Warum sich Online-Whiteboards nicht nur für Remote-Teams eignen

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ihr Team trägt die volle Verantwortung für die Entwicklung einer Landingpage für das neueste Produkt Ihres Unternehmens. Sie vereinbaren ein Meeting, das Team findet sich zusammen, und schon kann das Brainstorming beginnen. Jedes Teammitglied macht sich fleißig Notizen und verlässt das Meeting mit dem Gefühl, bestens über die nächsten Schritte Bescheid zu wissen. Doch bei dem nächsten Treffen, in dem Sie gemeinsam die Fortschritte des Projekts besprechen möchten, stellt sich heraus, dass die unterschiedlichen Aufgaben, die die Teammitglieder übernommen haben, nicht aufeinander abgestimmt sind. Schnell wird klar, dass jedes Teammitglied die Inhalte des vorherigen Meetings vollkommen unterschiedlich interpretiert hat – und schon läuft die Projektabwicklung nicht mehr planmäßig ab.

In der Geschäftswelt ist dieses Szenario ein relativ gängiges Phänomen. Aber das muss nicht sein. Der Einsatz von Online-Whiteboards vereinheitlicht und präzisiert Projekte, und bietet sich auch für Teams an, die nicht im Homeoffice arbeiten: Dieselben Verfahren, die für eine reibungslose Zusammenarbeit von Remote-Teams sorgen, lassen sich ebenso erfolgreich auf Präsenzteams anwenden. Egal, um welche Art von Gruppe es sich handelt: Lösungen, die Ideen visualisieren und digital festhalten, gereichen jedem Team zum Vorteil. Aus genau diesem Grund ist auch der Einsatz digitaler Whiteboards äußerst praktisch.

Im Folgenden präsentieren wir Ihnen 9 überzeugende Gründe, warum die Arbeit mit Online Whiteboards künftig Ihre erste Wahl für Brainstorming-Sitzungen sein sollte.

1. Ein Online-Whiteboard fördert die aktive Teilnahme aller Meeting-Teilnehmer

Durch Online-Whiteboards werden alle zur aktiven Teilnahme angeregt. Wenn nämlich alle Teilnehmer ihre Augen auf die gleiche Software richten, wird schnell offensichtlich, wenn bestimmte Gruppenmitglieder nichts beisteuern. Es wird schwieriger, sich aus dem Arbeitsprozess herauszuhalten. 

Bei persönlichen Treffen kann es vorkommen, dass einige Mitglieder der Gruppe die Unterhaltung bestimmen und andere Mitglieder sich gedanklich ganz aus dem Treffen ausklinken. Die Verwendung eines digitalen Whiteboards schafft hier Abhilfe: Sie können jedem Teammitglied eine Farbe zuweisen, sodass sofort ersichtlich ist, welche Beiträge die einzelnen Personen beisteuern. Diese visuelle Darstellung der Beiträge, die die Personen jeweils geleistet haben, führt dazu, dass sich die Teammitglieder langfristig mehr einbringen. Und sollte ein bestimmtes Teammitglied das Gespräch dominieren und unverhältnismäßig viele Beiträge liefern, wird auch das ersichtlich. Dies führt zu mehr Gleichberechtigung, da alle gleichermaßen dazu ermutigt werden, aktiv an der Sitzung teilzunehmen.

2. Es entsteht eine zentrale Informationsquelle

In dem oben beschriebenen Szenario hatte jeder Teilnehmer seine ganz eigene Interpretation von der zu erstellenden Landingpage. Deshalb gingen die Vorstellungen des Endproduktes weit auseinander. Mit einem digitalen Whiteboard lassen sich solche Missverständnisse von vorneherein aus dem Weg räumen. Anstatt dass jede Person das Meeting mit ihren eigenen Notizen verlässt, entsteht dank des digitalen Whiteboards ein einziger zentraler Datensatz. Das Endprodukt entstammt in diesem Fall einer einzigen Quelle und es wird gewährleistet, dass alle Teilnehmer während der Projektabwicklung stets an demselben Strang ziehen.

