Wskazówki dotyczące prowadzenia sesji burzy mózgów

Jeśli myśl o sesji burzy mózgów wywołuje u Ciebie przerażenie, wiedz, że to częsta reakcja. Wszyscy uczestniczyliśmy w bezproduktywnych burzach mózgów, podczas których podrzucano dziesiątki pomysłów bez żadnego efektu. 

Jednak przy odpowiednim podejściu burza mózgów może zmienić się z nudnej czynności w ekscytujący, skuteczny i wydajny sposób rozwiązywania problemów i wdrażania nowych pomysłów. Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby Twoja sesja burzy mózgów została odpowiednio poprowadzona i ukierunkowana, dzięki czemu osiągniesz zamierzony cel.

Czym jest sesja burzy mózgów?

Klasyczna burza mózgów jest spotkaniem, podczas którego grupa osób skupia się na tworzeniu nowych pomysłów lub rozwiązań dotyczących danego obszaru. Każdy pomysł jest zapisywany, analizowany i oceniany przez grupę – bez osądzania czy krytyki.

Burza mózgów w formie, w jakiej ją znamy, powstała w latach 30. ubiegłego wieku, kiedy to pewien pracownik działu reklamy odkrył, że jego zespół znacznie skuteczniej wypracowuje nowe pomysły w grupie. Obecnie burze mózgów są uznawane za potężne narzędzie współpracy praktycznie w każdej branży.

Dlaczego burza mózgów jest ważna?

Burza mózgów przynosi wiele korzyści, zarówno na poziomie indywidualnym, jak i grupowym. Tworząc atmosferę, w której pomysły mogą być przedstawiane i analizowane bez oceniania, pozwala się eksplorować innowacyjne i nieszablonowe koncepcje, które w innym przypadku mogłyby nie zostać zrealizowane. Dzięki temu, że możemy współpracować w sposób otwarty i komfortowy, pojawiają się różne perspektywy i rozwiązania, które można udoskonalić, rozwinąć i wprowadzić w życie. 

Burza mózgów jest też świetnym sposobem na szybkie zebranie wielu pomysłów. Zamiast zatrzymywać się na przeciętnych lub powtarzalnych pomysłach, Ty i Twój zespół możecie przeanalizować większą liczbę idei, aby uzyskać idealny rezultat. Żaden członek zespołu nie jest odpowiedzialny za wynik końcowy, dlatego zespół może doskonalić swoją umiejętność pracy jako zintegrowana, współpracująca ze sobą jednostka, która ceni kreatywność i wyniki ponad zasługi. 

Jak przeprowadzić burzę mózgów

Choć burze mózgów przynoszą wiele korzyści, mogą też zamienić się w mało produktywne spotkania, na których dominują dyskusje członków zespołu lub kiepskie pomysły. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które pozwolą Ci zmaksymalizować efektywność tych sesji:

1. Określ swój temat lub problem

Rozpocznij burzę mózgów od przedstawienia problemu lub tematu do dyskusji. Zadaj grupie pytanie z możliwymi do wdrożenia rozwiązaniami, np. „Jak możemy obniżyć koszty produkcji?” lub „Jak możemy zwiększyć zaangażowanie w mediach społecznościowych?”. Następnie ustal jasne granice dla swojego zespołu, uwzględniając ewentualne ograniczenia czasowe, budżetowe lub organizacyjne.

2. Przygotuj dobry fundament

Zanim przystąpisz do realizacji nowych pomysłów, sprawdź, co Twój zespół już wie na temat danego problemu lub tematu. Zdefiniuj kluczowe pojęcia, sprawdź, jakie rozwiązania już próbowaliście wdrożyć, i przekaż wszelkie inne kluczowe informacje, których zespół będzie potrzebował, aby przedstawić potencjalne rozwiązania.

3. Ustal porządek sesji

Burze mózgów najlepiej sprawdzają się, gdy mają pewną strukturę. Przekaż swojemu zespołowi wskazówki, które pomogą wam utrzymać się na właściwym torze, nie utrudniając procesu twórczego.

