O que é a matriz de Eisenhower e como usá-la para priorizar sua lista de tarefas.

Sua lista de tarefas é tão grande que você não sabe nem por onde começar? Talvez você tenha infinitos afazeres que precisam ser concluídos, mas está praticamente impossível terminar até mesmo o mais básico. E, por incrível que pareça, a solução disso tudo pode ter sido inventada lá no passado.

Dwight D. Eisenhower, 34º presidente dos Estados Unidos, era conhecido por ser um mestre em gerenciamento de seu próprio tempo. Administrar um país inteiro não é nada fácil, portanto, Eisenhower criou uma maneira poderosa de priorizar diversas tarefas e focar no que é realmente mais importante.

O que é a matriz de Eisenhower?

A matriz de Eisenhower é uma ferramenta prática de tomada de decisão que ajuda a priorizar uma série de tarefas com base na urgência e importância. A matriz tem quatro quadrantes: 

Quadrante 1: importante e urgente

Quadrante 2: importante, mas não urgente

Quadrante 3: urgente, mas não importante

Quadrante 4: não é importante, não é urgente

 

Atividades urgentes x importantes

Para entender o método Eisenhower, é preciso saber a diferença entre tarefas “urgentes” e “importantes”.

Importantes: tarefas importantes são alinhadas aos seus valores e ajudam a atingir seus principais objetivos. Normalmente, elas focam no longo prazo e podem não produzir resultados de imediato, o que facilita ignorá-las no curto prazo em prol de tarefas mais urgentes. 

Urgente: atividades urgentes tem prazos bem definidos e exigem uma atenção imediata. Se você adiar tarefas importantes por muito tempo, elas se tornam urgentes, o que gera estresse e pressão para conclui-las em tempo hábil.

Ao usar uma matriz de Eisenhower, você terá que definir quais tarefas são urgentes e quais são importantes. Ao determinar o quadrante de cada tarefa, você poderá priorizar suas tarefas e trabalhar com mais eficiência.

Como usar a matriz de Eisenhower

Cada quadrante em uma matriz de Eisenhower representa um determinado nível de prioridade. Ao definir quais tarefas são importantes, urgentes ou uma combinação dos dois, você saberá melhor como elas devem ser administradas.

Quadrante 1: concluir primeiro

O quadrante 1 contém suas atividades e tarefas identificadas como “importantes e urgentes”.

Concentre-se para concluir essas tarefas primeiro. Normalmente, existem dois tipos de tarefas que entram nesse quadrante: tarefas que você não poderia prever, e tarefas que você adiou. Ao preencher este quadrante, pense nas tarefas que você deixou para o último minuto e pense em o que você vai fazer para não adiá-las novamente no futuro. Um método recomendado para reduzir esse eventual estresse é dedicar um tempo de sua programação para cuidar de tarefas imprevisíveis e recuperar os afazeres que estão atrasados.

Quadrante 2: decidir quando

O quadrante 2 inclui atividades “importantes, mas não urgentes”.

Ou seja, você precisa concluí-las eventualmente, mas não há um prazo imediato para tal. Essas tarefas ajudam a atingir suas metas, mas geralmente não são priorizadas por não serem urgentes. Para evitar qualquer tipo de procrastinação, decida quando você irá trabalhar em cada tarefa. Estabeleça prazos bem definidos para ajudar a integrar essas atividades em sua programação.

Quadrante 3: delegar

O quadrante 3 é onde muitas pessoas acabam ficando presas. Esta é a seção "urgente, mas não importante".

Essas tarefas normalmente impedem que você atinja suas principais metas. As tarefas neste quadrante geralmente vêm de outras pessoas. Por exemplo, seu colega de trabalho pede para você revisar uma apresentação que precisa ser entregue em poucas horas, mas não é de sua alçada. Tente reduzir a incidência de tarefas como essas, recusando ou delegando-as gentilmente quando possível.

Quadrante 4: fazer mais tarde, ou eliminar

O quadrante 4 contém os itens menos prioritários. São as atividades “não importantes, e não urgentes”.

Itens como esses confundem e tiram a atenção em relação às suas tarefas mais importantes. A melhor solução é eliminá-los completamente de suas prioridades, ou adiar seus prazos e terminá-los em outro momento — de preferência quando você não tiver mais tantas tarefas importantes para trabalhar. 

Dicas para criar uma matriz de Eisenhower

Uma grande vantagem da matriz de Eisenhower é sua facilidade de uso. Siga nossas práticas recomendadas para aprender mais sobre como usar a ferramenta. 

1. Organização por cores

Organizar cada quadrante com cores distintas ajuda a visualizar rapidamente a próxima tarefa a ser feita. Você pode personalizar sua matriz com as cores de sua preferência, ou seguir nosso método prática abaixo:

Vermelho: tarefas urgentes e importantes (fazer imediatamente)

Amarelo: importante, não urgente (decidir quando)

Verde: urgente, não importante (delegar)

Cinza: não é importante, não é urgente (fazer mais tarde, ou eliminar)

2. Cada quadrante deve ter 10 itens, no máximo

Uma quantidade excessiva de tarefas pode sobrecarregar você e dificultar a conclusão delas em tempo hábil. Para cumprir os prazos, cada quadrante não deve ter mais do que 10 tarefas. Idealmente, tente colocar de 5 a 7 tarefas em cada quadrante.

3. Eliminar e otimizar

Quanto menos coisas para gerenciar, mais fácil fica otimizar seu tempo. Ao preencher os quadrantes, tente remover todas as distrações: identifique tarefas que você consiga delegar ou eliminar completamente. Recomendamos fazer isso primeiro, porque aí ficará muito mais fácil de trabalhar com todo o resto da sua lista.

Exemplo de matriz de Eisenhower

Não é fácil gerenciar o tempo. Use o modelo exemplo de matriz de Eisenhower online do Lucidspark para aumentar sua produtividade enquanto você foca no que mais importa.

O Lucidspark é uma ferramenta colaborativa de quadro branco virtual que ajuda equipes a visualizar o futuro e colocar as melhores ideias em prática. Faça sessões dinâmicas de brainstorming em uma tela infinita para transformar ideias em ação. Crie uma conta para começar agora.