Waarom online whiteboards niet alleen nuttig zijn voor teams op afstand

Stel je even voor dat je met een team een landingspagina moet ontwikkelen voor jullie nieuwste product. De vergadering wordt gepland, het team verzamelt zich en het brainstormen begint. Elk teamlid maakt zorgvuldig aantekeningen en verlaat de vergadering met een vrij duidelijk beeld van de vervolgstappen. Als de teamleden bij de volgende voortgangsvergadering echter hun taken presenteren, blijken ze niet op één lijn te liggen. Elk teamlid heeft de vorige vergadering totaal anders geïnterpreteerd en plotseling ligt het project niet meer op schema. 

Deze situatie doet zich regelmatig voor, maar is gemakkelijk te voorkomen. Met online whiteboards kun je projecten samenbrengen en verduidelijken. En dat geldt niet alleen voor teams op afstand, want dezelfde processen die thuiswerkers bijeenbrengen, kunnen ook op locatie worden toegepast. Ideeën visualiseren en vastleggen is iets waar alle soorten groepen baat bij hebben. Daarom kunnen virtual whiteboards bijzonder handig zijn.

Hier zijn 9 overtuigende redenen waarom online whiteboards je nieuwe favoriete brainstormtool gaan worden.

1. Het stimuleert de betrokkenheid van alle deelnemers

Bij online whiteboarden wordt deelname verplicht. Het valt meteen op als bepaalde teamleden niet meedoen, want iedereen kijkt naar dezelfde software. Dit maakt het minder gemakkelijk om geen bijdragen te leveren. 

Bij face-to-face vergaderingen kan het gebeuren dat sommige leden van de groep het hoogste woord voeren en andere groepsleden helemaal niet meer opletten. Een online whiteboard kan de oplossing bieden: omdat elk teamlid een eigen kleur heeft, is het meteen duidelijk wie welke bijdragen heeft geleverd. Deze visuele weergave van alle individuele bijdragen is een stimulans om actiever deel te nemen. En als een bepaald teamlid het gesprek domineert, is dat ook meteen duidelijk. Zo ontstaat er een eerlijkere ervaring waarin alle deelnemers worden aangemoedigd om hun stem te laten horen.

2. Er ontstaat een centrale bron van informatie

In het bovenstaande scenario had elke deelnemer een eigen interpretatie van de landingspagina. Dit leidde tot uiteenlopende voorstellingen van het eindproduct. Een virtueel whiteboard maakt een eind aan die verwarring. In plaats van alle teamleden hun eigen aantekeningen te laten maken, creëer je met een digitaal whiteboard één centraal document. Omdat het eindproduct voortkomt uit dezelfde bron, blijft iedereen gedurende het hele project op één lijn.

3. Delen wordt veel gemakkelijker

Bij de meeste face-to-face vergaderingen wordt een van de volgende oplossingen gekozen: teamleden maken elk hun eigen aantekeningen, er wordt een notulist aangewezen of men maakt aantekeningen op een stapel plakbriefjes die vervolgens worden uitgetypt en per e-mail naar de groep worden gestuurd. Elk van deze methoden is problematisch en inefficiënt. 

Een digitaal whiteboard is daarentegen voor iedereen direct toegankelijk. En updates worden in real time aangebracht. Op deze manier ligt de verantwoordelijkheid voor de aantekeningen niet bij één notulist en loop je niet het risico dat deze persoon iets verkeerd interpreteert of een belangrijk punt weglaat. Daarbij is een online whiteboard op verschillende apparaten te gebruiken en kunnen je aantekeningen dus ook gemakkelijk onderweg worden geraadpleegd.

4. Je kunt met verschillende versies werken

Handmatig whiteboarden is statisch. Naarmate het product zich ontwikkelt, wordt het moeilijk (vaak zelfs onmogelijk) om eerdere versies van brainstormsessies, wireframe-versies of oorspronkelijke ideeën te raadplegen. Dit betekent dat er in de loop van het project waarde verloren kan gaan. Maar met een cloudbased whiteboard kun je alle versies bewaren. Zo kun je gemakkelijk eerdere iteraties raadplegen en bepaalde elementen overzetten van de ene naar de andere versie. 

