Tips voor vergaderingen: een whiteboard opzetten in Lucidspark

Niets is zo saai als een muur van tekst. Of een ellenlange monoloog. Het punt is: woorden zijn prima, maar met mate. Te vaak wordt er tijdens vergaderingen wel gepraat, maar niet echt gecommuniceerd. Bij Lucid zeggen we het al jaren: visuele communicatie is effectieve communicatie.  

Natuurlijk wordt een vergadering niet automatisch beter of effectiever door alleen een paar plaatjes toe te voegen. Voor productieve vergaderingen, zoals strategische planningssessies, zijn twee dingen nodig: effectieve communicatie en betrokken deelnemers. Het heeft geen zin om visueel materiaal toe te voegen als je collega's er niet bij betrokken zijn.

Hoe ziet dit er in de praktijk uit? Maak kennis met Lucidspark. In Lucidspark kun je vergaderingen uitplannen, zoals op een whiteboard. Wat zijn de doelen? Welke ideeën moeten worden uitgewerkt? Zet voor de vergadering een overkoepelende structuur op om ervoor te zorgen dat alle belangrijke punten aan bod komen. En omdat Lucidspark is ontworpen voor samenwerking, kan iedereen in de vergadering er gemakkelijk persoonlijk bij betrokken worden. Ze kunnen hun ideeën, taken en meer in real time toevoegen. 

Tips om een whiteboard op te zetten in Lucidspark

Lucidspark kan zoveel: waar moet je beginnen? We snappen dat het allemaal wat overweldigend kan zijn. Daarom hebben we deze lijst met handige tips en trucs samengesteld om een whiteboard op te zetten in Lucidspark voorafgaand aan de vergadering. Als je whiteboard al klaar staat, kun je meteen aan de slag met wat belangrijk is: samenwerking, communicatie en innovatie. 

Voeg een agenda of projectoverzicht toe in het notitiepaneel

Vergaderingen lopen vaak uit: een frustratie waar de meesten van ons wel een paar keer per maand mee te maken krijgen. En als een vergadering uitloopt, worden dingen voortijdig afgekapt. Om die verloren tijd in te halen, worden er nog meer vergaderingen ingepland. Dit is inefficiënt en, om eerlijk te zijn, ongelooflijk irritant. 

Maar dat hoeft je niet te overkomen. Bij het opzetten van een Lucidspark whiteboard voor je vergadering kun je een agenda toevoegen via het notitiepaneel (in de rechterbovenhoek). Zo zie je bij het doorlopen van je bord tijdens de vergadering altijd hoe het zit qua tijd en wat het volgende onderwerp is.

Het notitiepaneel is ook een geweldige plek voor andere informatie waar vaak naar verwezen wordt: een projectoverzicht, vergaderingsnotulen, actie-items enzovoort. 

Voeg een titel toe

Deze ligt misschien voor de hand, maar we zeggen het toch maar. Als jij je Lucidspark whiteboard geen naam geeft, raak je hem gemakkelijk kwijt tussen andere naamloze documenten. Bovendien weten je collega's met een goede titel dat ze op de juiste plek zijn als ze je whiteboard openen. (Pro tip: wees consequent bij het geven van titels aan documenten. Dit bespaart in de toekomst een hoop gedoe.)

Gebruik containers voor verschillende werkgebieden

Een van de handigste functie van Lucidspark whiteboards is dat ze zo groot kunnen zijn als jij zelf wilt! Maar met macht komt verantwoordelijkheid. Als voorzitter is het jouw taak om het bord overzichtelijk te houden. 

Houd bij het opzetten van een bord voor een vergadering rekening met verschillende aspecten van de vergadering. Wie is er aanwezig? Welke taken moeten worden uitgevoerd? Gaat het bord nog bewerkt worden door anderen? 

Gebruik vervolgens containers om je bord te ordenen. Je kunt een container gebruiken voor elk idee of probleem waarover je aan het brainstormen bent of voor elke persoon/team die aan de vergadering deelneemt.  

Gebruik een sjabloon

Wat is het doel van de vergadering? Brainstorming? Analyse? Of iets heel anders? Neem een kijkje in de sjabloonbibliotheek voordat je een geheel nieuw Lucidspark whiteboard gaat opbouwen. De kans is groot dat je hier een sjabloon vindt waarmee je het gewenste framework nog sneller opstelt. 

Voeg instructies toe

We hebben het al eerder gezegd, maar we zeggen het nog een keer: vergaderingen lopen vaak uit. Maar waarom? Vaak omdat mensen te laat komen en bijgepraat moeten worden. Dat wil zeggen: het eerste deel van de vergadering moet worden herhaald. 

Hoewel dit misschien nooit helemaal te voorkomen is, zijn er preventieve stappen die je kunt nemen in Lucidspark. Voeg voor elk gedeelte van je bord een tekstvak toe met eenvoudige instructies. Zo kunnen laatkomers hun achterstand snel zelf inhalen. 

Je kunt ook pijlen tussen de verschillende gedeeltes toevoegen om de volgorde aan te geven waarin je ze behandelt. Op deze manier kunnen laatkomers precies zien wat ze hebben gemist. 

Voeg een legenda toe

Als je van plan bent kleurcodering of emoji's te gebruiken om ideeën te ordenen, voeg dan een legenda toe. (Een kleine tabel met alle kleuren of symbolen en hun betekenis.) Je systeem is misschien voor jou logisch, maar dat betekent niet dat iedereen het direct zal begrijpen. Het toevoegen van een legenda is een kleine moeite die ervoor zorgt dat iedereen op één lijn zit. 

Gebruik de deelfunctie

Zoals hierboven al gezegd, kunnen Lucidspark whiteboards zich ver uitstrekken. Dat is goed, want dat betekent dat je veel informatie op een bord kwijt kunt. Maar de kans is groot dat niet iedereen met wie je het bord deelt, al die informatie nodig heeft. 

Lijkt het je inefficiënt om een enorm bord door te spitten op zoek naar een specifiek onderdeel? Geen zorgen: daar hebben we wat op bedacht. Als jij je Lucidspark whiteboard deelt met collega's, kun je ervoor zorgen dat de link hen precies naar het juiste gedeelte brengt. Open het dialoogvenster Delen, klik op 'Deelbare link' in de rechterbovenhoek en selecteer het vakje 'Link naar huidige weergave'.

Voor de voorzitter van een vergadering, fysiek of via videochat, is het stimuleren van betrokkenheid een moeilijke, maar cruciale taak. Gebruik de visuele samenwerkingsfuncties van Lucidspark om teamleden tijdens de hele vergadering betrokken te houden.