3. Es ist einfacher, Inhalte mit anderen zu teilen

Bei den meisten persönlichen Besprechungen muss entweder jeder seine eigenen Notizen machen, ein Protokollführer gewählt oder verschiedene Haftnotizen erstellt werden, die dann abgetippt und per E-Mail an das gesamte Team weitergeleitet werden. Leider bergen alle diese Methoden Schwierigkeiten und sind höchst ineffizient. 

Mit einem virtuellen Whiteboard sieht die Situation sofort anders aus – alle haben Zugriff auf die gleiche Informationsquelle. Zudem werden Updates in Echtzeit angezeigt. Dies entlastet den Protokollführer, der während eines Treffens möglicherweise einen Sachverhalt falsch interpretiert oder einen wichtigen Stichpunkt vergisst. Darüber hinaus kann über zahlreiche Geräte auf ein interaktives Whiteboard zugegriffen werden, weshalb die Notizen auch unterwegs stets verfügbar sind.

4. Es können unterschiedliche Versionen erarbeitet werden

Die Arbeit mit einem physischen Whiteboard ist immer statisch. Wenn eine Produktidee weiterentwickelt wird, ist es schwierig – oft gar unmöglich – auf vorherige Versionen der Brainstorming-Sitzungen, Wireframe-Versionen oder ursprüngliche Ideen zu zuzugreifen bzw. diese zu rekonstruieren. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass während der Projektentwicklung wertvoller Input verloren geht. Ein Online-Whiteboard ermöglicht jedoch, die verschiedenen Versionen aufzubewahren. So ist es ein Leichtes, vorherige Überlegungen einzusehen und bestimmte Elemente von Version zu Version zu übernehmen.

5. Digitale Whiteboards können den Katastrophenfall verhindern

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihr Team hat soeben eine hervorragende Brainstorming-Sitzung für Ihren neuen Projektnamen beendet. Die Ideen waren großartig und wurden alle vorne auf dem Whiteboard des Hautpversammlungsraums festgehalten. Die VP der Marketingabteilung sagt am Ende des Meetings, dass sie ein Foto vom Whiteboard machen und dieses an das Team weiterleiten würde. Leider vergisst sie, das Foto aufzunehmen. Das Team, das den Versammlungsraum als Nächstes benutzt, säubert das Whiteboard. Schon ist Ihre Ideensammlung nicht mehr abrufbar.

Dieses Szenario ist gängiger als man glaubt, und lässt sich mit einem virtuellen Whiteboard leicht verhindern. Ein cloudbasiertes Whiteboard kann nicht einfach gelöscht werden. Und sollte es doch einmal zu einer versehentlichen Löschung kommen, kann es problemlos wiederhergestellt werden.

6. Auch Teammitglieder, die nicht vor Ort sind, können aktiv teilnehmen

Oftmals gibt es in einem Team einige Mitglieder, die nicht vor Ort sein können. Für diese Mitarbeitenden ist es häufig schwieriger, an Meetings teilzunehmen, da sie oft keine (gute) Sicht auf das Whiteboard haben. Abgesehen davon ist es für Remote-Mitglieder – anders als für Mitarbeiter vor Ort – nicht so einfach, sich im Gespräch einzubringen und auf ihre Ideen aufmerksam zu machen. Es kann ganz schön zermürbend sein, andere zum Zuhören zu bringen, wenn man sich nicht physisch an der Ausgestaltung des nicht-digitalen Whiteboards beteiligen kann. Oftmals geben die Remote-Teammitglieder, die sehr wohl wichtige Beiträge leisten könnten, aufgrund dieser Hindernisse auf. Das führt üblicherweise dazu, dass die Teammitglieder vor Ort das Meeting thematisch dominieren.

Mit einem Online-Whiteboard können Remote-Teammitglieder problemlos miteinbezogen werden. Sie können direkt an dem Whiteboard mitarbeiten und ihre Beiträge werden in Echtzeit vom Rest des Teams gesehen. Auf diese Weise fühlen sich Remote-Teammitglieder wertgeschätzt und die gesamte Zusammenarbeit und der Zusammenhalt des Teams werden gestärkt.

