Conseils pratiques : préparer votre tableau Lucidspark avant une réunion

Rien de tel qu’un gros volume de texte (ou un long monologue) pour endormir une salle. Le constat est sans appel : les mots, c’est bien, mais avec modération. Et les réunions se résument bien trop souvent à de longs discours sans vraie communication. C’est ce que nous répétons chez Lucid depuis des années : pour communiquer efficacement, il faut communiquer visuellement.  

Bien entendu, il ne suffit pas de projeter quelques images sur un écran pour réussir une réunion ou gagner en efficacité comme par magie. Les réunions productives, telles que les séances de planification stratégique, nécessitent deux facteurs : une communication efficace et l’implication des participants. Il ne sert à rien d’inclure des visuels si vos collègues n’interagissent pas avec.

Alors, comment ça marche en pratique ? C’est là que Lucidspark intervient. Dans Lucidspark, vous pouvez planifier une réunion comme vous le feriez sur un tableau blanc : quels sont les objectifs ? Quelles sont les idées à concrétiser ? Vous pouvez établir une structure générale avant la réunion afin de vous assurer que tous les points clés seront abordés. Et parce que Lucidspark est un outil collaboratif, vous pouvez facilement impliquer chaque participant et les inviter à ajouter leurs idées, leurs tâches et d’autres éléments en temps réel.

Conseils pour préparer votre tableau blanc Lucidspark

Lucidspark peut faire beaucoup de choses, alors par où commencer ? Nous comprenons bien que vous pouvez vous sentir perdu. C’est pourquoi nous avons rédigé cette liste de conseils et d’astuces pratiques pour préparer votre tableau blanc Lucidspark avant une réunion. En la suivant, vous pourrez passer directement à l’essentiel : la collaboration, la communication et l’innovation.

Ajouter un ordre du jour ou le résumé du projet dans le panneau Notes

Les réunions s’éternisent souvent et c’est une situation frustrante que la plupart d’entre nous doivent surmonter au moins plusieurs fois par mois. Lorsque les réunions se prolongent, nous abrégeons certains sujets et nous programmons encore plus de réunions pour rattraper le temps perdu. C’est une solution inefficace et, avouons-le, terriblement ennuyeuse. 

Évitez de tomber dans ce piège. Lorsque vous préparez votre tableau blanc intéractif dans Lucidspark, utilisez le panneau Notes (situé dans le coin supérieur droit) pour y inscrire un ordre du jour. De cette manière, au fur et à mesure que votre tableau de réunion se remplit, vous pouvez rapidement vérifier si vous êtes dans les temps, quels sont les prochains points à aborder et planifier en conséquence.

Le panneau Notes est également l’endroit idéal pour consigner toute autre information ayant besoin d’être consultée régulièrement, comme le résumé du projet ou de la réunion, les éléments d’action, etc. 

Ajouter un titre

Ce conseil peut paraître évident, mais mieux vaut prévenir que guérir. Si vous ne renommez pas votre tableau Lucidspark, vous risquez d’en perdre la trace parmi vos autres documents sans titre. En outre, un titre bien choisi permet à vos collègues de s’assurer qu’ils ont ouvert le bon tableau. (Conseil : soyez cohérent lorsque vous donnez un titre à vos documents pour éviter toute confusion à l’avenir.)

Utiliser des conteneurs pour organiser plusieurs espaces de travail

Les tableaux blancs Lucidspark sont extensibles à l’infini pour répondre à vos besoins, c’est l’une de leurs caractéristiques les plus pratiques ! Mais un grand pouvoir implique de grandes responsabilités. En tant que responsable de la réunion, il vous appartient de préserver la cohésion du tableau. 

Lorsque vous préparez votre tableau de bord avant une réunion, prenez en compte différents facteurs : Qui participe à la réunion ? Quelles sont les tâches à accomplir ? D’autres personnes vont-elles contribuer au tableau ? 

De là, utilisez des conteneurs pour organiser votre tableau. Vous pouvez ajouter des conteneurs pour chaque idée ou question traitée, ou pour chaque personne/équipe participant à la réunion.  

Utiliser des modèles

Quel est l’objectif de votre réunion ? Réaliser un brainstorming ? Une analyse ? Ou quelque chose de complètement différent ? Avant de créer votre propre tableau blanc intéractif à partir de zéro, consultez notre bibliothèque de modèles. Vous avez de fortes chances de trouver un exemple qui vous aidera à mettre en place le cadre dont vous avez besoin encore plus rapidement. 

Ajouter des instructions

Nous l’avons déjà dit et nous le répéterons : les réunions se prolongent fréquemment. Pourquoi ? Bien souvent, c’est parce que certaines personnes arrivent en retard à la réunion, ce qui oblige l’organisateur à répéter la première partie pour leur permettre de rattraper les autres participants. 

Vous n’éviterez jamais complètement ce phénomène, mais il existe des mesures préventives que vous pouvez prendre grâce à Lucidspark. Pour chaque partie ou section de votre tableau, il vous suffit d’ajouter une zone de texte avec des instructions simples. Les retardataires pourront ainsi plus rapidement prendre le train en marche. 

Vous pouvez également ajouter des flèches entre chaque section pour indiquer l’ordre dans lequel vous les aborderez. De cette façon, les retardataires pourront également revenir en arrière pour voir ce qu’ils ont manqué. 

Inclure une légende

Si vous prévoyez d’utiliser des codes couleur ou des émojis pour vous aider à trier vos idées, ajoutez une légende (un petit tableau avec chaque couleur ou symbole et sa signification). Ce n’est pas parce que votre système vous paraît logique que les autres le comprendront intuitivement. Ajouter une légende ne prend que peu de temps, et permet d’expliquer votre méthode de tri et de s’assurer que tous les participants sont sur la même longueur d’onde. 

Utiliser la fonction de partage

Comme mentionné ci-dessus, les tableaux blancs Lucidspark peuvent s’étendre autant que votre imagination vous le permet. C’est un avantage très précieux, car cela signifie que vous pouvez faire tenir beaucoup d’informations sur un seul et même tableau. Cependant, il est probable que certaines personnes avec lesquelles vous partagez votre tableau n’auront pas besoin de toutes ces informations. 

Vous appréhendez peut-être les difficultés que rencontreront les utilisateurs pour trouver une zone spécifique dans votre vaste tableau ? Ne vous inquiétez pas, nous avons pensé à tout ! Lorsque vous partagez votre tableau blanc Lucidspark avec vos collaborateurs, vous pouvez faire en sorte que le lien les mène directement à la partie du tableau qu’ils doivent consulter. Il vous suffit d’ouvrir la boîte de dialogue Partager, de cliquer sur Obtenir un lien à partager dans le coin supérieur droit, puis de sélectionner la case Lien vers l’affichage actuel.

Pour quiconque dirige une réunion, que ce soit en personne ou par vidéoconférence, booster la participation est une tâche à la fois complexe et indispensable. Profitez des fonctionnalités de collaboration visuelle de Lucidspark pour impliquer vos collègues pendant toute la durée de vos réunions.