Como a Russell Group Limited usa o Lucidspark para fazer brainstorming on-line

Como consultor da Russell Group Limited, Mark Turner tem bastante experiência em realizar oficinas bem-sucedidas. Ele se entende muito bem entre todas as notas adesivas grudadas nas paredes e mesas do seu escritório. Entretanto, o trabalho remoto forçou ele, e muitas outras pessoas, a repensar todo o funcionamento de suas oficinas. 

A equipe da Russell agendou uma oficina importante para alinhar seus planos de liderança de pensamento do próximo ano, mas não sabia qual era a melhor abordagem a adotar. Portanto, Mark teve que estruturar e realizar a oficina com menos de 24 horas para se preparar. 

A transição para a colaboração virtual

Na época, Mark estava lendo The Workshopper Playbook (Um guia para organizadores de oficinas, em tradução livre), de Anthony Courtney, e decidiu experimentar a estrutura dos 4Cs com sua equipe. Ele sabia o que queria para a oficina, mas precisava de uma ferramenta que pudesse ajudá-lo — e ele precisava dominar essa ferramenta em menos de 12 horas. 

Mark relata: “Já fizemos muitas tempestades de ideias, mas elas sempre foram presenciais. Devido à crise da COVID-19, tivemos que organizar uma oficina com pessoas espalhadas por todo o país. Precisávamos de uma plataforma para registrar nossas ideias, mas nunca tínhamos trabalhado com uma oficina virtual. Portanto, pesquisei na internet um quadro branco on-line que poderíamos usar para aplicar as teorias que li no livro.”

Suas pesquisas rapidamente levaram Mark ao Lucidspark, e ele logo começou a testar o produto e criar um modelo para sua oficina, que seria realizada na manhã seguinte. O modelo que ele elaborou era baseado na estrutura dos 4Cs sobre a qual havia lido, e continha espaços no modelo para cada etapa: Reunir, Escolher, Criar, Colocar em prática. 

Brainstorming on-line com eficiência 

Na manhã seguinte, Mark estava pronto para realizar a tempestade de ideia on-line. Para apresentar o Lucidspark à equipe, Mark criou uma “caixa de areia” em seu mural para que todos pudessem praticar e se familiarizar com o produto. Segundo Mark, “os participantes aprenderam a usar o Lucidspark imediatamente e com muita facilidade”. 

Depois de conhecerem melhor como funcionava o mural, a equipe primeiro trabalhou na seção “Reunir” do modelo. Mark pediu para todos adicionarem ideias de liderança inovadora ao mural, individualmente e por dez minutos. Rapidamente apareceram notas adesivas por toda parte e, no final dos dez minutos, a equipe se reuniu novamente para agrupar as notas adesivas por tópico. 

Alinhamento às ideias

Em seguida, trabalhando na seção “Escolher”, a equipe usou reações com emojis para votar nas ideias agrupadas e indicar suas preferidas. O processo foi simples: inserir um emoji feliz se você gostou da ideia, e um emoji triste se você não gostou. Com esse exercício, Mark descobriu quais ideias eram mais apreciadas e quais precisavam de ajustes. 

Colocando em prática 

Depois de determinar quais ideias seriam desenvolvidas, a equipe trabalhou na seção “Criar” para decidir como colocar as ideias em prática. Mark usou perguntas pré-formuladas para ajudar a equipe a pensar, e a conversa foi se desenvolvendo a partir daí. As notas adesivas on-line voltaram a preencher o mural enquanto conversavam sobre possíveis itens de ação. 

E a oficina foi encerrada com a seção “Colocar em prática”. A equipe precisava decidir quais itens de ação deveriam ser trabalhadas primeiro. Com o modelo de matriz 2x2 do Lucidspark, eles agruparam ideias de acordo com seu impacto e esforço, ajudando a decidir quais tarefas precisavam ser feitas primeiro, quais continuar gerenciando, quais ignorar e quais trabalhar a longo prazo. Em seguida, a equipe definiu os prazos para as tarefas que precisavam ser "feitas agora".

Manvir Basi, executivo de marketing da Russell e participante da oficina, gostou de trabalhar com o Lucidspark desde o início.

"Assim que comecei a usar o Lucidspark, eu gostei muito. No momento, todo mundo está no Microsoft Teams ou Zoom, mas as pessoas conversam sem recursos visuais para se apoiar. Apresentações do PowerPoint não funcionam, mas algo como o Lucidspark é muito bom para reuniões de equipe, pois ajuda a focar nas ideias e a gerar resultados reais.”

Outro benefício do Lucidspark, segundo Manvir, é o recurso de documento ativo que pode abrigar tudo que você precisa para o projeto. Não há mais a necessidade de ter diversos documentos do Word, notas de reunião, apresentações ou planilhas. O mural fornece uma única fonte da verdade para todos.  

Incorporando o Lucidspark

Assim que terminou a oficina, o diretor executivo da Russell perguntou ao Mark sobre a ferramenta que ele havia usado. Quando Mark disse que havia organizado a oficina com apenas 12 horas de prática com o produto, o diretor executivo decidiu comprar licenças do Lucidspark para sua equipe imediatamente. 

Agora a empresa usa o Lucidspark para organizar e realizar sessões de brainstorming, oficinas, reuniões de equipe e muito mais. Embora exista uma grande variedade de habilidades técnicas entre as equipes, Manvir afirma que todos gostam de usar o Lucidspark, e os recursos funcionam perfeitamente. A facilidade de uso e a possibilidade de trabalhar em uma plataforma compartilhada têm sido essenciais para a empresa. 

Manvir e Mark recentemente se juntaram novamente para realizar outro projeto interno, e criaram um plano que precisava da aprovação das partes interessadas em toda a empresa. Normalmente, seria necessário que as pessoas lessem um documento ou tivessem longas conversas no Zoom. 

Com o Lucidspark, Mark agora pode simplesmente criar um mural que descreve as principais informações de forma clara e de fácil compreensão. Manvir explica a diferença que esse tipo de apresentação faz: 

“O Lucidspark é realmente ótimo para usar em reuniões porque ajuda a levantar questões importantes, direcionar o encontro e manter os participantes envolvidos.”

O Lucidspark ajudou Mark a fazer uma transição bem-sucedida para as oficinas virtuais. "Encontrei duas ferramentas muito poderosas — o livro apenas alguns dias antes da oficina, e essa ferramenta que permitiu colocar o livro em prática. Eu realmente não sabia que haveria uma reunião até a tarde do dia anterior, e consegui transformá-la em um grande sucesso. Foi um daqueles momentos mágicos em que tudo se encaixa”, Mark conclui. E esse momento mágico é o motivo pelo qual Mark agora considera o Lucidspark “sua ferramenta favorita para esse novo tipo de oficina”.