Что такое Матрица Эйзенхауэра? Как с ее помощью приоритизировать задачи.

Накопился такой список дел, что вы не знаете, с чего начать? Еще бы! Когда перед глазами горы задач, возникает такое чувство, что с ними ни за что не справиться. Но у вашей проблемы есть решение: достаточно заглянуть в прошлое.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент Соединенных Штатов, был известен тем, что эффективно использовал свое время. Управлять страной — непростая работа, поэтому Эйзенхауэр создал эффективную методику приоритизации различных задач, чтобы иметь возможность сосредоточиться на самом важном.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица (или таблица) Эйзенхауэра — это удобная система для принятия решений, с помощью которой разные задачи можно рассортировать по принципу важности и срочности. Матрица состоит из четырех сегментов: 

Сектор 1: важно и срочно

Сектор 2: важно, но не срочно

Сектор 3: срочно, но не важно

Сектор 4: не важно и не срочно

 

Срочные и важные задачи

Ключ к пониманию метода Эйзенхауэра — научиться распознавать разницу между «срочными» и «важными» задачами.

Важно: важные задачи тесно вписываются в ваши ценности и способствуют достижению основных целей. Часто это долгосрочные начинания, от которых не стоит ждать моментального результата. Такие дела можно на время отложить, пока на повестке дня горят более срочные задачи. 

Срочно: срочные дела не терпят промедления, ими нужно заниматься я как можно скорее. Если важные дела откладывать в долгий ящик снова и снова, в конце концов они превратятся в срочные, а это — лишняя головная боль.

Для создания матрицы Эйзенхауэра вам потребуется оценить каждую задачу с точки зрения срочности и важности. Распределите все задачи по сегментам, чтобы грамотно расставить приоритеты для эффективной работы.

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Каждому сегменту матрицы Эйзенхауэра соответствует свой уровень приоритетности. Определив, какие задачи являются важными, срочными либо важными и срочными одновременно, вы затем сможете найти оптимальный подход к их решению.

Сектор 1: сделать в первую очередь

В первый сектор — «важно и срочно» — попадают задачи, которые одновременно имеют высокий уровень важности и срочности.

Сосредоточьтесь на выполнении этих задач прежде всего. В этом секторе обычно оказываются два типа задач: те, которые возникли непредвиденно, и те, что появились в результате откладывания на потом менее срочных задач. По мере заполнения данного сектора определите, решение каких задач вы оставили на последний момент, и спланируйте, как избежать подобного в будущем. Один из способов избежать стресса в будущем — предусмотреть дополнительное время в своем расписании на непредвиденные задачи, чтобы иметь запас времени на работу в случае отставания от графика.

Сектор 2: выкроить время

Второй сектор предназначен для задач «важных, но не срочных».

Их тоже нужно выполнить, но особенно спешить некуда. Такие задачи важны для достижения крупных целей, но ввиду отсутствия срочности их часто откладывают на потом. Чтобы не тянуть резину изо дня в день, твердо решите, когда вы будете работать над каждой задачей из этого сектора. Задайте четкие сроки и встройте эти дела в свой график.

Сектор 3: делегировать

Третий сектор — место, где многие начинают буксовать. Сюда отправляются «срочные, но не важные» задачи.

Именно эти задачи мешают нам двигаться к главным целям, причем часто они падают на нас от кого-то другого. Например, коллега просит проверить презентацию, которую нужно сдать через пару часов, однако это совершенно не входит в ваши обязанности. Старайтесь свести подобную работу к минимуму и по возможности либо вежливо отклоните просьбу, либо делегируйте задачу.

Сектор 4: сделать позже или удалить

Четвертый сектор содержит наименее приоритетные задачи. Они «не важные и не срочные».

По сути, эти задачи только и делают что отвлекают вас от важной работы. Самое мудрое решение — полностью исключить их из своих приоритетов или отложить до лучших времен, например, когда заметно сократится список важных задач.

Рекомендации по использованию матрицы Эйзенхауэра

Преимущество матрицы Эйзенхауэра — в том, что с ней просто работать. А чтобы она принесла вам еще больше пользы, предлагаем несколько рекомендаций. 

1. Цветовое кодирование

Цветовое кодирование каждого сектора помогает быстро оценить, что идет далее в вашем списке задач. Вы можете сами выбрать цвета для матрицы или использовать предложенную нами простую методику:

Красный: срочные и важные задачи (выполнить немедленно)

Желтый: важные, но не срочные (выкроить время)

Зеленый: срочные, но не важные (делегировать)

Серый: не важные и не срочные (сделать позже или удалить)

2. Не более 10 задач в каждом секторе

Избыточное количество задач может превысить ваши возможности и сделать невозможным выполнение работы в срок. Чтобы успевать следить за соблюдением сроков выполнения, добавляйте в каждый сектор не более 10 задач. В идеале постарайтесь сосредоточиться на 5–7 задачах в каждом секторе.

3. Сначала удалить, потом — оптимизировать

Время легче оптимизировать, когда у вас меньше дел. По мере заполнения матрицы старайтесь избавиться от всего лишнего. Найдите задачи, которые можно делегировать или полностью удалить. Устраните весь «мусор», и остальные дела пойдут как по маслу.

Шаблон матрица Эйзенхауэра

Тайм-менеджмент не всегда дается легко. Но онлайн-шаблон матрицы Эйзенхауэра от Lucidspark поможет вам повысить продуктивность, не упуская из виду самого главного.

Lucidspark — виртуальная интерактивная доска, где можно работать всей командой и воплощать лучшие идеи в жизнь. Наш бескрайний холст — самое подходящее место для активного мозгового штурма. Просто соберите наблюдения и превращайте их в конкретные шаги. Чтобы приступить к работе, вам потребуется завести учетную запись.