Tableau virtuel collaboratif : pilier du travail hybride

Imaginez un instant que vous faites partie d’une équipe chargée de développer une page de destination pour votre tout nouveau produit. La réunion est fixée, l’équipe se rassemble et le brainstorming commence. Chaque membre de l’équipe prend soigneusement des notes et sort de la séance relativement confiant quant aux prochaines étapes. Mais lors de la réunion d’avancement suivante, les différents membres de l’équipe présentent leurs tâches, et aucune ne correspond au plan. Chaque collaborateur a en réalité interprété à sa manière la première rencontre, entraînant une dérive subite du projet.

Il s’agit d’un cas de figure courant dans le monde des affaires, mais qui n’a pourtant rien d’une fatalité. Un tableau blanc virtuel collaboratif permet d’unifier et de clarifier vos projets, et pas seulement pour les équipes non présentes physiquement : les mêmes processus qui permettent d’harmoniser les groupes distants doivent s’appliquer au personnel sur site. Chaque type d’équipe a intérêt à utiliser des solutions qui permettent de visualiser et de conserver leurs idées, et c’est tout l’avantage des tableaux blancs numériques.

Voici 9 raisons qui feront du tableau virtuel interactif votre meilleur allié pour le brainstorming.

1. Ils favorisent l’implication de chaque participant à la réunion

Les tableaux blancs virtuels imposent de participer. En effet, les membres du groupe qui ne participent pas sont immédiatement repérables, car tout le monde a les yeux rivés sur le même logiciel.

Lors des réunions en présentiel, certains membres du groupe peuvent dominer la conversation et d’autres se retirer mentalement de la rencontre. Utiliser un tableau virtuel collaboratif permet de résoudre ce problème : chaque membre de l’équipe peut se voir attribuer une couleur, de manière à ce que les contributions de chacun soient immédiatement visibles. Cette confirmation visuelle de la contribution de chaque collaborateur stimule la participation. Et lorsqu’un certain membre de l’équipe domine la conversation et les contributions, cela se remarque aussi. Dans l’ensemble, cette approche est plus équitable et favorise l’expression de chacun.

2. Ils créent une source unique de vérité

Dans le scénario ci-dessus, chaque participant avait sa propre interprétation de la page de destination. Cela a conduit à des perceptions hétérogènes du produit attendu. Un tableau blanc virtuel interactif élimine toute confusion. Il constitue un document de référence commun grâce auquel les participants n’ont plus besoin de prendre leurs propres notes. Le produit obtenu est le fruit d’une même source, et les participants sont en phase tout au long du cycle de vie du projet.

3. Ils simplifient grandement le partage

Dans la plupart des réunions en présentiel, les participants doivent prendre leurs propres notes ou désigner un preneur de notes pour le groupe, ou encore consigner les idées sur une montagne de post-its qui seront ensuite retranscrits sur ordinateur et envoyés par e-mail à l’équipe. Aucune de ces méthodes n’est fonctionnelle ou efficace.

En revanche, un tableau blanc virtuel interactif est accessible à tous instantanément, et les modifications apparaissent en temps réel. La responsabilité ne repose plus sur un seul preneur de notes qui pourrait interpréter de manière incorrecte un élément de la réunion ou omettre un point important. En outre, un tableau blanc numérique peut être consulté sur une multitude d’appareils différents, ce qui est très utile pour accéder aux notes de réunion lors de vos déplacements.

4. Ils permettent de conserver un historique des versions

Le tableau blanc traditionnel est statique. À mesure que le produit évolue, il est difficile – et souvent impossible – de consulter les versions antérieures des séances de brainstorming et des modèles de wireframe, ou simplement retrouver vos idées initiales. Cela signifie que l’avancement du projet peut se traduire par une perte de valeur. Grâce à un tableau virtuel collaboratif sur le cloud, il est possible de conserver chaque version, ce qui permet de consulter facilement les itérations précédentes et de reprendre certains éléments d’une version à l’autre.

5. Ils évitent les catastrophes

Imaginez que votre équipe vienne de terminer une excellente réunion de brainstorming pour trouver le nom de votre nouveau projet. Les idées proposées sont géniales, et elles sont toutes là, sur le tableau blanc de votre salle de réunion principale. La vice-présidente du marketing indique qu’elle va prendre une photo du tableau blanc et l’envoyer à tous les participants. Et puis, elle oublie de prendre la photo, et l’équipe qui passe après vous dans la salle de réunion efface le fruit de votre travail.

