Como fazer uma lista de tarefas eficaz

Muito antes de implementar um aplicativo de agenda ou usar um calendário virtual, você provavelmente dependia de uma agenda de papel para lembrar de todas as tarefas a realizar. Agora, com inúmeras ferramentas para você se organizar, é fácil deixar a clássica lista de tarefas de lado. Muitas vezes, ela é considerada básica demais para ser eficaz. Nós entendemos esse pensamento, porque nem todas as listas de tarefas são feitas da mesma forma. As desorganizadas, irrealistas e excessivamente simplificadas provavelmente não serão tão úteis. 

Mas as melhores listas de tarefas podem preparar você para o sucesso tanto quanto uma solução alternativa cara, ou até mais. Contanto que aborde sua lista de forma proativa, você estará encaminhado para o sucesso.

O que é lista de tarefas?

Uma lista de tarefas, também chamada de lista de afazeres, é simplesmente uma lista com tarefas que devem ser concluídas. As listas de afazeres são normalmente utilizadas para tarefas profissionais (completar um treinamento, enviar um formulário ou fazer uma chamada telefônica) e pessoais (ir buscar a roupa na lavanderia, comprar leite na mercearia ou pagar uma conta). As listas de afazeres podem ser úteis para se lembrar melhor das coisas, ser mais produtivo, gerir melhor o seu tempo e acompanhar o seu progresso de forma mais eficaz.

Resumindo, uma lista de tarefas é um conceito tão simples, que pode ser aplicado a diversos contextos. Elas garantem que você não se esqueça de tarefas, compromissos ou obrigações importantes. 

Como fazer uma lista de tarefas incrível

Simplesmente anotar as coisas que precisa fazer não torna sua lista eficaz. Felizmente, temos algumas dicas para ajudar a garantir que sua lista de tarefas seja a mais eficaz possível.

1. Use ferramentas online

Embora seja possível criar listas de tarefas no papel, é uma boa ideia experimentar uma ferramenta online. Essas ferramentas oferecem recursos que facilitam a organização e o gerenciamento. Além disso, você não precisa se preocupar em esquecer a lista em casa ou estragá-la sem querer. Há vários aplicativos para fazer isso, como o Todoist ou o Asana, aplicativo de gerenciamento de trabalho. Cada aplicativo tem seus próprios recursos, portanto, é bom conhecer várias opções e escolher a opção ideal para você.

2. Priorize os projetos

As listas de tarefas geralmente aumentam à medida que surgem novas ideias, mas elas são mais eficientes quando são classificadas em ordem de importância. Quando os itens da sua lista não são priorizados, é fácil você ignorar sem querer algo que é urgente. Isso também consome mais tempo, porque você precisa procurar constantemente o próximo afazer na lista. Entretanto, se você listar os itens em ordem de prioridade, só vai precisar descer pela lista, tarefa por tarefa. A lista se torna muito mais fácil de ser trabalhada para que você tenha mais chances de sucesso.

Como aplicativo de lousa virtual para colaboração virtual, o Lucidspark oferece vários modelos gratuitos para você organizar visualmente sua lista de tarefas. O modelo de priorização MoSCoW, por exemplo, prioriza estrategicamente uma iniciativa. A matriz de Eisenhower é outro modelo que orienta a organização visual das tarefas com base na urgência. Esses modelos podem ser compartilhados com um parceiro ou equipe e acessados onde eles trabalham.

 

1. Incluir detalhes

Se você quiser que a lista funcione bem, apenas anotar algumas palavras-chave não é suficiente. Você pode presumir que se lembrará de todos os detalhes da tarefa, mas quanto mais itens na lista, menos você se lembrará dos detalhes. E se você voltar para uma lista e não conseguir se lembrar do contexto de uma tarefa, poderá se sentir sem rumo e desistir antes mesmo de começar.

Em vez de deixar tudo ao acaso, tenha mais precisão. Inclua todas as informações relevantes para facilitar a tarefa,  incluindo recursos úteis. Dedicar tempo para fazer um plano com antecedência acaba com o jogo de adivinhação na hora de colocar o plano em prática. 

Além disso, dividir uma tarefa grande em várias tarefas menores deixa a lista muito mais tranquila de seguir. É como dizem: de grão em grão, a galinha enche o papo.

2. Atribuir prazos e estimar tempos

Enquanto você adiciona detalhes a cada item, aproveite para estimar o tempo que cada tarefa levará. Mesmo que seja um palpite, as estimativas de tempo são parte importante da preparação mental necessária para iniciar uma tarefa, seja uma tarefa difícil ou simples. 

Quer uma dica? Superestime o quanto puder. Assim, é menos provável que você se atrase e mais provável que vai ter tempo suficiente. É melhor se surpreender por terminar uma tarefa mais cedo em vez de se frustrar por estar demorando demais.

Depois que você estimar os tempos, atribua prazos. Alguns itens podem ser mais flexíveis em termos de prazo do que outros, mas até mesmo um prazo curto ajudará você a se manter em dia. Ter uma noção de quando você poderá concluir sua lista de afazeres te dará mais motivação para iniciá-la.

3. Siga firme

Feita a lista, não a deixe perdida em uma gaveta. Continue verificando a lista com frequência! Se você usa ativamente uma lista de tarefas, confira-a pelo menos uma vez por dia. Avalie os itens, adicione detalhes e revise os prazos estimados. Compare o cronograma da lista com sua agenda diária e veja se tudo está alinhado para concluir as metas dentro do prazo.

A lista de tarefas deve ser flexível. Se você não deixar uma folga, é muito provável que você sinta frustração e desânimo ao perder um prazo, e as chances de você desistir aumentam. Em vez disso, faça atualizações conforme necessário e não desista do objetivo.

Sinta-se à vontade para compartilhar sua lista com um colega ou amigo para ajudá-lo a se responsabilizar. Se você estiver trabalhando em tarefas no ambiente profissional, converse com um gerente regularmente e informe seu progresso, especialmente em tarefas maiores. 

4. Reconheça suas vitórias

Depois de concluir um item da sua lista, aproveite o momento! Resista à tentação de partir rapidamente para a próxima tarefa da lista só para terminar a lista o mais rápido possível. Saboreie o gostinho de cada vitória ao marcar cada tarefa como concluída. Você provavelmente se depara com uma quantidade enorme de distrações no seu dia-a-dia, então sinta orgulho de si mesmo ao concluir cada afazer.

Melhore suas listas de tarefas

Não importa se a lista de tarefa é parte importante do seu planejamento estratégico ou uma forma simples e útil de você ficar por dentro das tarefas do dia a dia – com uma boa lista, você aumenta a produtividade e mantém o seu trabalho em dia.