du backlog produit efficace vous facilitera la vie. Vous vous souvenez de la réunion de sprint planning interminable que vous avez tenue au début du sprint ? Si vous prenez le temps d’affiner votre backlog, vous gagnerez en rapidité et en fluidité lors de votre phase de préparation.

Nos conseils pour organiser vos cérémonies Scrum

À ce stade, vous avez probablement réalisé que la méthode Scrum repose sur des réunions en face à face. Sans elles, votre sprint échouerait complètement. Cependant, face à face ne signifie pas forcément d'être en personne. Que votre équipe travaille à distance ou dans les mêmes bureaux, un tableau Scrum virtuel peut vous aider à organiser vos réunions et à tenir informé vos collaborateurs de ce qu'il se passe. Et c'est là qu'intervient Lucidspark.

Avec Lucidspark, vous pouvez créer des tableaux Scrum en ligne, les partager avec votre équipe et collaborer en temps réel. Et il y a encore mieux ! Voici les trois fonctionnalités phares de Lucidspark que vous pouvez utiliser pour organiser vos réunions Scrum :

1. Le minuteur : les membres de votre équipe peuvent facilement se lasser du nombre de cérémonies Scrum auxquelles ils doivent assister, surtout si elles s’éternisent. Lorsque vous travaillez sur votre tableau Scrum au cours des réunions quotidiennes, utilisez le minuteur intégré de Lucidspark pour vous assurer de terminer dans les temps.
2. Les codes couleur et étiquettes : votre tableau Scrum est une ressource visuelle précieuse pour votre équipe pendant chaque sprint, à condition qu’il soit bien organisé. Pour plus de clarté, attribuez une couleur à chaque collaborateur et utilisez des étiquettes pour identifier le ou les responsables des différentes tâches.
3. les liens URL : il n’est pas souhaitable d’encombrer votre tableau Scrum avec des informations inutiles. Rappelez-vous que les membres de l’équipe n’ont pas tous besoin de connaître les détails de chaque tâche. Ajoutez des liens vers des documents externes, d’autres tableaux Lucidspark ou des documents Lucidchart pour permettre à vos collaborateurs d’accéder à toute documentation supplémentaire dont ils pourraient avoir besoin.