Como realizar reuniões de Kick-Off eficazes

As reuniões de kick-off tendem a ser empolgantes, marcando o início de algo novo e projetado para alinhar todos os colaboradores antes do início do projeto. Elas oferecem uma oportunidade para revisar os objetivos do projeto e esclarecer quaisquer dúvidas. 

Mas simplesmente realizar uma reunião de kick-off não quer dizer que você terá sucesso. É essencial preparar os membros da equipe para isso. Este blog traz dicas e práticas recomendadas para gestores de projetos implementarem reuniões de kick-off eficazes. 

O que é uma reunião de kick-off

Se você fosse um organizador de casamentos, na reunião de kick-off do projeto com o cliente, você revisaria os detalhes do casamento, discutiria qual membro de sua equipe cuidaria de detalhes específicos e chegaria a um acordo sobre o resultado desejado. Também é o momento para você apresentar ao seu cliente qualquer trabalho que já tenha realizado. 

O mesmo vale para as reuniões de kick-off. Esse é o momento em que você começa oficialmente a trabalhar em um projeto. Você conhece as outras pessoas envolvidas, fala sobre o que já foi feito e alinha todos quanto aos objetivos futuros do projeto. A partir daí, você estará pronto para começar a trabalhar no projeto.

O objetivo de uma reunião de kick-off do projeto

Conduzir corretamente uma reunião de kick-off pode muito bem determinar o sucesso de um projeto. Aqui estão alguns objetivos principais das reuniões de kick-off do projeto:

• Determinar o que precisa ser feito: embora possa parecer óbvio, é comum chegar à reunião de kick-off e descobrir que a equipe está confusa sobre os objetivos. Este é o momento de esclarecer qualquer confusão e abrir a reunião para perguntas.
• Obter detalhes básicos: por que o cliente ou a parte interessada está solicitando esse tipo de projeto? O que os concorrentes estão fazendo? É importante entender o contexto do projeto.
• Definir a comunicação: na reunião de kick-off, você precisa definir as preferências de comunicação. Determine com que frequência as partes interessadas desejam atualizações, seus horários de disponibilidade e quaisquer outros detalhes importantes de comunicação.
• Apresentar todos: se for um cliente externo, é importante que você apresente a equipe a ele. Se o projeto for com partes interessadas internas, ainda vale a pena dar uma volta pela sala para ter certeza de que todos sejam apresentados uns aos outros.
• Gerenciar expectativas: avalie as expectativas na reunião de kick-off. Certifique-se de que sua equipe consiga realmente cumprir os objetivos dentro do prazo acordado.
• Definir o sucesso: como será medido o sucesso desse projeto? E quem fará essa medição? É aqui que você descreve os KPIs e o que determinará o sucesso do projeto.
• Delegar funções: durante a reunião de kick-off, atribua as responsabilidades específicas aos membros da sua equipe. Esta também é uma chance para sua equipe se candidatar a liderar projetos de interesse.
• Inspirar-se: como mencionamos, as reuniões de kick-off podem ser empolgantes. Esta é a sua chance de gerar entusiasmo pelo projeto e ajudar sua equipe a visualizar o objetivo. Se realizada corretamente, a reunião de kick-off pode definir o tom do projeto como um todo. 

Como conduzir uma reunião de kick-off eficaz

Há uma grande diferença entre realizar uma reunião e conduzir uma reunião. Ao conduzir uma reunião de kick-off de projeto eficaz, você determina a direção da reunião, o que ajuda a determinar o sucesso do projeto. 

A mediação proporciona a infraestrutura para uma reunião e permite que sua equipe atue dentro dessa estrutura. 

Saiba como fazer isso:

Antes da reunião 

Chegar na reunião despreparado é pedir para errar. Como gerente de projeto, é do seu interesse comparecer à reunião preparado. Você precisará:

• Realizar uma reunião interna: antes de se reunir com qualquer outra pessoa, faça uma reunião com o patrocinador da reunião, ou com a pessoa que solicitou a reunião, para identificar quais objetivos estão tentando alcançar.
• Preparar uma agenda: A agenda deve incluir orientações sobre os pontos de discussão que você abordará durante a reunião. Aqui você também pode incluir orientações sobre quanto tempo gastará em cada item, para que tudo possa ser discutido no tempo previsto.
• Preparar um resumo do projeto: o resumo do projeto deve fornecer uma visão geral do projeto e seus resultados. Também deve fornecer uma lista dos membros da equipe e as responsabilidades gerais. 
• Enviar um convite: o convite deve ser enviado para todos que trabalharão no projeto e deve conter um link para a agenda e o resumo do projeto. Também deve especificar um horário para o término da reunião.

Durante a reunião 

À medida que a reunião avança, você precisará gerenciar a discussão. Determine quais itens serão discutidos e quanto tempo você gastará em cada item. Se um membro da equipe desviar a discussão do item em questão, é sua responsabilidade colocar a discussão de volta nos trilhos. Certifique-se de fazer anotações durante esse período também. Se você usar um software hospedado na nuvem, como o Lucidspark, para fazer anotações durante a reunião, elas estarão seguras e acessíveis a todos.

Ao discutir o projeto, você precisará atribuir responsabilidades de forma clara. Cada membro da equipe deve deixar a reunião ciente das tarefas que deverá realizar. 

Finalmente, determine as próximas etapas. Mantenha o ritmo dizendo à sua equipe o que esperar. É inteligente marcar a próxima reunião antes que todos saiam. Se houver tarefas com prazos iminentes, certifique-se de atribuí-las e confirme que os responsáveis compreendam as atribuições recebidas.

Depois da reunião

Quando a reunião terminar, envie as anotações. Se você estiver usando o Lucidspark para fazer anotações, poderá enviá-las imediatamente com apenas um clique. Essas anotações iniciais servirão como referência confiável ao longo do projeto.

Junto com as anotações, inclua materiais de apoio, como slides e amostras de projetos. Além disso, forneça informações de contato dos participantes e um cronograma de reuniões.

A partir daí, você precisará fazer um acompanhamento com cada membro da sua equipe. Pode ser apenas um encontro rápido no Slack, mas isso permite que os membros da sua equipe expressem perguntas e preocupações que talvez não tenham sido mencionadas na reunião. Esse momento também permite que os membros da equipe expressem coisas em que não pensaram durante a reunião ou esclareçam pontos que não entenderam muito bem. O acompanhamento também mostra aos membros da equipe que você está disponível para ajudar durante todo o projeto. 

Checklist para a reunião de kick-off do projeto 

O checklist ajudará a garantir que você não esqueça detalhes importantes na reunião:

• O básico: o patrocinador, o gerente do projeto, as partes interessadas, o nome do projeto, a data de início e o prazo
• Os requisitos básicos: quais são os resultados?
• O orçamento: quanto você pode gastar?
• Marcos: quais são as datas importantes do projeto?
• Os riscos: saber o que pode dar errado ao longo do caminho pode ajudar sua equipe a se preparar. Planeje-se para coisas que possam colocar seu projeto em risco.
• Aprovação: quem é responsável por aprovar o projeto e assinar cada entrega?

Ao realizar uma reunião de kick-off eficaz, você descobrirá que preparou sua equipe para o sucesso, que todos entendem os requisitos do projeto e estão motivados para começar o trabalho.