¿Cómo elegir un software nuevo con Lucidspark?

Recuerda la última vez que contrataste un servicio de streaming. Tenías que elegir entre las opciones más conocidas, las especializadas y las más caras. La mayoría ofrece 30 días de prueba gratuita, pero si te olvidas de cancelarlo te quedas con una factura mensual importante. Si ese es el proceso para algo tan simple como el acceso a los terribles reality shows de los 90, imagínate lo complejo que es elegir un software para tu negocio. 

La elección de un nuevo software puede ser una tarea desalentadora. Los equipos u organizaciones tienen que determinar y priorizar cuáles son sus necesidades y analizar diferentes productos para determinar qué herramientas y plataformas serán suficientes. Y el análisis del software requiere que los equipos comparen los costos de los productos, las características, las limitantes y una gran cantidad de otras opciones. El proceso puede empezar siendo abrumador y convertirse rápidamente en algo desorganizado. 

Lucidspark es el método adecuado para dar sentido a la locura del software. Te mostraremos nuestras recomendaciones de cómo utilizar Lucidspark para analizar y elegir un nuevo software de forma sistemática y colaborativa.

Investigar las necesidades y opciones de software

En un mundo perfecto, tu empresa sabría exactamente lo que necesita y te daría fondos ilimitados para adquirir el software perfecto. Pero en este mundo, hay un presupuesto. Antes de empezar a buscar ideas, tendrás que reunir requisitos específicos sobre el software que quieres implementar. 

Tu investigación debe incluir:

• Una lista de las partes interesadas: Considera quiénes tendrán que estar involucrados en el proceso de selección y en qué momento del proceso necesitarás su aportación. Por ejemplo, es posible que el director de ventas no tenga que dar su opinión sobre los requisitos técnicos del software, pero sí puede ser una de las personas de las que necesitarás retroalimentación durante la prueba gratuita. Intenta utilizar un mapa de partes interesadas para simplificar esta documentación. 
• Presupuesto: Los precios del software van desde lo gratuito hasta los cientos de miles de dólares al mes. Asegúrate de tener un presupuesto concreto por escrito antes de comenzar a explorar las opciones de software. 
• Un problema definido: ¿Cuál es tu punto problemático actualmente? En otras palabras, ¿qué es lo que intentas resolver con el software? Este problema es un punto importante a definir. Hay muchas opciones de software con una gran cantidad de características, pero si el software que seleccionas no aborda tu necesidad principal, todas las características exclusivas carecerán de importancia. Si el software va a reemplazar a uno que ya estás utilizando, detalla qué es lo bueno del software actual y por qué ya no te sirve a ti ni a tu equipo.
• Requisitos de seguridad: En este punto necesitarás la opinión de tu equipo de seguridad cibernética. Tu riesgo de seguridad cibernética se extiende al software que elijas, por lo que es importante tener por escrito los requisitos de seguridad de tu departamento de TI antes de comenzar el proceso de selección.
• Requisitos técnicos: De nuevo, este es otro momento para consultar a tu equipo de TI sobre las especificaciones.

Conocer tus metas y objetivos

Una vez realizado el trabajo previo, reúne al equipo en un tablero de Lucidspark para iniciar un enfoque organizado de la selección del software. Consulta tu lista de partes interesadas para determinar de quién es necesario obtener información durante esta parte del proceso. 

• Contenedores: Los contenedores son una gran herramienta visual para mantener organizadas las notas adhesivas. Para esta lluvia de ideas, puedes considerar incluir contenedores para los diferentes equipos y sus necesidades o para la forma en que la solución servirá a las partes interesadas internas frente a las externas.
• Lluvia de ideas con límite de tiempo: Una lluvia de ideas con límite de tiempo añade una ligera presión al proceso de lluvia de ideas que fomenta el trabajo en profundidad durante un tiempo determinado. Esta intensidad es una herramienta útil para generar ideas del equipo y mantener a todos en la tarea. 
• Etiqueta por prioridad: Después de la lluvia de ideas, vuelve a etiquetar cada contribución. Puedes etiquetar por prioridad (alta/baja) o por deseos frente a necesidades. Esto es útil para acelerar el proceso de evaluación.

