No mundo dos negócios, os projetos não são concluídos de forma isolada. Para colocar novas iniciativas ou projetos em prática, você precisa obter aprovações e apoios de uma variedade de pessoas, como gerentes, diretores e clientes. Essas pessoas são consideradas as partes interessadas (comumente chamadas pelo termo em inglês também, stakeholders). 

As partes interessadas podem viabilizar ou inviabilizar seu projeto antes mesmo de ele começar, portanto, é essencial saber quem são elas, seu grau de influência e a comunicação que precisam receber durante todo o projeto para mantê-las envolvidas desde o primeiro dia.

Mas como descobrir quem são suas partes interessadas? E como mantê-las envolvidas? Ao desenvolver projetos grandes ou complexos, não é nada fácil gerenciar todas as partes interessadas relevantes.  

A análise e o gerenciamento das partes interessadas pode ajudar. Use nosso guia rápido e prático para planejar seu caminho do início ao fim.   

O que é um mapa de partes interessadas?

Mapas nos orientam e revelam opções para ir do ponto A ao ponto B. No gerenciamento de projetos, mapas de partes interessadas revelam e ajudam a visualizar o contexto do seu projeto e o ecossistema das partes interessadas, incluindo possíveis riscos ou obstáculos que você terá que enfrentar. Ao entender tudo isso, você poderá planejar e gerenciar seu projeto com mais confiança e praticidade junto com as partes interessadas em todos os níveis. 

Comece analisando as partes interessadas

Antes de começar a criar um mapa, ou plano, de gerenciamento das partes interessadas, é preciso fazer uma análise. 

O objetivo da análise e dos planos de gerenciamento das partes interessadas é:

• Trabalhar com as pessoas de maior importância desde o início 
• Alinhar as partes interessadas com as metas e os planos do projeto
• Descobrir e resolver conflitos ou preocupações 

A análise das partes interessadas ajuda a identificar suas partes interessadas e priorizá-las de acordo com o interesse, influência e investimento financeiro delas (entre outros fatores relevantes). Depois de descobrir quem são, do que elas precisam e como impactam seu projeto, você poderá tomar decisões melhores, se comunicar com mais praticidade e garantir as aprovações necessárias.

Com essas informações em mãos, você poderá visualizar suas descobertas com um mapa de partes interessadas bem organizado. 

Planeje seu caminho

O mapa de partes interessadas é a visualização (ou roteiro) da sua análise das partes interessadas. Uma ferramenta para criar mapas de partes interessadas ajuda a organizar sua análise em um formato visual claro e fácil de entender, e a esboçar um plano de ação para se comunicar e trabalhar com suas partes interessadas. Mapas de partes interessadas podem ser esboçados em uma grade, uma planilha ou uma lousa virtual, como o Lucidspark. 

Quando usar um mapa de partes interessadas?

Mapas de partes interessadas são úteis para qualquer tipo de projeto, principalmente projetos grandes que afetam os principais envolvidos em diferentes cargos, departamentos e organizações. Em casos como estes, os projetos precisam de uma comunicação clara e elaborada para obter um gerenciamento bem-sucedido, processos simplificados e aprovações vigorosas.  

Ou seja, use um mapa quando você tiver um grande projeto para realizar. É fácil se perder quando há muitas partes interessadas envolvidas. E você não quer ser pego desprevenido.  

Por que é importante usar mapas de partes interessadas? 

Se você ainda não entendeu a importância dos mapas de partes interessadas, pense assim: eles ajudam você a identificar e gerenciar suas partes interessadas corretamente. Claro, você sempre pode trabalhar de forma mais solta, mas você terá mais chances de obter resultados positivos se tiver um plano de ação bem elaborado. 

Mapas e análises das partes interessadas ajudam você a:

• Trabalhar com as principais partes interessadas desde o início para obter apoio e informações importantes para colocar seu projeto em prática.
• Obter recursos necessários, o que possibilita dar continuidade ao projeto.
• Melhorar a comunicação em todo o projeto e alinhar as partes interessadas às suas metas e aos seus planos para não perder apoio.  
• Antecipe as perguntas, preocupações e necessidades das partes interessadas para se comunicar com mais praticidade e tomar decisões que vão deixá-las mais felizes.

