Choisir un logiciel avec l'aide de Lucidspark

Comment choisir un logiciel pour votre équipe ? Rappelez-vous la dernière fois que vous avez souscrit à un service de streaming. Plusieurs options s’offraient à vous : services ayant pignon sur rue, services de niche ou services aux catalogues très complets, mais plus coûteux. Certes, la plupart proposent une période d’essai gratuite de 30 jours, mais si vous oubliez de résilier, vous aurez une lourde facture à payer chaque mois. Si visionner d’affreuses émissions de télé-réalité des années 90 est si compliqué, imaginez à quel point choisir un logiciel pour votre entreprise peut l’être.

Choisir un nouveau logiciel pourrait en décourager plus d’un. Les équipes ou les organisations doivent déterminer et hiérarchiser leurs besoins, puis analyser différents produits afin de déterminer lesquels sauront y répondre. Cette analyse consiste à comparer le coût des produits, leurs caractéristiques, leurs limites et de nombreux autres facteurs. Ce processus, dès le départ éprouvant, peut rapidement devenir chaotique.

Lucidspark est le meilleur outil pour débroussailler cette jungle logicielle. Nous allons vous montrer comment l’utiliser pour analyser et choisir un logiciel de manière méthodique et collaborative.

Étude des besoins et des options en matière de logiciels

Dans un monde idéal, votre entreprise saurait exactement ce dont elle a besoin et vous accorderait un budget illimité pour choisir un logiciel parfait. Dans le monde réel, les poches sans fond n’existent pas. Avant de commencer à réfléchir, vous devez répertorier les exigences spécifiques au logiciel que vous souhaitez déployer.

Votre recherche doit inclure les éléments suivants :

• Liste de parties prenantes : identifiez les intervenants qui devront être impliqués dans le processus de sélection et à quel moment leur contribution sera nécessaire. Par exemple, le chef des ventes n’a peut-être pas besoin de donner son avis sur les exigences techniques du logiciel, mais il est possible que vous deviez le solliciter pendant l’essai gratuit. Essayez d’utiliser une carte des parties prenantes pour simplifier cette documentation.
• Budget : un logiciel peut aussi bien être gratuit que coûter des centaines de milliers d’euros par mois. Veillez à préciser un budget concret par écrit avant de commencer à explorer les options logicielles.
• Objectif bien défini : quel est votre problème actuel ? En d’autres termes, quelle difficulté le logiciel devra-t-il éliminer ? Il est primordial de préciser cette question. Il existe de nombreuses options logicielles aux multiples fonctionnalités, mais si le logiciel que vous choisissez ne répond pas à votre besoin principal, toutes ses sophistications n’auront aucune importance. Si le logiciel est destiné à remplacer un autre produit que vous utilisez déjà, indiquez les avantages du logiciel actuel et les raisons pour lesquelles il ne convient plus aux besoins de votre équipe.
• Exigences de sécurité : vous aurez besoin de l’avis de votre équipe de cybersécurité sur ce point. Vos risques en matière de cybersécurité dépendent des logiciels que vous choisissez. Il est donc important de mettre par écrit les exigences de sécurité de votre service informatique avant de commencer le processus de sélection.
• Exigences techniques : encore une fois, vous devrez consulter votre équipe informatique concernant les spécifications du produit.

Déterminez vos buts et objectifs

Une fois la préparation terminée, réunissez votre équipe sur un tableau Lucidspark pour aborder de manière organisée la sélection du logiciel. Consultez votre liste de parties prenantes pour déterminer quelles sont celles dont l’avis doit être recueilli au cours de cette étape du processus.

• Conteneurs : les conteneurs sont un excellent outil visuel pour organiser vos post-its en ligne. Pour ce brainstorming, vous pouvez envisager d’inclure des conteneurs pour les différentes équipes et leurs besoins ou pour comparer l’intérêt de la solution pour les parties prenantes internes et externes.
• Brainstorming chronométré : un brainstorming chronométré génère une pression qui permet de renforcer le processus et de stimuler la réflexion pendant un laps de temps déterminé. Cette intensification est très utile pour aider l’équipe à trouver des idées et s’assurer que tous les participants restent concentrés.
• Classement par priorité : après votre brainstorming, reprenez chaque contribution et attribuez-lui une étiquette. Vous pouvez les classer par ordre de priorité (élevé/faible) ou pour différencier les souhaits des besoins. Cette mesure est utile pour accélérer le processus d’évaluation.

