De voordelen van post-mortem vergaderingen en het leiden ervan

Post-mortem vergaderingen beoordelen een project van begin tot eind om te bepalen wat goed ging en wat kan verbeterd worden. De vergadering moet leden van het team helpen bij het identificeren van procesverbeteringen en ervoor zorgen dat inefficiënties in de toekomst niet worden herhaald.

Wij laten je zien hoe je een efficiënt post-mortem van een project uitvoert en beantwoorden veelgestelde vragen over een post-mortem van een project, zodat je processen in de loop van de tijd kunnen blijven verbeteren.

Voorbereiding op de post-mortem van een project

De beste post-mortems zijn het meest georganiseerd. Als je bedrijf nog nooit een post-mortem heeft uitgevoerd, kan de eerste vergadering een beetje ongemakkelijk aanvoelen. Maar je kunt het volgende doen: gewoon de stappen volgen.

1. Organiseer de agenda 

Eerlijk gezegd hoeft het echte zware werk maar één keer te gebeuren. Als je eenmaal een eerste agenda hebt opgesteld, kun je deze gewoon aanpassen voor volgende vergaderingen. Je agenda zal waarschijnlijk het volgende bevatten:

• Wat werkte (winsten)
• Wat werkte niet (verliezen)
• Resultaten (heb je bereikt wat je had gepland?)
• Suggesties om te verbeteren
• Volgende stappen

Om tijd te besparen, kun je overwegen om vóór de post-mortem een anonieme enquête naar je deelnemers te sturen om hun mening te vragen over wat werkte en wat niet werkte. De anonimiteit van een enquête kan vaak eerlijkere feedback opleveren en de enquête zelf helpt je tijd te besparen tijdens de vergadering, aangezien je onmiddellijk kunt beginnen met het bespreken van verbeteringen en volgende stappen. Met deze enquête kun je ook de agenda van de vergadering bepalen.

2. Wijs een moderator toe 

Dit is meestal de projectmanager, maar je hebt misschien ook een aparte vergaderfacilitator die een meer neutrale partij is. Het is de taak van de moderator om de vergadering bij het onderwerp te houden, de agenda voor de vergadering rond te sturen en een samenvatting op hoog niveau van het project te geven.

3. Stel regels op voor de vergadering 

Zoals je misschien al hebt geraden, zijn het instellen van parameters de sleutel tot het uitvoeren van een post-mortem analyse. Hier zijn een paar populaire regels:

• Houd het objectief. Noem geen namen en wijs niemand de schuld toe.
• Geen telefoons en geen laptops om afleiding te voorkomen.
• Houd het positief. 

4. Vier overwinningen 

Heb je ooit een personal trainer gehad? Als dat zo is, weet je dat je eerder zwaarder zult tillen als je positieve aanmoediging krijgt in plaats van wanneer je trainer je telkens op je buikje wijst als je een pushup doet. 

Hetzelfde geldt voor projecten: aanmoediging is veel motiverender dan minachting. Overweeg om tijdens de post-mortem vergadering tijd te reserveren om de kamer rond te gaan en de overwinningen van elk individu te identificeren. Wees specifiek en bedank iedereen voor hun individuele bijdragen. Met dit soort erkenning voelen je teamleden zich gewaardeerd.

5. Wijs een notulist toe 

Dit is vooral belangrijk als je hebt besloten laptops en telefoons uit de post-mortem beoordeling te weren. De notulist moet tijdens de vergadering zorgvuldige aantekeningen maken. Na de vergadering moet de notulist de notities uitwerken en de volgende stappen aangeven (inclusief wie verantwoordelijk is voor elke stap).

De voordelen van een post-mortem beoordeling van een project

Dit hele post-mortem proces lijkt misschien op een klus. Er staat tenslotte nog een ander project in de coulissen te wachten en er is altijd iets anders te doen. Maar de tijd nemen om een post-mortem uit te voeren betaalt zich uit in:

De efficiëntie verbeteren 

Een pitcrew kan snel en efficiënt werken omdat ze hebben geanalyseerd hoe ze seconden en milliseconden kunnen winnen tijdens een pitstop. Zo geldt ook voor je teamleden, dat hoe comfortabeler ze zich voelen bij een proces en hoe vaker ze het proces hebben geanalyseerd om het te verbeteren, hoe efficiënter je projecten zullen worden.