C’est un cas de figure bien trop fréquent et qui peut être facilement évité grâce à un tableau blanc virtuel collaboratif. Un tableau virtuel en ligne basé sur le cloud est difficile à supprimer, et si celui-ci est effacé accidentellement, il peut être restauré.

6. Ils permettent aux membres de l’équipe de participer à distance

Il est probable que certains membres de votre équipe ne soient pas présents sur site, et il est généralement plus difficile pour eux de participer aux réunions. Souvent, ils ne peuvent pas consulter le tableau blanc, et comme il est naturel que la priorité soit accordée aux participants sur place, les collaborateurs isolés ont du mal à attirer l’attention sur leurs idées. Il peut être exaspérant pour eux de chercher à faire entendre leur voix, et ils ne peuvent évidemment pas contribuer physiquement sur un tableau blanc traditionnel. Le plus souvent, ces précieux membres de l’équipe abandonnent et laissent les collaborateurs sur site dominer la réunion.

Un tableau blanc virtuel en ligne permet aux membres distants de l’équipe de réintégrer le groupe. Ils peuvent contribuer directement au tableau blanc, et leurs apports sont immédiatement visibles par le reste de l’équipe. Cela les aide à se sentir reconnus et renforce la collaboration.

7. Ils permettent de solliciter plus facilement des commentaires

Obtenir l’adhésion des parties prenantes est difficile lorsqu’elles ne comprennent pas immédiatement ce que l’équipe veut dire. Elles sont incapables d’imaginer des wireframes ou des processus à partir des seules notes de réunion, et hésitent à approuver une ébauche basée sur de simples post-its. Et lorsqu’elles doivent donner leur avis sur ce que l’équipe a proposé, elles en sont réduites à des échanges d’e-mails ou à des remarques orales parfois peu claires et souvent difficiles à partager.

Avec un tableau blanc numérique, les parties prenantes reçoivent un lien qui les dirige vers celui-ci. Elles peuvent facilement formuler des commentaires sur n’importe quel élément du tableau, et des tâches peuvent être assignées à partir de ces remarques au sein même de ce dernier. Ce processus est transparent et facilite le travail de chacun.

8. Ils facilitent la gestion des tâches

Après une séance de tableau blanc en présentiel, il revient souvent au chef de projet de répartir les tâches. En l’absence d’un chef de projet, les chefs d’équipe attribuent généralement les tâches par e-mail après la réunion, ce qui ne permet pas de gérer efficacement les étapes suivantes. Pire encore, les tâches peuvent ne pas être attribuées du tout, les idées générées lors du brainstorming ne débouchant alors sur rien.

Un tableau virtuel collaboratif évite cet écueil. Les membres de l’équipe peuvent être marqués dans le tableau blanc virtuel afin qu’ils sachent sur quoi travailler, et la répartition des tâches devient la responsabilité de l’ensemble des collaborateurs, et non plus d'une seule personne. Les tableaux blancs numériques permettent de faire avancer le processus. Les étapes suivantes et l’orientation de l’équipe sont claires et évidentes.

9. Ils renforcent le sentiment de responsabilité

Lorsque tous les participants ont contribué à une réunion et qu’il existe une trace visuelle immédiate de cette implication, ils sont plus enclins à s’approprier le projet et à s’en féliciter. Ils s’investissent, car ils ont le sentiment d’avoir contribué à la tâche, et tout le monde peut constater ces contributions grâce au fait que chaque membre de l’équipe a sa propre couleur sur le tableau blanc numérique. Aucune chance que cela se produise lorsqu’une seule personne est chargée de tout noter. L’appropriation peut être un puissant catalyseur pour générer de grandes idées et insuffler une dynamique pendant tout le cycle de vie du projet.

Le tableau blanc virtuel collaboratif est l’avenir du travail à distance. C’est un outil inclusif qui permet de recueillir des commentaires, de solliciter l’adhésion, de répartir les tâches et de renforcer l’appropriation par les membres de l’équipe. En cas de doute, il suffit de consulter le tableau blanc, et il est beaucoup plus facile d’être en phase avec le reste de l’équipe lorsque tout le monde partage le même point de vue.