Como o BambooHR usa o Lucidspark para fazer planejamento estratégico remoto

Uma sessão de planejamento estratégico na BambooHR geralmente significa que a diretoria está amontoada em uma sala de reunião com quadros brancos cheios de anotações e biscoitos, xícaras de café, notas adesivas e marcadores espalhados por toda a mesa. Mas como sua equipe agora está em home office devido à COVID-19, Brad Rencher, diretor executivo da BambooHR, sabia que a reunião de planejamento estratégico de três anos seria bem diferente. A questão era determinar como seria a sessão deste ano. 

“Eu estava bastante preocupado com a renovação da nossa estratégia de três anos. Como você faz com que as pessoas abram suas mentes para todas as possibilidades, e adotem a filosofia de negócios de dar uma chance para toda e qualquer ideia? Eu estava preocupado que ficaríamos no Zoom por cinco horas, desmotivados, e todos pensariam que eu os coloquei em um beco sem saída.” 

Enquanto Brad tentava descobrir como poderia incentivar mais alinhamento e envolvimento sem estar presente na mesma sala, ele foi apresentado ao Lucidspark, o produto conjunto do Lucidchart, já utilizado pela empresa para criar diagramas. Ele decidiu adotar o Lucidspark como o espaço de trabalho ideal para a reunião de estratégia, na esperança de que um quadro branco virtual pudesse pelo menos ajudar a replicar a experiência presencial. 

O Lucidspark não apenas ajudou o BambooHR a replicar a experiência, mas a melhorou. A reunião foi tão boa que toda a diretoria decidiu que prefere usar o Lucidspark a uma apresentação PowerPoint ou um quadro branco físico, mesmo quando todos puderem se encontrar na mesma sala novamente. A lousa virtual trouxe de volta o ânimo e a colaboração que muitas vezes faltavam no trabalho de home office do mundo de hoje, e permitiu um maior entendimento entre a equipe para gerar novas ideias.

Mais envolvimento

Enquanto Brad estava preocupado com a produtividade e o envolvimento de todos nas chamadas no Zoom, o Lucidspark proporcionou a mesma energia e o mesmo foco das reuniões presenciais, e até mais. Brad explica:

“A equipe da Lucid desenvolveu um ótimo produto de quadros brancos virtuais, e conseguiu criar um envolvimento igual ao que existe na sala de reunião quando ocorre aquele momento de clareza e alguém corre para o quadro para escrever, e todos gritam: 'é isso!'”

Para criar seu mural, a equipe definiu os diferentes tópicos de estratégias que precisavam ser discutidos, como clientes, produtos e concorrência. Em seguida, fez brainstorming para descobrir os objetivos de cada área, e cada membro da equipe adicionou suas próprias notas adesivas ao mural. Brad gostou muito de como sua equipe reagiu às notas adesivas e cores sendo adicionadas rapidamente à tela infinita.

Quando as ideias de todos estavam registradas no mural e a conversa teve início, o poder do Lucidspark ficou bem evidente. 

“Eu sabia que a reunião seria ótima quando ouvi o diálogo seguir o mesmo contexto anotado pelos participantes no mural. As pessoas começaram a esclarecer suas ideias e conectá-las umas às outras no mural virtual em tempo real. Quando vi essa interação, pensei: 'que ótimo, vai dar tudo certo.'"

Segundo Brad, os recursos e funções de um produto não precisam ser a coisa mais importante. O principal deve ser a conversa e a atividade que esses recursos ajudam a criar dentro de uma sala virtual. Para a equipe do BambooHR, os recursos do Lucidspark criaram ótimos momentos de revelações que servirão de base para os próximos três anos de conquistas.

Facilitando o futuro do trabalho remoto

O Lucidspark ajudou o Brad e sua equipe a terem sessões de trabalho mais práticas. Mesmo o produto sendo uma novidade para todos, o usuário pôde abrir o Lucidspark e já começar a trabalhar em poucos segundos. É realmente muito fácil de usar, e a equipe consegue ir direto ao assunto na reunião. 