Quanto mais você entende suas partes interessadas, melhor será sua comunicação com elas para garantir apoio. Use mapas de partes interessadas para orientá-lo.

Como analisar as partes interessadas

Há 3 passos importantes na análise das partes interessadas: 

1. Identifique possíveis partes interessadas

O primeiro passo é fazer um brainstorming para descobrir quem são suas partes interessadas. Lembre-se de que elas podem ser internas (p. ex., a diretoria da sua empresa, integrantes de equipes, supervisores de áreas etc.) ou externas, como seu cliente e equipe estendida, e também determinados usuários finais. 

Ao avaliar as possíveis partes interessadas, considere o seguinte:

• Quem tem a maior influência neste projeto?
• Quem será mais impactado pelo projeto?
• Quem controla os recursos de que eu preciso?
• Quem tem participação ou interesse financeiro?
• Quem pode ser uma pessoa importante, mas não uma parte interessada principal (p. ex., um líder de departamento)?

No final deste exercício, você terá uma lista consistente dos envolvidos para avaliar.

2. Priorize as partes interessadas

Com a lista de partes interessadas feita, priorize-as de acordo com sua importância relativa e influência sobre o projeto. Ou seja, algumas partes interessadas poderão contribuir mais para a evolução do projeto e definir quais recursos estarão disponíveis do que outras. É importante descobrir quem são essas pessoas importantes para que você possa se comunicar melhor com elas e receber aprovações e apoio durante todo o projeto. 

Agora é um bom momento para usar uma matriz de partes interessadas para organizar cada parte interessada de acordo com sua influência e interesse, e então determinar quais ações precisará tomar, incluindo:

• Manter satisfeito (bastante influência, pouco interesse)
• Administrar de perto (bastante influência, bastante interesse)
• Comunicar com frequência (pouca influência, bastante interesse)
• Monitorar e antecipar necessidades (pouca influência, pouco interesse)

Por exemplo, uma parte interessada com bastante influência, mas com pouco interesse, não precisará de tantas informações ou envolvimento quanto uma parte interessada com bastante influência e bastante interesse no projeto. 

Quanto mais influência e interesse a parte interessada tiver, mais atenção precisará receber para se manter informada e envolvida. Se você não conseguir manter essa parte interessada satisfeita, você poderá colocar seu projeto em risco se ela decidir não aprovar financiamentos importantes ou outros recursos-chave.

3. Crie um plano para envolver as partes interessadas

Com essas informações em mãos, você poderá criar um plano para gerenciar as partes interessadas durante todo seu projeto. 

Considere fatores como: 

• Quem tem interesse emocional?
• Quais são as principais motivações ou prioridades para cada parte interessada?
• Quem são as maiores apoiadoras ou simpatizantes?
• Quem apresenta obstáculos ou desaprovações?

As respostas a essas perguntas afetarão como e quando você deve trabalhar com cada parte interessada, e também vão ajudá-lo a identificar seus maiores aliados e antecipar possíveis barreiras.

Use o mapa de partes interessadas para registrar o papel de cada pessoa envolvida, e anote suas motivações individuais, prioridades e nível de suporte. Observe quais pessoas têm contatos relevantes para que você possa descobrir e mapear quem poderá persuadir as partes interessadas menos motivadas.

Os modelos prontos do Lucidspark ajudam você a começar. 

Adicione notas adesivas virtuais e comentários diretamente na lousa virtual para organizar as informações das partes interessadas; use a funcionalidade de cores distintas para entender o escopo geral rapidamente; e use recursos de compartilhamento e @nome para informar e colaborar com integrantes das equipes. Use a tela infinita do Lucidspark para adicionar fluxogramas personalizados e cronogramas de decisão para gerenciar suas partes interessadas com facilidade e manter todos alinhados do início ao fim.