Crear una lista de requisitos de software

Después de la lluvia de ideas inicial, tendrás una comprensión más profunda y concreta de por qué necesitas una solución de software. Para tu próxima lluvia de ideas, necesitarás determinar cuáles son los requisitos de esa solución.

• Contenedores: ¡Es hora de agregar más contenedores! Cada contenedor puede ser etiquetado con temas como "obligatorio, bueno tener, no se debe tener" o puedes separar cada contenedor en varios aspectos del software y recurrir a los participantes de la lluvia de ideas para que contribuyan con lo que están buscando (por ejemplo, si estás buscando una solución para gestionar tareas, un contenedor podría incluir "diseños" y los integrantes del equipo podrían contribuir con el tipo de diseño de gestión de tareas que prefieren, como los tableros Kanban). A continuación, realiza otra lluvia de ideas con límite de tiempo y etiqueta las notas adhesivas con prioridad.

Comenzar a buscar aplicaciones relevantes

Ahora viene la parte divertida: la compra. Es momento de empezar a buscar soluciones de software. Utiliza un motor de búsqueda o acude a un sitio web de valoraciones de software para guiar tu búsqueda. Guarda tus resultados de software en el tablero de Lucidspark y utiliza enlaces en las notas adhesivas para facilitar a los colaboradores la consulta de tus recomendaciones. 

Consejo pro: Agrega etiquetas y contenedores para mantener tus opciones de software organizadas. Por ejemplo, podrías organizar por código abierto o propietario, costo o límite de usuarios. 

Comenzar a tachar

Si crees que ir de compras es divertido, espera a probar eliminar opciones de software. Utiliza la herramienta de dibujo a mano para eliminar el software que no cumpla tus requisitos mínimos dibujando una X gigante en la nota adhesiva. Es bastante gratificante.

Hacer pruebas

Ahora es el momento de ver cómo funciona el software seleccionado en acción. Es posible que hayas reducido tus opciones a una sola selección o que asignes varias pruebas gratuitas a diferentes integrantes del equipo para recabar sus opiniones. En cualquier caso, los conejillos de indias del software tienen una gran responsabilidad: tienen que utilizar el software y aportar pruebas convincentes y concretas de por qué hay que comprarlo o descartarlo.

• Participantes: Vuelve a tu lista de partes interesadas. Deberás haber determinado qué opinión es importante recabar a través del proceso de prueba. A esas personas se les debe asignar un software para que lo analicen.
• Contenedores: Una forma de recopilar opiniones es nombrar a un contenedor para cada software. A medida que los participantes interactúan con el software, pueden contribuir con sus notas codificadas por colores para cada contenedor. O, si lo prefieres, puedes simplemente etiquetar notas adhesivas con los nombres del software y permitir que los usuarios agreguen sus notas a la nota adhesiva correspondiente. Otro método es utilizar un contenedor y hacer que los participantes añadan etiquetas con códigos de colores: rojo para lo negativo y verde para lo positivo. De este modo, es fácil ver de un vistazo qué soluciones de software tienen una reacción más positiva.

Reducir la lista

Saca la guillotina. Bueno, la guillotina en sentido metafórico. Una de nuestras características favoritas de Lucidspark es la función de votación incorporada. Es especialmente útil para determinar qué software elegir, sobre todo cuando la elección no es tan obvia. 

Convoca una reunión o asigna un plazo a tu equipo para que vote por su elección de software. A veces, la selección del software puede parecer una conclusión inevitable, pero en realidad puede ser una sorpresa para todo el mundo el camino que su equipo finalmente elija. Si votan por la opción más popular, complacerán al mayor número de personas. Además, la votación proporciona transparencia para que nadie pueda alegar que la decisión fue determinada por una sola persona. 

La elección de un software puede suponer un importante costo de tiempo y dinero, por lo que es importante acertar a la primera. Aunque seguir nuestros pasos para elegir un nuevo software puede parecer una tarea compleja, son importantes para garantizar que la selección del software sea deliberada y satisfaga las necesidades de tu equipo.