Créez une liste des exigences logicielles

Après votre premier brainstorming, vous aurez une compréhension approfondie et plus concrète des raisons pour lesquelles vous avez besoin d’une solution logicielle. Pour votre prochaine séance de réflexion, vous devrez déterminer quelles sont les exigences applicables à cette solution.

• Conteneurs : c’est le moment d’en ajouter encore ! Chaque conteneur peut être étiqueté avec des sujets tels que « requis », « bon à avoir » ou « à éviter », ou vous pouvez les organiser de manière à refléter les différents aspects du logiciel et demander aux participants de les remplir avec leurs préférences (par exemple, si vous cherchez une solution de gestion des tâches, un conteneur pourrait être intitulé « apparence » et les membres de l’équipe pourraient indiquer le style visuel de gestion des tâches qu’ils préfèrent, par exemple les tableaux Kanban). Organisez ensuite un autre brainstorming chronométré et classez les post-its par ordre de priorité.

Recherchez des applications adaptées

Et voici le moment que vous attendez tous : faire les boutiques. C’est le moment de commencer à chercher des solutions logicielles. Utilisez un moteur de recherche ou rendez-vous sur un site Web consacré aux évaluations de logiciels pour orienter votre quête. Consignez le nom des logiciels que vous avez trouvés sur votre tableau Lucidspark et ajoutez des liens aux post-its pour permettre à vos collaborateurs de consulter facilement vos recommandations.

Conseil : ajoutez des étiquettes et des conteneurs pour organiser vos options logicielles. Par exemple, vous pouvez organiser votre tableau en fonction de la nature du logiciel (open source ou propriétaire), du coût ou encore du nombre d’utilisateurs.

Commencez à affiner votre sélection

Si vous avez aimé la phase shopping, vous allez adorer épurer votre liste. Utilisez l’outil à main levée pour écarter les logiciels qui ne répondent pas à vos exigences minimales en traçant une grosse croix sur le post-it concerné. Ça soulage.

Essayez les applications

Il est maintenant temps de découvrir le fonctionnement de l’application que vous avez choisi. Vous avez peut-être réduit vos options à un seul choix de logiciel ou choisi de répartir les finalistes entre les membres de l’équipe pour qu’ils testent les versions gratuites et formulent leurs commentaires. Quel que soit votre cas, vos cobayes ont une lourde responsabilité : ils doivent utiliser le logiciel et fournir des preuves convaincantes et concrètes des raisons pour lesquelles celui-ci devrait être acheté ou mis de côté.

• Participants : ressortez votre liste de participants. Vous devriez avoir identifié quels sont les collaborateurs dont l’avis est déterminant pour le processus d’évaluation. Ce sont ces personnes qui devraient se voir attribuer un logiciel à analyser.
• Conteneurs : vous pouvez facilement rassembler les commentaires en étiquetant un conteneur pour chaque logiciel. Au fur et à mesure que vos participants expérimentent une application, ils peuvent ajouter à chaque conteneur des post-its avec leur code couleur personnel. Sinon, vous pouvez également étiqueter des post-its avec le nom des logiciels et demander aux utilisateurs d’ajouter leurs notes sur le post-it correspondant. Une autre méthode consiste à utiliser un conteneur et à inviter les participants à ajouter des autocollants de couleur : rouge pour indiquer les points négatifs et vert pour les points positifs. Cela vous permet de voir en un coup d’œil quelles sont les solutions logicielles qui suscitent le plus de réactions positives.

Triez les meilleures

Coupez-leur la tête. Enfin, métaphoriquement parlant. Le vote intégré fait partie de nos fonctions préférées de Lucidspark. Il est particulièrement pratique pour déterminer quel logiciel choisir, surtout lorsque la décision n’est pas évidente.

Organisez une réunion ou donnez un délai à vos collaborateurs pour qu’ils votent pour leur application préférée. Parfois, alors que le choix d’un logiciel semble acquis, le vainqueur peut surprendre tous les membres de votre équipe. En soumettant votre suggestion la plus populaire à un vote, vous satisferez le plus grand nombre. En outre, le système de vote garantit la transparence, et personne ne pourra donc se plaindre que la décision a été prise en solitaire.

Le choix d’un logiciel peut représenter un investissement important en termes de temps et d’argent, il est donc important de le réussir du premier coup. Bien que les étapes à suivre pour réaliser ce processus puissent sembler laborieuses, elles sont indispensables pour veiller à ce que le choix du logiciel réponde à la demande et aux besoins de votre équipe.