• Po pierwsze, musisz przeznaczyć czas na omówienie głównego tematu, granic, definicji i cennego kontekstu.
• Następnie poświęć czas na tworzenie i analizowanie nowych pomysłów.
• Na koniec zbierzcie się razem, aby uporządkować, przedyskutować swoje najlepsze pomysły oraz osiągnąć porozumienie. Może się to wiązać z formalnym głosowaniem, w którym konsensus grupy jest jasno określony.

4. Wybierz technikę

Sposób, w jaki przeprowadzasz burzę mózgów, ma znaczenie. Oto kilka metod twórczej sesji, które Ty i Twój zespół możecie wykorzystać, aby zainspirować się do bardziej innowacyjnego myślenia:

• Technika drabiny: wprowadza po kolei po jednym członku, aby zachęcić wszystkich, nawet cichszych współpracowników do dyskusji.
• Brainwriting: metoda pisemnej burzy mózgów, którą można wykorzystać do dokładniejszego generowania i rozwijania pomysłów.
• Odwrócona burza mózgów: możesz wykorzystać ją do ulepszenia określonych usług lub produktów.
• Rolestorming: poproś uczestników, aby przeprowadzili burzę mózgów, wcielając się w daną grupę (np. klienta) w celu zdobycia dodatkowych informacji.

Wybierz narzędzia

Niezależnie od tego, czy wybierzesz fizyczną, czy wirtualną burzę mózgów, odpowiednie narzędzia ułatwią udział całej grupy, ograniczą stratę czasu i pozwolą zorganizować sesję. Przed rozpoczęciem sesji ustal, jakich narzędzi będziesz używać, i upewnij się, że Twój zespół jest przygotowany do korzystania z nich.

• Karteczki samoprzylepne: karteczki samoprzylepne są sprawdzonym narzędziem do burzy mózgów, służącym do zapisywania i porządkowania pomysłów, zwykle na tablicy. Można je łatwo dopasować kolorystycznie, edytować, usuwać, zmieniać kolejność i nie tylko, aby dokładnie przedstawić swoje pomysły. Można też korzystać z nich wirtualnie, używając programu takiego jak Lucidspark. Wystarczy zamieścić informacje na swojej karteczce online lub załadować tekst z arkusza CSV lub Excel, aby tworzyć karteczki samoprzylepne w dużych ilościach.
• Czasomierz lub system pomiaru czasu: timer lub alarm może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi w utrzymaniu się na właściwym miejscu podczas przechodzenia z jednej fazy burzy mózgów do drugiej. Pomiar czasu może też pomóc w zaplanowaniu krótkich przerw, podczas których grupa może naładować baterie. 
• Tablica: podczas fizycznych sesji burzy mózgów zwykle używa się klasycznej tablicy, na której przedstawiane są pomysły. 
• Tablica online: dzięki tablicy online, takiej jak Lucidspark, można zapisywać i porządkować pomysły kilku użytkowników, nawet jeśli członkowie zespołu pracują zdalnie. Tablica online Lucidspark jest wyposażona w narzędzia, takie jak edytor notatek, który umożliwia centralne sporządzanie notatek, karteczki samoprzylepne, czasomierz i szablony diagramów, które nadają strukturę myślom zespołu. 

Pamiętaj o zwięzłości

Im dłużej trwa sesja burzy mózgów, tym bardziej prawdopodobne jest, że zespół przestanie się koncentrować. Zamiast planować dłuższe spotkanie, na którym zespół może się zmęczyć, poproś uczestników, by przyszli na spotkanie przygotowani z kilkoma pomysłami, dzięki którym spotkanie rozpocznie się produktywnie. Ogranicz sesje do krótkich 15–30 minutowych serii z krótkimi przerwami pomiędzy nimi, aby uzyskać maksymalną wydajność i uniknąć wypalenia.

Oprócz zaplanowania krótszego spotkania, zastanów się nad zmniejszeniem liczby członków zespołu przeprowadzającego burzę mózgów do tych, co do których masz pewność, że będą w stanie wnieść cenne pomysły do spotkania. W zespole liczącym maksymalnie 10 osób będzie można wysłuchać różnych pomysłów, nie przesadzając ze zbyt dużą liczbą wypowiedzi.

