Como suprir as falhas na comunicação em equipes híbridas

Em 2020, quando muitos escritórios fecharam e o mundo que conhecíamos de repente entrou em sistema remoto, ocorreram alguns avanços incríveis. As equipes aprenderam a se adaptar à nova realidade, as pessoas passaram a ajudar umas às outras e a comunicação híbrida proliferou.

E, em 2021, quando os funcionários começaram a voltar ao ambiente de escritório, novas dificuldades também surgiram. 

Praticamente da noite para o dia apareceu uma lacuna de comunicação entre funcionários remotos e seus colegas no escritório. Reuniões realizadas no escritório pareciam favorecer os participantes presenciais, e os colegas de trabalho em suas casas eram tidos como meros observadores.

Horários flexíveis, que antes eram comuns na vida profissional pandêmica, voltaram a seguir a norma de sempre de horários de expediente, gerando mais uma lacuna de comunicação no local de trabalho híbrido.

Mas não precisa ser assim. O segredo para uma comunicação híbrida bem-sucedida no local de trabalho depende de se você consegue equilibrar as interações diárias entre funcionários no escritório e colegas remotos, bem como entender os desafios enfrentados pela sua equipe.

Dificuldades de comunicação no modelo de trabalho híbrido 

Seja qual for o tamanho da sua equipe ou o mercado em que você trabalha, é praticamente inevitável ocorrer uma lacuna na comunicação. Para equipes híbridas, a probabilidade de haver uma lacuna na comunicação é muito maior devido às diferenças entre os estilos de comunicação no escritório e em casa.

Como os membros de equipes em modelos de trabalho híbrido nem sempre interagem uns com os outros no mesmo espaço de trabalho, certamente surgirão falhas na comunicação. Por exemplo:

• Nem todo mundo receberá (ou responderá) mensagens ao mesmo tempo
• O tom de fala ou emoções nem sempre ficam claros em e-mails ou aplicativos de troca de mensagens
• Sem diretrizes, as pessoas geralmente seguem suas próprias preferências de como se comunicar

Considere seu estilo de comunicação pessoal. Ao trabalhar de casa, você provavelmente usa mais e-mails e aplicativos de troca de mensagens para manter contato comparado ao escritório. E, ao trabalhar em equipe, é muito mais fácil ter uma conversa rápida do que trocar mensagens de texto.

Como melhorar a comunicação em uma equipe híbrida 

Se você é responsável pela gestão de projetos ou pessoas, é fundamental superar essas dificuldades e manter uma comunicação eficiente entre todos em sua equipe híbrida.

Felizmente existem cinco ferramentas e estratégias práticas e comprovadas que você pode usar agora mesmo. 

Faça uma auditoria de sua estratégia de comunicação atual

Antes de criar novos fluxos de trabalho e adotar outras estratégias de comunicação, recomendamos avaliar os sistemas existentes usados pela sua empresa. Para entender melhor o estado atual de sua estratégia de comunicação, pense nas seguintes questões:

• Como são comunicadas as tarefas diárias entre os membros da equipe?
• Normalmente, como comunicamos informações importantes para a equipe?
• Como conduzimos conversas confidenciais e individuais com os funcionários?
• Incluímos nossos funcionários remotos em conversas presenciais?
• Quais ferramentas usamos com mais frequência ao nos comunicarmos de forma remota?
• Todos da sua equipe conseguem acessar essas ferramentas de comunicação?

Você pode usar um modelo pronto de iniciar, parar e continuar para avaliar sua estratégia de comunicação atual. 

Com base em suas respostas, você logo verá os pontos fortes (e fracos) das suas estratégias de comunicação e fluxos de trabalho existentes. Se a sua empresa for como a maioria, provavelmente seus sistemas existentes favorecem os membros presenciais de sua equipe híbrida. Mas não se preocupe. Agora que identificou seus pontos fortes, você saberá como aproveitá-los melhor. E quanto aos pontos fracos de sua comunicação, agora você poderá aprimorá-los de vez. 

Pergunte aos membros da equipe sobre os estilos de comunicação preferidos

Quer eles saibam ou não, todo mundo em sua equipe híbrida têm uma preferência por um estilo de comunicação com o qual se sentem mais à vontade. Alguns funcionários preferem conversas e reuniões presenciais, enquanto outros preferem e-mails detalhados.

Ao trabalhar de forma remota, alguns têm preferência por aplicativos de troca de mensagens como o Slack ou o Microsoft Teams. Enquanto outros gostam da formalidade de uma teleconferência para simular uma experiência no escritório.

O objetivo desse exercício não é apenas descobrir como os membros de sua equipe preferem interagir e se comunicar, é também entender melhor como os colegas conseguem trabalhar uns com os outros. As demandas de sessões de brainstorming são diferentes das de reuniões semanais ou rápidas, portanto, a impossibilidade de compartilhar ideias de forma visual por meio de um encontro por chamada telefônica pode causar distrações.

Ao entender melhor as preferências de comunicação de cada membro da equipe, você terá as informações necessárias para alinhar todos os envolvidos. 

Use software e ferramentas de colaboração 

Ao trabalhar em sistema remoto, o maior revés para a comunicação híbrida é a falta de interações imediatas ou colaborações contínuas com os colegas presenciais no escritório.