7. Es erleichtert das Einholen von Feedback

Es ist nicht einfach, die Zustimmung der Stakeholder zu gewinnen, wenn diese nicht sofort nachvollziehen können, worüber das Team spricht. Sie können sich die Wireframes oder Abläufe nicht allein anhand von Besprechungsnotizen vorstellen und sind bei der Erteilung von Genehmigungen eher zurückhaltend, wenn die Grundlage für diese aus Notizzetteln zusammengeschustert wurden. Wenn Stakeholder Feedback zu den Vorschlägen des Teams geben sollen, müssen sie sich zudem oftmals durch unübersichtliche E-Mail-Verläufe klicken oder sich auf mündliche Rückmeldungen verlassen, die häufig unklar und nur schwer mit anderen teilbar sind. 

Wenn ein digitales Whiteboard vorliegt, muss den Stakeholdern einfach nur ein Link zu dem Whiteboard zugesandt werden. Diese können so jeden beliebigen Aspekt des Whiteboards kommentieren, und auf der Grundlage dieses Feedbacks können dann Aufgaben innerhalb des Whiteboards zugewiesen werden. Es entsteht ein klares Verfahren, das die Arbeit aller Beteiligten vereinfacht.

8. Es erleichtert das Aufgabenmanagement

Nach einem persönlichen Meeting mit manuellen Whiteboard-Notizen fällt die Verantwortlichkeit, Aufgaben zuzuweisen, oftmals einem Projektmanager zu. Auch Teamleiter übernehmen oftmals diese Aufgabe und teilen Teammitgliedern die nächsten Schritte per E-Mail zu – eine äußerst ineffiziente Methode für eine reibungslose Projektabwicklung. Im schlimmsten Fall werden Aufgaben manchmal gar nicht zugewiesen, und die vielen Ideen der Brainstorming-Sitzung laufen ins Leere. 

Mit einem Online-Whiteboard gewährleisten Sie, dass die nächsten Projektschritte nicht vergessen werden. Teammitglieder können innerhalb des virtuellen Whiteboards mit Tags versehen werden, damit sie wissen, woran sie arbeiten sollen. So verteilt sich die Verantwortung auf das gesamte Team und liegt nicht zentral bei einer einzigen Person, die allein für die Verteilung der Aufgaben zuständig ist. Digitale Whiteboards gewährleisten eine reibungslose Projektentwicklung ohne Missverständnisse. So stellt sich nie die Frage, welche Schritte als nächstes anstehen, und die Ziele des Teams sind klar definiert.

9. Es stärkt die Eigenverantwortung

Wenn alle Beteiligten ihren Beitrag zu einem Meeting leisten und dieser in Echtzeit visuell dargestellt wird, ist es wahrscheinlicher, dass die Teammitglieder das Projekt als ihr eigenes ansehen und mit Stolz daran arbeiten. Zudem steigt das Engagement, da die Teammitglieder wissen, dass sie einen echten Beitrag erbracht haben. Da jedem Teammitglied im digitalen Whiteboard eine eigene Farbe zugeordnet wird, können auch andere sehen, wer welche Aufgaben übernommen hat. Eine solche Art der Zusammenarbeit kann sich nicht ergeben, wenn nur eine einzige Person Notizen macht. Eigenverantwortung ist zugleich ein starker Katalysator für hervorragende Ideen, die die Projektentwicklung während ihrer gesamten Dauer dynamisch vorantreiben.

Virtuelle Whiteboards stellen die Lösung für die Zusammenarbeit der Zukunft dar. Sie bieten die Möglichkeit, unter Teilhabe aller Feedback und Genehmigungen einzuholen, Aufgaben zuzuweisen und steigert die Eigenverantwortung der einzelnen Teammitglieder. Sollte es doch einmal zu Unklarheiten kommen, kann man einfach das Whiteboard zu Rate ziehen. Darüber hinaus ist es wesentlich leichter, sicherzustellen, dass alle Beteiligten während des gesamten Prozesses auf dem gleichen Stand sind.