Dans un environnement agile, c’est le product owner qui assure la gestion et l’entretien du backlog produit. Les PBI les plus importants ou les plus urgents sont placés en haut de la liste afin que l’équipe sache sur quoi elle doit travailler ensuite. Cette stratégie permet aux collaborateurs de rester sur la bonne voie et de garder l’œil sur l’avancement du projet.

Le product backlog doit être la source unique de vérité pour les exigences produit. Si quelque chose n’y figure pas, l’équipe ne doit pas travailler dessus.

Votre objectif ne doit pas être de vider le backlog de tous ses PBI. Au contraire, vous devez affiner la liste et faire en sorte que celle-ci soit toujours remplie de PBI pertinents. Vous pourrez ainsi ajouter en permanence de la valeur à votre produit.

Le product owner et le backlog refinement :

Le product owner est responsable du backlog refinement. Le product backlog est une liste évolutive d’actions qui doivent être réalisées par votre équipe. Lors des sessions de backlog refinement, programmées régulièrement, le product owner et les membres de l’équipe passent en revue les PBI qui y figurent. Les collaborateurs peuvent ainsi éliminer les éléments obsolètes, redéfinir les priorités, affiner les user stories et ajouter de nouveaux éléments qui apporteront de la valeur au produit.

Pourquoi est-il important de faire du backlog refinement ?

Il est important d’affiner régulièrement votre backlog, car ce processus permet de maintenir la communication avec vos équipes et les parties prenantes. Or, cette communication permet de s’assurer que toutes les personnes impliquées sont informées des changements, ajouts et priorités. Il s’agit d’un point particulièrement crucial dans les grandes organisations où certains collaborateurs dépendent du travail effectué par d’autres équipes pour mener à bien leurs propres tâches.

En outre, les sessions de backlog refinement sont importantes pour les raisons suivantes :

• Aide votre équipe à être plus efficace : un backlog bien entretenu permet à vos équipes d’aller de l’avant et d’augmenter sa productivité. Ils savent quelles sont les priorités et ce qu'ils ont à faire ensuite.
   
• Maintient le backlog organisé : un backlog mal organisé peut devenir brouillon et confus, ce qui rend plus difficiles la priorisation des PBI et la planification de vos sprints. En gardant votre backlog bien organisé, vous le rendez lisible pour le reste de votre équipe.
   
• Permet de gérer le backlog : s’il n’y a pas assez de PBI dans le backlog, votre équipe risque de se retrouver désœuvrée. À l’inverse, un trop grand nombre de PBI peut entraîner du gaspillage ou des retards dans la réalisation des user stories pertinentes. Le backlog refinement vous aide à trouver le bon équilibre pour votre équipe. Veillez à toujours le remplir suffisamment pour que le travail puisse se poursuive, sans le laisser déborder pour autant.
   
• Permet aux équipes d’être à jour : un affinage régulier permet à toutes les personnes impliquées de savoir où en est le projet en termes de caractéristiques, de fonctionnalités, de corrections de bogues, d’améliorations, et ainsi de suite.
   
• Aide à réduire les dérives : les sessions d’affinage vous aident à identifier et à éliminer les user stories qui semblaient être une bonne idée lorsqu’elles ont été ajoutées au backlog, mais dont on reconnaît désormais qu’elles n’apportent pas de réelle valeur ajoutée.
   
• Permet aux participants d’apprendre les uns des autres : les PBI sont généralement ajoutés au backlog par différentes personnes. Le passage au crible de ces éléments donne aux contributeurs l’occasion d’expliquer les raisons pour lesquelles ils ont été ajoutés : retour d’information sur une démonstration, contribution de l’équipe de support, priorités des parties prenantes, etc. Les membres de l’équipe bénéficient ainsi d’un éclairage sur des points auxquels ils n’auraient peut-être pas pensé auparavant.

Bonnes pratiques pour le backlog refinement :

N’oubliez pas que vous ne devriez jamais en avoir « fini » avec un backlog produit. En gardant votre backlog actif, vous gardez votre produit actif. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à affiner votre backlog et à le préparer pour les sprints à venir :

Travailler avec un seul backlog produit

Votre backlog produit doit être votre source unique de vérité. Il peut arriver que l’on vous demande d’ajouter au backlog un élément qui semble être une bonne idée, mais qui n’y a pas vraiment sa place pour l’instant. Cette situation pourrait vous inciter à créer un backlog distinct pour y consigner les éléments que vous ne voulez pas oublier.

Toutefois, si l’idée est suffisamment importante et qu’elle apporte une réelle valeur ajoutée, elle finira par revenir sur le tapis et vous pourrez l’ajouter au backlog à ce moment-là. Essayer de gérer un backlog de secours entraîne trop de complexité et rend le tri fastidieux par la suite.