A tela infinita proporciona inúmeras possibilidades para gerar novas ideias e conexões. A equipe adorou o fato de todos terem seu próprio espaço de trabalho, e os recursos de gerenciamento de atenção possibilitam reunir todo o grupo para compartilhar a visualização de uma área específica do mural a qualquer momento. 

Os participantes do grupo recebem uma cor única para que todos possam ver quem está adicionando o quê. “A organização por cores realmente ajudou nosso alinhamento. Eu consigo ver a intenção de todos no mural. Como diretor executivo, quero saber em quais áreas as pessoas estão trabalhando, sua maneira de pensar e intenções." 

O Lucidspark ajudou a conduzir o diálogo da reunião. Brad diz que sua equipe é um “grupo entusiasmado e que adora conversar”, portanto, ele gostou muito do temporizador por ajudar a perceber quando a equipe estava gastando muito tempo em um determinado assunto e precisava seguir em frente. 

No entanto, o mais importante é o quadro branco virtual, por fornecer uma maneira interativa para as pessoas juntarem contexto em um único lugar — um recurso essencial para o futuro do trabalho remoto. 

“Como organizador de reuniões em grupo, gosto de usar um aplicativo que permite adicionar contexto. Usamos quadros brancos e slides há anos. No futuro do trabalho, haverá cada vez mais pessoas participando de reuniões remotamente, e é preciso ter produtos que ajudam a facilitar contextos e alinhar conversas. Mesmo se estivéssemos juntos fisicamente no escritório, projetaríamos o Lucidspark em uma tela e o usaríamos como nosso espaço de trabalho para contextualizar e alinhar nossos temas. Acredito que o Lucidspark é um ótimo produto e será muito importante para o futuro do trabalho.” 

Criando alinhamento para dar continuidade às ideias

Não importa quão produtiva for uma sessão de brainstorming, ela não vai gerar ação nenhuma se a equipe não se alinhar às ideias resultantes. O BambooHR tem 19 mil clientes que buscam orientações quanto ao futuro do gerenciamento de equipes, e as reuniões de planejamento estratégico são muito importantes para tal. A equipe descobriu que o recurso de votação do Lucidspark é fundamental para criar o alinhamento necessário e ajudá-la a dar continuidade às ideias.  

Após o brainstorming, a equipe organiza suas notas adesivas por temas. Em seguida, vota nas ideias restantes. Nas palavras do Brad: "A votação foi divertida, e ela também gerou um alinhamento melhor em relação às nossas ideias, comparada a conversas presenciais.”

Por meio da votação, a equipe pôde identificar claramente e entrar em acordo sobre as ideias vencedoras, a fim de dar continuidade e colocá-las em prática. O Brad ficou tão satisfeito com os resultados da reunião que enviou uma mensagem ao diretor executivo da Lucid: “Você me ajudou a ter uma ótima reunião de planejamento estratégico hoje.” 

A equipe do BambooHR continuará usando o Lucidspark em seu fluxo de trabalho, e o Brad pretende usá-lo em uma longa reunião de planejamento de OKR (objetivos e resultados-chave) em 2021. Em uma única sessão de planejamento estratégico de quatro horas, o Lucidspark tornou-se um produto essencial para a equipe do BambooHR, ajudando a empresa no futuro do trabalho.

"Todos nós já fizemos chamadas virtuais com as câmeras desligadas, falando com uma tela vazia — e parece que tudo está dando errado. Ao realizar sessões de planejamento estratégico longas, de várias horas, é fundamental que eu, como diretor executivo, possa entender o contexto em que se encontram as mentes e os corações de todos os participantes para podermos tomar a melhor decisão possível. Já tentamos usar outros produtos de colaboração on-line, mas a natureza dinâmica do Lucidspark, com recursos como organização por cores e votação, faz dele um aplicativo abrangente em uma tela flexível, e realmente ajudou nossa reunião a atingir novos patamares. Agora cabe a nós transformar essa estratégia em uma empresa que conquistará muito nos próximos três anos. Sou muito grato por termos experimentado o Lucidspark, e ele ter nos proporcionado uma reunião produtiva.”