Skup się na ilości

Zgadza się! Skupiając się na ilości, a nie na jakości, będziesz w stanie poprowadzić spotkanie, na którym pojawi się wiele pomysłów, które w końcu doprowadzą do tego właściwego, zamiast czekać na „idealny” pomysł, zanim ktokolwiek otworzy usta. W końcu ilość powinna sprzyjać jakości, pozwalając zespołowi na odkrywanie rozbieżnych, innowacyjnych sposobów myślenia.

Skup się na szybkim gromadzeniu pomysłów, a następnie wróć do nich później, aby je przemyśleć i rozwinąć. Każdy pomysł powinien być wyrażony i zapisany w prosty sposób, aby Twój zespół nie zaprzątał sobie głowy szczegółami.

Unikaj krytyki

Burze mózgów najlepiej funkcjonują w otwartym, przyjaznym i motywującym środowisku, w którym uczestnicy mogą swobodnie przedstawiać swoje pomysły. Krytyka przynosi efekty odwrotne do zamierzonych, zniechęcając do zgłaszania pomysłów, które mogą być źródłem inspiracji, i powstrzymując uczestników przed otwarciem ust w obawie przed oceną.

Otwórz się na nietypowe pomysły

Choć może nie masz ochoty na szalone lub zaskakujące pomysły, mogą one posłużyć do zainicjowania lepszego, bardziej innowacyjnego sposobu myślenia. Zachęć uczestników, aby podeszli do tematu lub problemu bez założeń lub z nowego punktu widzenia, aby pobudzić ich do bardziej twórczego myślenia. 

Wszystkie pomysły powinny być nie tylko wypowiedziane, ale także zapisane i ponownie wykorzystane. Warto wziąć pod uwagę każdy, nawet najbardziej absurdalny pomysł.

Łącz i wykorzystuj pomysły

Jedną z korzyści pracy w grupie jest synergia wynikająca z czerpania z pomysłów innych. Zachęć zespół do wysłuchania każdego pomysłu, którym podzieliła się grupa, i wykorzystania go jako inspiracji do własnych pomysłów. Zdolność do analizowania, rozwijania i ulepszania pomysłów, może być równie cenna jak zdolność do generowania pomysłów bez pokrycia. Może to być również świetne ćwiczenie zachęcające do aktywnego słuchania i integracji zespołu.

Burza mózgów online

Kiedy fizyczna burza mózgów nie wchodzi w grę, oprogramowanie do burzy mózgów online, takie jak Lucidspark, zapewni Ci przestrzeń, strukturę i elastyczność, których potrzebujesz, by generować pomysły i dzielić się nimi z grupą. Mając do dyspozycji nieskończoną przestrzeń, w której można się rozwinąć i wymyślić nowe pomysły, a także narzędzia, które pozwolą utrzymać spotkanie w ruchu i osiągnąć konsensus, Lucidspark pomoże Ci zorganizować energiczne, produktywne spotkanie, na którym zostaną wyróżnione najlepsze pomysły. 

Podczas burzy mózgów online upewnij się, że Twój zespół ma przygotowane pomysły. W razie potrzeby podziel towarzystwo na grupy, korzystając z miejsca na tablicy, a następnie wezwij uczestników do podążania za prowadzącym spotkanie, kiedy nadejdzie czas na grupowe dzielenie się pomysłami. Przeprowadź głosowanie nad pomysłami, aby mieć pewność, że tylko najlepsze z nich zostaną przekute w rzeczywistość.

Rozpocznij pracę z Lucidspark

Obszar roboczy Lucidspark zapewnia przestrzeń, której potrzebujesz, aby przeanalizować pomysły – i strukturę, której potrzebujesz, aby przekształcić je w kolejne kroki. Zarejestruj się już dziś, aby korzystać ze wszystkich zalet klasycznej burzy mózgów – jednocześnie mając wygodny zdalny dostęp, funkcje oparte na chmurze i możliwość integracji z aplikacjami takimi jak Google Workspace, Slack i Lucidchart.