3 passos para decifrar os participantes numa reunião virtual

Uma das maravilhas do ser humano é saber perceber os estados emocionais e mentais uns dos outros com base em indicadores físicos. Fazemos isso sem nem perceber o que está acontecendo. Imagine-se fisicamente presente em uma reunião; alguém diz que hoje é o aniversário de um colega de trabalho: de repente, o clima muda e, mesmo que ninguém diga nada, todos ficam um pouco mais feliz. Essa capacidade de interpretar uma situação - no caso, perceber os sentimentos das pessoas - é inestimável. No entanto, fazer essa leitura é muito mais difícil quando você não está fisicamente presente e não entende a linguagem corporal e os traquejos sociais das pessoas. 

Com as empresas adotando um modelo de trabalho híbrido, fica cada vez mais importante perceber e decifrar os sentimentos das pessoas em uma sala virtual. Para combater o cansaço provocado por reuniões no Zoom, o facilitador precisa estar atento em como os participantes agem para, assim, realizar uma reunião mais produtiva, em que todos sintam que podem colaborar e fazer parte da visão da equipe.

Por isso, ensinaremos você a perceber as necessidades dos membros da sua equipe, a melhorar a relação com os participantes da reunião e a conduzir bem uma reunião - mesmo com participantes remotos.

Um bom começo

Para estabelecer confiança e um espaço apropriado para a colaboração e criatividade, é importante que a reunião tenha uma boa base. Veja dois passos rápidos para ter um bom início:

1. Entre em contato com você mesmo — faça um rápido exercício de respiração ou uma meditação. Feche os olhos e inspire e expire fundo quatro vezes. Foque as energias, sinta-se presente e concentre-se no espaço ao redor e nos seus sentidos imediatos.
2. Estabeleça um vínculo com as pessoas — você deve ter percebido que os colegas de trabalho estão ansiosos para conversar, pois devem sentir falta das tradicionais interações sociais. Dedique um tempo para criar laços! Você pode:
   • Fazer uma pergunta introspectiva
     • Você prefere ser um vampiro ou um lobisomem? Por quê?
     • Você prefere "Guerra nas Estrelas" ou "Jornada nas Estrelas"?
     • A qual casa de Hogwarts você pertence? (Se os membros de sua equipe não souberem a qual casa pertencem, saiba que é completamente inaceitável e deve ser corrigido imediatamente com um chapéu seletor virtual.)
     • Se você tivesse dez mil reais para gastar em uma viagem neste fim de semana, para onde iria? E por quê?
     • Qual personagem do Chaves você gostaria de ser?
   • Faça brincadeiras
     • Confira algumas brincadeiras para criar um vínculo com os participantes. 
   • Faça enquetes ao vivo
     • Pergunte como está o tempo nas cidades onde as pessoas estão.
     • Peça para todos descreverem, em uma única palavra ou gif, o estado de espírito de cada um no momento.

Além de deixar todos os membros da equipe mais à vontade, essas perguntas também mostram o estado emocional dos participantes. Se um membro estiver no Sul do Brasil, por exemplo, e uma frente fria muito forte está para chegar, essa pessoa talvez esteja um pouco apreensiva. É uma informação importante para você saber.

Dê início aos trabalhos

Após iniciar a reunião e os membros da equipe se sentirem mais entrosados, é hora de começar os trabalhos. 

Há dois tipos de reuniões: são as atualizações de status e as sessões colaborativas para solucionar problemas. Na reunião de atualizações, a equipe compartilha o status das tarefas (algo como reuniões Scrum). Os outros tipos de reuniões focam na solução de problemas. Normalmente, as pessoas se encontram para entender, inovar, colaborar e tomar decisões.

Na reunião de resolução de problemas, recomendamos incentivar o “pensamento divergente”. Nesta parte da reunião, você deve:

• Organizar uma conversa aberta e franca
• Juntar pontos de vista heterogêneos
• Não julgar
• Gerar alternativas às ideias propostas

É importante documentar ativamente essa parte da reunião. Use o Lucidspark para monitorar as ideias sem interromper o andamento da reunião. 

Em seguida, você já pode preparar a próxima parte da reunião, de “pensamento convergente”, na qual você deve:

• Avaliar as alternativas
• Resumir os pontos-chave
• Classificar as ideias por categorias
• Julgar

Há também diversas maneiras de estimular ideias se a reunião desandar, algo que você perceberá se estiver atento e sentindo desconforto, tédio ou fadiga nas pessoas. Você pode usar murais simultâneos para dividir a equipe em grupos menores; ou usar um temporizador para colocar um pouco de pressão sobre a equipe e dar continuidade (técnica útil para estimular ideias). Se a equipe não chegar à unanimidade sobre uma ideia, recomendamos fazer uma votação. 

Nem tudo sairá como planejado e talvez a reunião acabe sem uma solução concreta. No entanto, você verá que os problemas serão mais fácies de resolver se as pessoas estiverem entrosadas. Usar a inteligência e a criatividade coletiva para gerar ideias pode gerar muito impacto.

Para descobrir se a equipe está com dificuldade, preste atenção em quem não está contribuindo, a forma como todos estão interagindo e a linguagem corporal das pessoas. Se precisarem de ajuda, pergunte do que precisam para gerar ideias ou solucionar problemas. Adotar uma postura clara e franca pode ser ótimo para lidar com eventuais desconfortos.

Encerrar a reunião juntos 

Uma ótima reunião que termina de forma negativa pode estragar tudo. Para fechar da melhor forma possível, comece a encerrar cinco minutos antes do fim do horário marcado. Veja algumas dicas:

• Resolva as perguntas finais — atenda as dúvidas de todos. Se não souber responder algo, crie um item de ação.
• Seja claro sobre os próximos passos em relação ao tema discutido na reunião — as melhores intenções não significam nada se não tiver tarefas bem definidas. Ao usar o Lucidspark, é fácil transformar sugestões em itens de ação. 
• Encerre a reunião — não basta dizer “Obrigado!”. A equipe estabeleceu um vínculo que os participantes usaram para interagir; portanto, é importante honrar isso. Peça para a equipe falar uma única palavra para descrever algo pelo qual eles sentem gratos a respeito da reunião ou pelo dia que passaram.

É fato: o trabalho híbrido veio para ficar. Você e sua equipe terão muitos benefícios ao desenvolver a inteligência emocional para decifrar as pessoas nas reuniões, mesmo virtuais. Isso diferencia um bom condutor de reuniões. Ele não se preocupa em delegar, mas em orientar a equipe por meio de processos construtivos. Essa é a melhor forma de incentivar os membros da equipe a colaborar e a pensar criativamente para solucionar problemas, e é preciso criar um ambiente apropriado para gerar bons resultados. 

Interpretar o ânimo dos participantes da reunião humaniza as reuniões, algo essencial para agregar valor à empresa. Afinal, nenhum robô faz brainstorming ou cria. Sem um espaço para a equipe explorar a humanidade que ela tem, não é possível estabelecer os elos necessários e tão importantes para solucionar problemas e desenvolver ideias. 

Lembre-se: não importa o que aconteça durante a reunião, se você começar e terminar bem, tudo correrá com muito mais tranquilidade. Pode parecer muito mais esforço focar as energias para incentivar um vínculo com os outros em vez de apenas iniciar e conduzir reuniões como sempre, mas esses minutos de calma são realmente valiosos.