Os benefícios das reuniões de lições aprendidas em projetos e como conduzi-las

As reuniões de lições aprendidas em projetos, post-mortem meetings, analisam um projeto do início ao fim para determinar o que deu certo e o que pode ser melhorado. A reunião deve ajudar os membros da equipe para identificar melhorias nos processos e garantir que as ineficiências não se repitam no futuro. 

Vamos dar a você todas as dicas sobre como conduzir uma reunião de lições aprendidas no projeto de forma eficiente e responder a perguntas comuns para que seus processos possam continuar melhorando ao longo do tempo.

Preparação para uma sessão de lições aprendidas no projeto

As melhores reuniões são as mais organizadas. Se sua empresa nunca fez uma reunião de lições aprendidas, a primeira reunião pode parecer um pouco estranha. Mas você consegue! Basta seguir estes passos.

1. Organize o programa 

Sendo honesto, o trabalho pesado real só precisa acontecer uma vez. Depois de estabelecer um programa pela primeira vez, você só tem que ajustá-lo para as reuniões seguintes. Seu programa provavelmente incluirá:

• O que funcionou (vitórias)
• O que não funcionou (derrotas)
• Resultados (você fez o que se propôs a fazer?)
• Sugestões para melhorar
• Próximos passos

Para economizar tempo, você pode considerar enviar uma pesquisa anônima aos participantes da reunião antes do post-mortem meeting para perguntar a opinião deles sobre o que funcionou e o que não funcionou. O anonimato de uma pesquisa geralmente estimula um feedback mais honesto, e a própria pesquisa ajudará você a economizar tempo durante a reunião, pois você pode começar a discutir imediatamente as melhorias e as próximas etapas. Essa pesquisa também ajudará você a definir o programa da reunião.

2. Escolha alguém para ser moderador 

Essa função é geralmente do gerente de projeto, mas você também pode ter um moderador separado para a reunião, alguém para ter um papel mais neutro. O trabalho do moderador é manter a reunião no tema, enviar o programa antes da reunião e fazer uma recapitulação de alto nível do projeto.

3. Defina regras para a reunião 

Como você deve ter notado, definir parâmetros é fundamental para conduzir uma análise das lições aprendidas. Aqui estão algumas regras populares:

• Mantenha a objetividade. Não cite nomes nem atribua culpa.
• Proíba telefones e laptops para reduzir as distrações.
• Mantenha a positividade. 

4. Comemore as vitórias 

Já teve um personal trainer? Se sim, você sabe que tem mais probabilidade de levantar mais peso quando recebe um incentivo positivo do que quando seu treinador aponta sua gordurinha toda vez que você faz uma flexão. 

O mesmo se aplica aos projetos: o incentivo é muito mais motivador do que a depreciação. Considere separar um tempo da reunião de lições aprendidas para percorrer a sala e identificar as vitórias de cada indivíduo. Seja específico(a) e agradeça a cada pessoa por suas contribuições individuais. Esse tipo de reconhecimento ajudará os membros da sua equipe a se sentirem valorizados.

5. Defina um secretário para tomar notas 

Isso é especialmente importante se você decidiu proibir laptops e telefones na análise das lições aprendidas do projeto. O secretário deve fazer anotações diligentes durante a reunião. Em seguida, ele precisa aperfeiçoar as notas e indicar os próximos passos (incluindo quem é o responsável por cada etapa).

Os benefícios de uma sessão de lições aprendidas do projeto

Todo esse processo de retrospectiva pode parecer uma dor de cabeça. Afinal, há outro projeto esperando na fila, e sempre há algo mais a ser feito. Mas reservar um tempo para fazer um avaliação tem seus benefícios:

Melhora a eficiência 

Uma equipe de box é capaz de trabalhar de forma rápida e eficiente por ter analisado de antemão como reduzir segundos e milissegundos durante um pit stop. Da mesma forma, quanto mais confortável sua equipe fica com um processo e quanto mais vezes eles analisam o processo para melhorá-lo, mais eficientes os projetos se tornam.

Melhora o ânimo 

No meio de um projeto, sua equipe pode se sentir frustrada. Ela provavelmente encontrou pedras no caminho e talvez tenha passado longas noites resolvendo problemas. Fazer uma sessão de lições aprendidas ajuda sua equipe a ter uma visão panorâmica do projeto e ver o resultado de todo esse trabalho árduo, o que acaba aumentando o ânimo dela. Eles estarão mais empolgados para trabalhar no próximo projeto e lembrarão que depois da frustração vem a satisfação de um trabalho bem-feito.

Estimula o trabalho em equipe 

As reuniões de lições aprendidas ajudam suas equipes a se familiarizarem umas com as outras. Os membros entendem melhor as capacidades uns dos outros e os estilos de aprendizagem preferidos de cada um e, por fim, funcionam como uma unidade coesa.

Identifica erros 

Esse pode parecer um assunto delicado e, se abordado de forma incorreta, sua retrospectiva pode deixar uma impressão negativa. Mas a verdade é que os erros são oportunidades de aprendizado inestimáveis. Depois de identificar os erros com uma perspectiva objetiva, sua equipe provavelmente não os repetirá.

Dá um fechamento aos projetos 

Criar um ritual que sinalize o fim de um projeto traz um grande benefício. Sua reunião de lições aprendidas sinaliza para sua equipe que o projeto está totalmente concluído: não há necessidade de se preocupar com pontas soltas ou acordar suando frio à noite por causa de um prazo. Incorporar a retrospectiva como forma de encerrar seus projetos proporcionará uma sensação de missão cumprida e de conclusão.

Comemora o sucesso 

As lições aprendidas no projeto não se resumem a focar nos erros ou analisar processos para fazer melhorias; eles também servem para destacar as vitórias. À medida que você vai se acostumando com o processo, poderá ter cada vez mais motivos para comemorar. Isso torna as reuniões de lições aprendidas divertidas.

Registre as lições aprendidas

Todo o trabalho árduo que você coloca em suas reuniões será em vão se você não documentá-lo. Veja o que fazer:

Impulsione o sucesso do projeto e a colaboração com ferramentas/software de reuniões de lições aprendidas: o uso de modelos economiza tempo e padroniza a análise de reuniões. Mantenha esses modelos em uma pasta na nuvem para que todos possam acessar as notas da reunião a qualquer momento. Eles também podem conter insights ou notas que talvez não tenham sido capturados pelo secretário durante a reunião. Ou ainda, depois de um pouco de tempo para refletir sobre a reunião, os membros da sua equipe possam ter ideias e insights que desejam adicionar posteriormente.

Chegue a conclusões executáveis: digamos que você tenha encontrado maneiras inovadoras de tornar seu processo mais eficiente. E agora? Quem está tomando notas deve indicar quem é responsável por cada item de ação. Você também deve resumir as principais lições e conclusões obtidas na reunião. Esta é a versão "para preguiçosos" de suas reuniões que mesmo aqueles com horários extremamente apertados podem absorver.

As reuniões de lições aprendidas (pós-projetos), a princípio, parecem apenas mais um compromisso arbitrário. Mas, na verdade, são ferramentas poderosas para reinventar processos e melhorar a eficiência. Elas também são eventos dos quais os membros da sua equipe podem querer participar para receber reconhecimento público por seus esforços individuais. 

A análise das lições aprendidas é uma maneira saudável e necessária de manter sua equipe em melhoria contínua. Essas reuniões podem desbloquear a eficiência que você sempre sonhou em promover em suas equipes e transformar suas equipes em máquinas de criatividade.