5. Je kunt rampscenario's voorkomen

Stel je voor: je team heeft zojuist een uitstekende brainstormsessie afgerond over de naam van je nieuwe project. Jullie ideeën zijn geniaal en ze staan allemaal op het whiteboard in de grote vergaderruimte. De vicepresident marketing zegt dat ze iedereen een foto van het whiteboard zal sturen. Maar: ze vergeet om de foto te maken. En het volgende team in de vergaderruimte wist al je ideeën uit.

Dit scenario komt maar al te vaak voor en is eenvoudig te voorkomen met een virtueel whiteboard. Een online whiteboard wordt niet snel per ongeluk verwijderd en als dit toch gebeurt, is het eenvoudig te herstellen. 

6. Teamleden kunnen ook op afstand deelnemen

De kans is groot dat een deel van je team op afstand werkt en dat het voor thuiswerkers lastiger is om deel te nemen aan vergaderingen. Ze kunnen het whiteboard vaak niet zien en het kost meer moeite om de aandacht op hun ideeën te vestigen omdat er automatisch prioriteit wordt gegeven aan teamleden die face to face aanwezig zijn. Dit vechten om aandacht kan vermoeiend zijn en ze kunnen niet fysiek bijdragen aan een niet-digitaal whiteboard. In veel gevallen gooien deze waardevolle teamleden de handdoek in de ring en laten ze het team op locatie de vergadering domineren.

Met een online whiteboard worden thuiswerkers weer bij het team betrokken. Ze kunnen hun bijdragen direct aan het whiteboard toevoegen, waar ze meteen worden gezien door de rest van het team. Op deze manier krijgen ze meer waardering en worden samenwerking en teamwork gestimuleerd.

7. Feedback vragen wordt veel eenvoudiger

Het is lastig om steun te krijgen van stakeholders als ze niet meteen begrijpen waar het team het over heeft. Op basis van alleen de notulen kunnen ze zich geen voorstelling maken van wireframes en processen. Ook zullen ze huiverig zijn om iets goed te keuren dat in elkaar is geflanst met plakbriefjes. En als ze feedback moeten geven op wat het team heeft voorgesteld, gaat dit vaak verloren in e-mailgesprekken of verbale feedback die onduidelijk kan zijn en moeilijk te delen is. 

Met een online whiteboard kun je stakeholders gewoon een link geven. Vervolgens kunnen ze eenvoudig feedback geven op alle aspecten van het whiteboard en kun je op basis daarvan binnen het whiteboard taken toewijzen. Dit is een duidelijk proces dat het werk voor iedereen eenvoudiger maakt.

8. Taakbeheer wordt veel eenvoudiger

Na een face-to-face-whiteboardsessie worden de taken vaak verdeeld door een projectmanager. Als er geen projectmanager is, zijn het meestal de teamleiders die de taken per e-mail verdelen. Dit is echter geen efficiënte manier om de vervolgstappen uit te voeren. In het ergste geval kunnen taken helemaal niet toegewezen worden en draaien alle gegenereerde ideeën nergens op uit. 

Een digitaal whiteboard voorkomt dat er vervolgstappen worden vergeten. Teamleden kunnen binnen het virtuele whiteboard worden getagd zodat ze weten waar ze aan moeten werken. De verantwoordelijkheid voor het verdelen van taken ligt bovendien niet bij één persoon, maar bij het hele team. Digitale whiteboards houden het proces in beweging. Er is geen twijfel over wat de vervolgstappen zijn en waar het team naartoe werkt.

9. Het versterkt het gevoel van eigenaarschap

Als iedereen aan een vergadering heeft bijgedragen en daar direct visueel bewijs van is, zijn teamleden meer geneigd om eigenaarschap te tonen en trots op een project te zijn. Ze voelen meer verantwoordelijkheid omdat ze kunnen zien dat ze aan de taak hebben bijgedragen. En omdat iedereen op het digitale whiteboard een eigen kleur heeft, kan de rest van het team die bijdrage ook zien. Deze voordelen heb je gewoon niet als alles door één persoon wordt opgeschreven. Eigenaarschap kan een sterke katalysator zijn om geweldige ideeën te genereren en het momentum in de loop van het project vast te houden.

Virtueel whiteboarden is dé oplossing voor het samenwerken van de toekomst. Het is een inclusieve manier om feedback te verzamelen, steun te krijgen van stakeholders, taken te verdelen en eigenaarschap onder teamleden te vergroten. Bij verwarring kun je altijd het whiteboard raadplegen en omdat alle informatie op een centrale plek staat, houd je je team gemakkelijk op één lijn.