Het moreel verbeteren 

Halverweg een project voelt je team zich mogelijk gefrustreerd. Waarschijnlijk zijn ze hindernissen tegengekomen en hebben tot laat in de avond gewerkt om problemen op te lossen. Een post-mortem helpt je team om uit te zoomen en het eindresultaat te zien van al dat harde werk en dat geeft uiteindelijk een boost aan hun moreel. Ze zullen met meer enthousiasme aan het volgende project werken en onthouden dat na de frustratie de voldoening komt van een goed uitgevoerde taak.

Teamwork opvoeren 

Met post-mortem vergaderingen kunnen teams elkaar beter leren kennen. Ze begrijpen elkaars capaciteiten en voorkeursleerstijlen beter en werken uiteindelijk samen als een hechte eenheid.

Fouten identificeren

Dit lijkt misschien een gevoelig onderwerp en als het verkeerd wordt benaderd, kan je post-mortem een negatief aanvoelen. Maar de waarheid is dat fouten leermomenten van onschatbare waarde kunnen zijn. Als je eenmaal fouten hebt geïdentificeerd vanuit een objectieve weergave, zal je team waarschijnlijk dezelfde fout niet meer herhalen.

Projecten afsluiten 

Je haalt veel voordeel bij het creëren van een ritueel dat het einde van een project aangeeft. Je post-mortem vergadering geeft je team het signaal dat het project volledig klaar is: je hoeft je geen zorgen te maken over losse eindjes of 's nachts wakker te liggen over de deadline. Het inbouwen van een post-mortem als afsluiter van je projecten, geeft een gevoel van voldoening en een gevoel van finaliteit.

Successen vieren 

Post-mortems gaan niet alleen over het focussen op fouten of het analyseren van processen om verbeteringen aan te brengen; ze gaan ook over het in de schijnwerpers zetten van overwinningen. Naarmate je meer gewend raakt aan post-mortem, zul je steeds meer te vieren hebben. Dat maakt post-mortem vergaderingen leuk.

De post-mortem analyse documenteren

Al het harde werk dat je in je post-mortem vergaderingen steekt, is voor niets als je het niet documenteert. Dit moet je doen:

Vergroot het succes en samenwerking van projecten met tools/software voor post-mortem vergaderingen: Met sjablonen bespaar je tijd en ondertussen standaardiseer je de analyse van vergaderingen. Bewaar deze sjablonen in een cloud drive, zodat iedereen op elk moment toegang heeft tot de notities van de post-mortem vergadering. Ze moeten ook inzichten of notities kunnen toevoegen die mogelijk niet door de notulist tijdens de vergadering zijn vastgelegd. Of misschien hebben teamleden na de vergadering even de tijd nodig alles te verwerken en willen ze later nog ideeën en inzichten toevoegen.

Ontwikkel bruikbare tips: Je hebt dus geniale manieren bedacht om je proces efficiënter te maken. Wat nu? Je notulist moet aangeven wie verantwoordelijk is voor elk actie-item. Je moet ook de belangrijkste lessen en aandachtspunten uit de vergadering samenvatten. Dit is de tl;dr-versie van je vergaderingen die zelfs mensen met een enorm volle agenda kunnen behappen.

Post-mortems kunnen op het eerste zicht lijken op een gewone willekeurige vergadering. Maar het zijn eigenlijk krachtige tools om processen opnieuw vorm te geven en de efficiëntie te verbeteren. Je team kan er ook naar uitkijken om aan deel te nemen om hun individuele inspanningen openlijk te laten erkennen. 

Post-mortem analyse is een gezonde, noodzakelijke manier om je team voortdurend te verbeteren. Deze post-mortem vergaderingen kunnen de efficiëntie in je teams naar boven brengen waar je van hebt gedroomd en je teams transformeren in creatieve reuzen.