Matrice Eisenhower : l'outil pour la gestion du temps et des priorités

Votre liste de tâches est tellement longue que vous ne savez pas par où commencer ? Lorsque vous croulez sous le travail, il peut vous sembler presque impossible d’accomplir quoi que ce soit. Par chance, un petit retour en arrière pourrait bien apporter la solution à ce problème.

Dwight D. Eisenhower, le 34^e président des États-Unis, était connu pour sa gestion efficace du temps. Diriger un pays n’étant pas une mince affaire, Eisenhower a créé un moyen performant de classer ses différentes tâches afin de pouvoir se concentrer sur les plus importantes.

Qu’est-ce qu’une matrice d’Eisenhower ?

La matrice d’Eisenhower, est un outil de prise de décision simple qui vous aide à classer diverses tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. La matrice se compose de quatre quadrants :

Quadrant 1 : Important et urgent

Quadrant 2 : Important, mais peu urgent

Quadrant 3 : Urgent, mais peu important

Quadrant 4 : Peu important et peu urgent

 

Matrice urgent et important

Pour bien comprendre la méthode Eisenhower, vous devez faire la différence entre les tâches « urgentes » et les tâches « importantes ».

Important : les tâches importantes sont conformes à vos valeurs et vous aident à atteindre vos objectifs principaux . Elles portent souvent sur le long terme et ne produisent pas nécessairement de résultats immédiats. Il est donc facile de les négliger à court terme au profit des tâches plus urgentes.

Urgent : les tâches urgentes doivent être effectuées dans les plus brefs délais et requièrent une attention immédiate. Si vous repoussez les tâches importantes suffisamment longtemps, elles finissent par devenir urgentes, ce qui génère pression et stress.

La matrice d’Eisenhower nous pousse à distinguer les tâches urgentes de celles qui sont importantes. Une fois que vous savez où se situe chaque activité, vous pouvez les classer par ordre de priorité et travailler plus efficacement.

Comment utiliser une matrice d’Eisenhower

Chaque quadrant de la matrice d’Eisenhower représente un certain niveau de priorité. Évaluer quelles tâches sont importantes, urgentes ou un mélange des deux vous permet de déterminer comment les gérer au mieux.

Quadrant 1 : À traiter immédiatement

Le premier quadrant contient vos activités « importantes et urgentes ». Ces tâches présentent à la fois un degré élevé d’importance et d’urgence.

Concentrez-vous sur l’exécution de ces tâches en premier lieu. On retrouve généralement deux types de tâches dans ce quadrant : celles que vous ne pouviez pas prévoir et celles que vous avez remises à plus tard. Lorsque vous remplissez cette partie du tableau, examinez les tâches que vous avez repoussées jusqu’à la dernière minute et envisagez un moyen de ne plus les reporter à l’avenir. Une bonne méthode pour éviter les situations tendues consiste à prévoir des créneaux dédiés aux imprévus dans votre emploi du temps pour vous permettre de rattraper le retard accumulé.

Quadrant 2 : À planifier

Le deuxième quadrant comprend les activités « importantes, mais peu urgentes ».

En d’autres termes, vous devrez les réaliser un jour, mais vous n’êtes pas tenu de respecter une échéance immédiate. Ces tâches vous aident à atteindre vos objectifs, mais elles sont souvent négligées, car non urgentes. Pour éviter toute procrastination, prévoyez un moment précis pour travailler sur chaque tâche. Définissez des délais concrets afin d’intégrer ces activités dans votre calendrier.

Quadrant 3 : À déléguer

Le troisième quadrant est celui qui pose question à beaucoup de personnes. Il s’agit de la catégorie « urgent, mais peu important ».

Ces tâches vous détournent généralement de vos objectifs principaux et proviennent souvent d’autres collaborateurs. Par exemple, un collègue peut vous demander de relire une présentation qu’il doit rendre dans quelques heures, mais qui ne relève pas de vos responsabilités. Essayez de limiter au maximum ce type de tâches en les refusant poliment ou en les déléguant lorsque c’est possible.

Quadrant 4 : À reporter ou abandonner

Le quatrième quadrant regroupe les éléments les moins prioritaires. Ce sont les activités « peu importantes et peu urgentes ».

Au final, ces tâches ne font que vous distraire de vos missions importantes. La meilleure solution est de les éliminer complètement de vos priorités ou de les reporter à un moment plus propice pour les exécuter ; idéalement lorsque vous n’aurez plus autant de tâches importantes à accomplir.

Conseils pour vos matrices d’Eisenhower

La matrice de priorisation présente l’avantage d’être simple à utiliser. Suivez les conseils ci-dessous pour en tirer le maximum.

1. Utiliser des codes couleur

Appliquer un code couleur spécifique à chaque quadrant peut vous aider à identifier rapidement les prochaines tâches que vous devez réaliser. Vous pouvez personnaliser votre matrice avec les teintes de votre choix ou suivre notre exemple :

Rouge : urgent et important (à traiter immédiatement)

Jaune : important, mais peu urgent (à planifier)

Vert : urgent, mais peu important (à déléguer)

Gris : peu important et peu urgent (à reporter ou abandonner)

2. Limiter chaque quadrant à 10 éléments

Un trop grand nombre de tâches risque de vous déborder et de vous empêcher de les accomplir dans les temps. Pour vous aider à respecter les délais, limitez chaque quadrant à un maximum de 10 éléments. Idéalement, essayez de vous concentrer sur seulement 5 à 7 tâches dans chaque section.

3. Éliminer, puis optimiser

Vous pourrez plus facilement optimiser votre temps si vous avez moins de choses à gérer. Lorsque vous remplissez vos quadrants, veillez à vous débarrasser du superflu. Identifiez les tâches que vous pouvez déléguer ou simplement éliminer. En commençant par cela, le reste de votre liste sera beaucoup plus facile à traiter.

Exemple de matrice d’Eisenhower

La gestion du temps peut être difficile. Utilisez notre outil de gestion du temps Lucidspark avec des exemples de matrices d'Eisenhower pour prioriser vos tâches et doper votre productivité.

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