A troca constante de e-mails pode se tornar ineficiente e trabalhosa. Principalmente se a equipe inteira estiver inundada com inúmeras mensagens do tipo "responder a todos". Também é inútil compartilhar documentos que exigem opiniões (ou unanimidade) sobre projetos urgentes.

Com softwares como o Slack, Microsoft Teams ou Zoom, a comunicação híbrida ficou mais dinâmica e produtiva. Todos podem compartilhar documentos, responder em tempo real e sentir que podem participar de forma ativa das reuniões, independe de onde estiverem trabalhando.

Ao usar um quadro branco virtual, como o Lucidspark, sua equipe híbrida consegue trabalhar na mesma tela durante uma reunião ou de forma assíncrona. Você também pode fazer brainstorming usando recursos de notas adesivas, cores distintas para cada participante e votação. 

O Lucidspark ajuda a melhorar ainda mais a comunicação híbrida de sua equipe ao oferecer a todos os participantes da reunião a mesma oportunidade de participar das conversas. 

Equilibre a comunicação síncrona com a assíncrona  

Em um ambiente de escritório típico, a maioria das conversas são síncronas. A visita à mesa do colega. As conversas no café na segunda-feira. As reuniões semanais. Esses encontros no local de trabalho geram familiaridade e desenvolvem os relacionamentos entre os membros da equipe.

A comunicação síncrona geralmente é a melhor forma de falar sobre temas delicados, problemas complexos ou situações emergenciais em que não pode haver ambiguidades.

Entretanto, para equipes híbridas, a comunicação síncrona nem sempre é possível. Às vezes devido a horários de trabalho ou fusos diferentes dos funcionários remotos. As expectativas sobre funcionários remotos para responderem em tempo real às vezes se tornam mais disruptivas do que produtivas.

A comunicação híbrida normalmente é assíncrona. Pode ser um e-mail, uma mensagem publicada em um sistema de gestão de projetos, como o Asana ou Jira, ou outras ferramentas e softwares de colaboração. A comunicação assíncrona não exige respostas imediatas.

Com menos interrupções no trabalho e mais tempo para oferecer respostas elaboradas com calma, a comunicação assíncrona oferece às equipes híbridas mais controle para planejar o dia.

No entanto, a comunicação assíncrona pode gerar lacunas na comunicação para equipes híbridas. Alguns projetos se beneficiam de ações imediatas ou sessões de brainstorming espontâneas, portanto, a falta de interações ou conexões presenciais pode aumentar a sensação de isolamento.

Ao buscar um equilíbrio entre a comunicação assíncrona e síncrona, e fazer ajustes conforme necessário, as equipes híbridas podem encontrar uma certa harmonia e aproveitar o melhor que cada tipo de comunicação tem para oferecer. 

Seja claro sobre as normas e expectativas da comunicação 

Considere os diferentes estilos de comunicação híbrida diária dos membros da sua equipe. Este assunto deve ser priorizado depois de perguntar aos membros sobre suas preferências pessoais de comunicação.

Isso inclui como eles interagem uns com os outros, como transmitem informações aos clientes e como gerenciam projetos. Por exemplo, os funcionários informam uns aos outros do local em que estão trabalhando durante o dia por e-mail, mensagem de texto ou pelo Microsoft Teams?

Considere suas próprias preferências. Em reuniões no Zoom, você espera que os membros da equipe mantenham a câmera ligada em todas as reuniões, ou apenas durante apresentações de projetos para os clientes?

Os líderes devem definir expectativas claras sobre as normas da comunicação híbrida para a equipe. Algumas interações precisam de documentos escritos em e-mails, enquanto outras precisam da linguagem corporal ou das reações faciais de colegas que ocorrem em videoconferências.

Atribua quais canais de comunicação devem ser usados de forma simples e direta. Por exemplo:

• Comunicados da empresa e interações iniciais com o cliente devem ser feitos por e-mail
• Reuniões semanais, sessões de brainstorming e apresentações para o cliente devem ser feitas no Zoom
• Reuniões ou conversas improvisadas ao longo do dia devem ser feitas no Slack

Ao atribuir tarefas, considere quais softwares e ferramentas de colaboração estão prontamente disponíveis para sua equipe (e clientes), e se existem redundâncias ou sobreposições em qualquer um dos seus canais de comunicação híbrida.

Para equipes híbridas, recomendamos definir outras normas sobre como suas ferramentas de comunicação são usadas.

Pode ser algo simples, como exigir que todas as reuniões agendadas no escritório incluam um link do Zoom para permitir que funcionários remotos possam participar. Ou gravar apresentações de clientes ou outras reuniões importantes para que possam ser acessadas e assistidas posteriormente.

Depois de definir as normas de comunicação, certifique-se de que os membros da sua equipe estão seguindo-as. Se um membro da equipe quebrar o protocolo ou seguir as próprias preferências, haverá mais confusão e criará uma lacuna de comunicação ainda maior para toda a equipe.

A ampla aceitação do trabalho remoto e de equipes híbridas resultou em uma flexibilidade e liberdade muito maior para os funcionários. No entanto, para aproveitar a comunicação híbrida ao máximo, é necessário tempo, esforço e a cooperação de todos.

Mas, conforme as tecnologias e estratégias no local de trabalho continuam evoluindo, seus líderes também devem acompanhar essas mudanças.