N’essayez pas de tout faire par vous-même

En tant que product owner, le backlog est sous votre responsabilité, et vous pensez peut-être que vous êtes le seul habilité à réaliser toutes les activités de gestion qui lui sont liées. Pourtant, vous pouvez demander à votre équipe de développement de vous aider à décrire les user stories, à définir les critères d’acceptation et à concevoir des modèles fonctionnels. Essayer de faire tout cela vous-même tout en tenant compte des parties prenantes, de la vision à long terme et de la valeur métier peut s’avérer insurmontable. Laissez d’autres personnes vous aider.

Soyez au courant de ce qui se trouve dans votre backlog

Si d’autres membres de l’équipe vous aident à gérer votre backlog produit, il est possible qu’ils y ajoutent leurs propres éléments. C’est une bonne chose tant que vous ne laissez pas la situation dégénérer. En effet, votre backlog pourrait vite se transformer en une liste de souhaits sans fin et ingérable. Si des collaborateurs souhaitent ajouter des PBI au backlog, veillez à ce qu’ils vous les présentent en premier lieu. Vous n’avez pas besoin de connaître tous les détails de chaque PBI, mais vous devez au moins savoir de quoi il s’agit et pour quelles raisons ils veulent les ajouter. Vous pourrez ainsi décider en toute connaissance de cause de les inscrire ou non sur la liste.

Gardez à l’esprit qu’un product backlog n’est jamais complet

Si vous venez d’un environnement de développement produit plus classique, peut-être pensez-vous que vous devez créer un backlog « complet » qui inclut l’ensemble du périmètre et des exigences. Mais dans un environnement agile, vous vous concentrez sur la création de valeur, et non sur la livraison d’un produit fini. Tant que votre produit est actif et qu’il présente de la valeur pour vos clients, son développement ne sera jamais achevé. Votre backlog produit ne cessera de s’agrandir et de se réduire au fil du temps. 

Mettez à disposition votre backlog

Il est important que votre backlog soit clair et accessible pour l’équipe de développement et les parties prenantes. Un bon moyen d’y parvenir est de l’afficher à un endroit visible, sur un mur ou un tableau blanc. Un meilleur moyen encore est de le mettre à disposition sous forme numérique. Par exemple, le modèle de gestion de backlog de Lucidspark est basé sur le cloud et les collaborateurs ainsi que les parties prenantes peuvent y accéder à tout moment, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. En outre, un backlog numérique favorise la collaboration, car les équipes et les intervenants peuvent se réunir virtuellement et travailler sur les mêmes documents en temps réel. Il est important de rendre le backlog produit visible afin que toutes les personnes concernées sachent sur quoi elles travaillent et ce qu’il reste à faire.

Backlog grooming : nos conseils pour bien préparer votre réunion

Le backlog refinement étant un processus continu, il n’existe pas de règles définies quant à la fréquence à laquelle les équipes doivent se réunir pour des sessions de grooming formelles. La fréquence de ces réunions dépend donc de ce qui est logique pour votre équipe. De nombreux employés estiment qu’ils participent déjà à trop de réunions, alors assurez-vous que celles que vous planifiez sont bien justifiées. 

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la planification et de l’organisation de vos sessions de backlog refinement.

Qui devrait y assister ?

La collaboration est essentielle pour maintenir un backlog produit soigné, c’est pourquoi il est préférable d’avoir un représentant pour chaque équipe impliquée dans le projet, par exemple :

• Product owner (anime la réunion)
• Chef de produit
• Scrum master (chef de mêlée)
• Chef de projet
• Représentants QA

Cela permet de s’assurer que les problèmes sont abordés et compris de plusieurs points de vue lorsque vous affinez les user stories. Veillez toutefois à ne pas convier un trop grand nombre de personnes. Limitez l’invitation aux collaborateurs qui ont un rôle essentiel à jouer dans la session d’affinage.

Quelle doit être la durée de la séance ?

Il n’y a pas de limite de temps pour les sessions de backlog refinement, mais la plupart des gens n’aiment pas assister à des réunions à rallonge, surtout si la conversation finit par s’écarter du sujet. Vous devez donc veiller à ce que vos sessions d’affinage soient ciblées et courtes - 45 minutes à 1 heure devraient suffire. Assurez-vous d’avoir un ordre du jour et de vous y tenir.

Que devez-vous faire lors d’une session de backlog refinement ?

Les tâches les plus courantes lors d’une session d’affinage sont les suivantes :

• Supprimer les PBI obsolètes ou non pertinents
• Ajouter de nouveaux PBI en fonction des commentaires et des besoins client
• Hiérarchiser les PBI 
• Identifier et éliminer les obstacles potentiels
• Affiner les user stories pour lever les ambiguïtés et gagner en clarté
• Ajouter des informations contextuelles et des critères d’acceptation
• Décomposer les user stories importantes en tâches plus petites
• Actualiser les estimations de temps pour chaque élément de la liste
• Assigner des tâches

Quel est l’objectif de la réunion de backlog refinement ?

La session doit vous aider à planifier et à hiérarchiser les prochains sprints. Tout le monde doit quitter la réunion en sachant ce qu’il faut faire ensuite, ce qui signifie que les tâches sont définies, attribuées, estimées et harmonisées avec les objectifs globaux de votre projet et de votre entreprise.