Che cos'è una matrice di Eisenhower e come usarne una per assegnare priorità alla tua lista di cose da fare.

La tua lista di cose da fare è così fitta che non sai nemmeno da dove iniziare? Con innumerevoli attività da completare, può sembrare quasi impossibile portare a termine qualsiasi cosa. La soluzione a questo problema potrebbe arrivare dal passato.

Dwight D. Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti, era noto per la sua abile gestione del tempo. Dal momento che gestire il paese non era un compito da poco, Eisenhower creò un metodo potente per dare priorità a vari compiti in modo da potersi concentrare sulle cose importanti.

Che cos'è una matrice di Eisenhower?

La matrice di Eisenhower, nota anche come "tabella di Eisenhower", è un semplice strumento decisionale che consente di assegnare le priorità alle varie attività in base all'urgenza e all'importanza. La matrice è composta da quattro quadranti: 

Primo quadrante: importante e urgente

Secondo quadrante: importante ma non urgente

Terzo quadrante: urgente ma non importante

Quarto quadrante: non importante, non urgente

 

Attività urgenti o importanti

La chiave per comprendere il metodo Eisenhower è capire la differenza tra le attività "urgenti" e quelle "importanti".

Importanti: le attività importanti sono in linea con i tuoi valori e ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi principali. Spesso si concentrano sul lungo termine e potrebbero non produrre risultati immediati. In questo modo è facile trascurarle a breve termine, portando avanti compiti più urgenti. 

Urgenti: le attività urgenti sono sensibili al fattore tempo e richiedono un'attenzione immediata. Rimandando i compiti importanti abbastanza a lungo, alla fine diventano urgenti, creando stress per portarli a termine in tempo.

Una matrice di Eisenhower ci impone di definire quali compiti sono urgenti e quali sono importanti. Una volta che sai dove collocare ogni attività, puoi dare priorità alle tue attività e lavorare in modo più efficiente.

Come usare una matrice di Eisenhower

Ogni quadrante in una matrice di Eisenhower rappresenta un diverso livello di priorità. Valutando quali attività sono importanti, urgenti o una combinazione dei due, puoi decidere come gestirle al meglio.

Primo quadrante: importante e urgente

Il primo quadrante contiene le attività "importanti e urgenti". Si tratta di compiti che hanno un'importanza e un'urgenza elevate.

Concentrati prima sul completamento di queste attività. Di solito ci sono due tipi di attività che finiscono in questo quadrante: attività che non potevi prevedere e attività che hai procrastinato. Mentre riempi questo quadrante, considera quali compiti hai lasciato all'ultimo minuto e pianifica come evitare di procrastinarli di nuovo in futuro. Un metodo per ridurre lo stress in prospettiva futura consiste nel prevedere un margine di tempo extra nella tua agenda per tenere conto dei compiti imprevisti e per darti la possibilità di recuperare qualsiasi lavoro rimasto indietro.

Secondo quadrante: decidi quando fare qualcosa

Il secondo quadrante include attività "importanti ma non urgenti".

In altre parole, prima o poi è necessario completarle, ma non c'è una scadenza immediata. Queste attività ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi, ma spesso vengono trascurate perché non sono urgenti. Per evitare di rimandare, decidi quando lavorare su ogni compito. Stabilisci delle scadenze chiare, che ti aiutino a integrare queste attività nel tuo programma.

Terzo quadrante: delega

Il terzo quadrante è il punto in cui molte persone rimangono bloccate. Questa è la sezione "urgente ma non importante".

In genere, queste attività impediscono di lavorare per raggiungere gli obiettivi principali. Le attività in questo quadrante spesso provengono da altre persone. Ad esempio, il tuo collega potrebbe chiederti di rivedere una presentazione che dovrà essere effettuata tra un paio d'ore ma che non riguarda le tue aree di responsabilità. Cerca di ridurre al minimo il lavoro su questi tipi di attività rifiutando o delegando gentilmente i compiti quando possibile.

Quarto quadrante: esegui in un secondo momento o elimina

Il quarto quadrante contiene gli elementi con priorità più bassa. Queste sono le attività "non importanti e non urgenti".

In definitiva, queste attività rappresentano una distrazione dai compiti importanti. La soluzione migliore è eliminarle del tutto dalle tue priorità o riportarle a un momento migliore per terminarle, idealmente quando non sono presenti tante attività importanti su cui lavorare. 

Best practice sulla matrice di Eisenhower

Un vantaggio della matrice di priorità di Eisenhower è che è semplice da usare. Segui le nostre best practice per migliorare ulteriormente il tuo utilizzo dello strumento. 

1. Codice colore

La codifica a colori di ogni quadrante può aiutarti a definire rapidamente i prossimi punti del tuo elenco. Puoi personalizzare la tua matrice con dei colori a tua scelta o seguire il nostro semplice metodo descritto di seguito:

Rosso: attività urgenti e importanti (da fare immediatamente)

Giallo: attività importanti, non urgenti (decidere quando)

Verde: urgenti, non importanti (delegate)

Grigio: non importanti, non urgenti (da eseguire in un secondo momento o eliminare)

2. Limita ogni quadrante a 10 elementi

Un eccesso di compiti può sopraffarti e rendere difficile completarli in tempo. Per aiutare a rispettare le scadenze, limita ogni quadrante a non più di 10 attività. Idealmente, cerca di concentrarti solo su 5-7 attività in ogni quadrante.

3. Elimina e ottimizza

È più facile ottimizzare il tuo tempo se hai meno cose da gestire. Mentre riempi i quadranti, concentrati sulla rimozione del disordine. Cerca le attività che puoi delegare o eliminare del tutto. Effettuando questa operazione per prima, tutto il resto nella tua lista diventerà molto più facile.

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